Як підготувати бізнес до впровадження е-ТТН? Рекомендації акредитованого провайдера EDIN

З 1 серпня 2023 року планується, що електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) стане обов’язковою для всіх вантажоперевезень в Україні.  Про це повідомило Міністерство розвитку громад, територій та інфраструктури України, яке разом з Міністерством цифрової трансформації, і за участі ГО «Інститут аналітики та адвокації», реалізовує проект з впровадження е-ТТН. Нещодавно EDIN успішно завершив тестування 3-ї версії електронної ТТН і на сьогодні  є акредитованим провайдером від державного регулювання щодо проекту е-ТТН.

З введенням електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) на українському ринку, багато компаній стикаються з необхідністю підготовки свого бізнесу до використання цього електронного документа. Впровадження е-ТТН дозволить спростити та унормувати процес перевезення товарів, зменшити ризик порушення законодавства і покращити ефективність логістичних процесів.

Акредитований провайдер EDIN розробив деякі рекомендацій для того, щоб підготувати бізнес до використання е-ТТН:

1. Аналіз поточних процесів

Логістика в кожній компанії – це чорна скринька, процеси вибудовані по-різному. Необхідно провести передпроектне дослідження для опису та аналізу поточних паперових процесів компанії (постачання з/без використання розподільчого центру, внутрішні переміщення, крос-докінг та ін.).

2. Підготовка варіантів адаптації поточних процесів в електронному  документообігу

Проаналізувавши поточні паперові процеси, провайдер готує проект впровадження е-ТТН в необхідні бізнес-процеси.

3. Погодження процесів в електронному документообігу

Необхідно прийняти рішення серед внутрішніх департаментів щодо майбутніх змін в логістичних процесах при впровадженні е-ТТН.

4. Вибір контрагентів для пілотного постачання по кожному процесу

Якщо ви, наприклад, вантажовідправник , то необхідно підключити перевізника, водія і вантажоодержувача для проведення пілотної поставки (для поточного документообігу додається ТТН в електронному вигляді).

5. Навчання контрагентів перед пілотним постачанням

Провайдер проводить навчання вибраних контрагентів.

6. Проведення пілотного постачання по кожному процесу

Найчастіше після цього етапу ви вже самостійно бачите переваги від переходу на електронну ТТН та вузькі місця, які необхідно закрити.

7. Підготовка додаткової угоди про роботу з е-ТТН для своїх партнерів

Використання е-ТТН та супутніх документів щодо процесу (електронна заявка на транспортування, довіреність на водія, маршрутний лист та ін.) має бути закріплене у договорах поставки та про транспортно-експедиторське обслуговування.

8. Налаштування інтеграції: е-ТТН + коригуючі акти + додаткові документи в рамках процесів (1С- модуль / самостійно)

Якщо кількість ТТН на день більше 5, то зазвичай компанії замислюються про інтеграцію та роботу з е-ТТН у своїй звичній обліковій системі.

9. Поетапне масштабування процесів

На прикладі одного з рітейлерів – запуск процесу з використання е-ТТН у Києві та Київській області. Потім підключення до інших регіонів.

Багато компаній уже успішно впровадили е-ТТН через EDIN і поділилися своїм досвідом. Далі ми розглянемо реальні відгуки клієнтів EDIN: ТОВ «Три Ведмеді», ТОВ «ОЛІС», ПрАТ «Монделіс Україна» та «L’Oréal» щодо впровадження е-ТТН.

ТОВ «Три Ведмеді» : Як цифрові документи полегшують життя перевізників та вантажовідправників

Електронні документи стають все більш популярними серед перевізників та вантажовідправників, і компанія Три Ведмеді – не виняток. Вона успішно використовує електронні товарно-транспортні накладні (е-ТТН), що дозволяє знизити витрати на обробку та зберігання паперових накладних.

“Однією з головних переваг використання Е-ТТН є швидкість передачі підписаних документів. У порівнянні з паперовими накладними, де замовник оплачує перевезення після отримання оригіналів товаросупровідних документів, що може займати більше тижня, Е-ТТН дозволяють отримати оригінали документів всім сторонам перевезення протягом декількох годин після вивантаження, що дозволяє здійснювати оплату перевезення в день вивантаження.

Ще однією важливою перевагою є документальне підтвердження отримання продукції одразу після вивантаження, що дозволяє вчасно виявити нестачу або інші проблеми, які можуть виникнути при розвантаженні. Це зменшує ризик отримання штрафів та викупу недостаючої продукції. Також використання е-ТТН забезпечує економію часу на опрацювання та архівування паперових документів ”, – кажуть у компанії Три Ведмеді.

ТОВ «ОЛІС» : переваги та виклики впровадження е-ТТН

У світі, де електронні процеси стають все більш поширеними, підключення перевізників до електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) є невід’ємною частиною ефективного та сучасного бізнесу. Процес підключення може здаватися викликом, але за словами компанії ОЛІС, він не тільки допомагає економити час та кошти, а й дозволяє бути в кроці з часом та бути сучасним.

Згідно з відгуком компанії, процес підключення до е-ТТН відбувся успішно завдяки злагодженій роботі між відділами та співробітниками. Компанія ОЛІС щиро вдячна компанії EDIN та розробникам зі сторони мережі АТБ-Маркет за їхню допомогу у вирішенні всіх питань щодо підключення.

“Однією з головних переваг е-ТТН є економія паперу, оскільки немає потреби друкувати видаткові накладні та товарно-транспортні. Крім того, наявність документів в день відвантаження є важливою для бухгалтерії, що дозволяє уникнути затримок та збільшити ефективність роботи. Інтеграція е-ТТН зі складською програмою дозволяє автоматично підтягувати всі дані, що зменшує час, який відділ збуту витрачає на первинну документацію.

Не дивно, що все більше компаній приєднуються до електронних процесів та переходять на е-ТТН. Вони дозволяють бути більш ефективними, сучасними та екологічно-орієнтованими”, – коментують у компанії ОЛІС.

ПрАТ «Монделіс Україна» : перехід на е-ТТН для підвищення ефективності та якості обслуговування

Компанія Монделіс Україна вже готується до впровадження електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) зі своїми партнерами. Вони звернулись до транспортних компаній з пропозицією спільної роботи та синхронізації дій.

Наразі компанія активно працює над забезпеченням водіїв та персоналу транспортних компаній КЕПами, а також над тестуванням мобільного застосунку “EDIN Driver” для підписання електронних товарно-транспортних накладних водіями.

“З впровадженням е-ТТН вбачаємо отримання суттєвих переваг, зокрема для транспортних компаній:

• пришвидшення формування пакету документів на оплату транспортних послуг – фактично одразу після накладання крайнього КЕП вантажоотримувачем;
• нівелювання помилок через людський фактор в роботі з документами шляхом автоматичного послідовного створення та наповнення пакету електронних документів;
• вивільнення робочого часу за рахунок комплектності пакету первинних товаросупровідних документів”, – зазначили у компанії Монделіс Україна.

Монделіс Україна вбачає значний потенціал використання електронних товарно-транспортних накладних для свого бізнесу та готова співпрацювати з партнерами у цьому напрямку. Компанія вірить, що спільна робота з транспортними компаніями та використання сучасних технологій допоможе підвищити ефективність та швидкість обробки документації, а також допоможе покращити якість обслуговування.

L’Oréal: переваги використання е-ТТН для компанії 

Лідер косметичного ринку, компанія L’Oréal, виявила себе і як передовий користувач електронних товарно-транспортних накладних. Основні переваги впровадження е-ТТН, які вбачає для себе L’Oréal:

“Оперативність створення електронних документів, що дозволяє зменшити час, який раніше витрачався на формування пакету документів на оплату транспортних послуг. Завдяки впровадженню електронних накладних, цей процес став набагато швидшим та ефективнішим . Крім того, відсутність роздрукованої копії електронного документа зменшує витрати компанії на папір та зберігання документів. Тепер всю необхідну інформацію можна знайти онлайн в електронному вигляді.

Ще однією перевагою електронних накладних є онлайн контроль виконання перевезення. Це дозволяє нашій компанії в режимі реального часу отримувати інформацію про місцезнаходження товару та контролювати терміни доставки. Найбільш значимою перевагою електронних товарно-транспортних накладних є зменшення часу на обробку документів. Автоматичне створення та наповнення пакету електронних документів дозволяє нівелювати помилки, які виникають через людський фактор в роботі з документами”, – кажуть у компанії L’Oréal.

Програмне забезпечення для створення е-ТТН від EDIN

Е-ТТН є одним з проектів компанії EDIN, який спрямований на впровадження електронної форми накладних замість паперових. За допомогою е-ТТН було здійснено понад 5 000 реальних перевезень, що дозволило підтвердити ефективність цієї системи.

Переваги EDIN-e-ТТН:

• контроль всього процесу доставки та підписання е-документів;
• економія коштів на кожному етапі постачання і узгодження;
• виключення помилок людського фактору або втрати ТТН;
• робота з сервісом інтегровано, а також використовуючи WEB-інтерфейс;
• електронна ТТН має таку ж юридичну силу, як і паперова версія;
• використання хмарних архівів документів;
• зручний спосіб підписання (токени, хмарне підписання, Mobile ID);
• до 80% економії засобів на витратних матеріалах;
• 25 – 50% зростання продуктивності праці водіїв, підписантів;
• у 4,5 рази скорочення прострочень з оплати.

Щоб бути готовим до повного переходу на е-ТТН,  рекомендуємо обрати провайдера EDIN для співпраці вже зараз. Залишайте запит на консультацію та приєднуйтеся до тестування системи за посиланням.