Програмна допомога: Як рітейлерам і ТРЦ автоматизувати роботу

Директор компанії, що створила платформу Prengi: систему для моделювання, оптимізації та управління бізнес-процесами про те, як візуалізація дозволяє позбутися інструкцій, які не виконуються, і поліпшити мікроклімат в колективі

Цей матеріал доступний російською мовою

RAU вже писав про те, як компанія Shen автоматизувала свої бізнес-процеси на базі платформи Prengi.

Причому це ПО може допомогти вирішити проблеми, з якими стикається більшість підприємців: некерованість бізнесу, відсутність систематизації та якісної аналітики, і так далі.

RAU розпитала директора компанії V & A Solutions Estonia Богдана Байовського про те, як виникла система Prengi, чим вона відрізняється від існуючих на ринку пропозицій для управління нерухомістю, а також кому і як може виявитися корисною.

– Чому ви вирішили зайнятися розробкою ПЗ для українських підприємств?

– Ми вирішили заснувати свою компанію після вивчення подібних систем за кордоном. По-перше, вони дуже дорогі – мінімальний пакет стартував з $0,5 млн. По-друге, їх не так просто пристосувати під особливості і потреби українських підприємств. Навіть зараз, через два роки після початку продажів Prengi, ми бачимо великий інтерес до системи серед українських замовників.

– Скільки часу знадобилося, щоб створити такий складний програмний продукт?

– Від моменту створення перших напрацювань до комерційної реалізації системи пройшло більше двох років.

– Як дорого коштує таке рішення для українських фасіліті-компаній?

– Все залежить від складності завдань і кількості робочих місць, підключених до системи. Можу сказати, що мінімальна вартість починається від 10 000 грн, а максимально така програма обійдеться замовнику близько 50 000 грн.

– Це виходить на порядки менше, ніж іноземні аналоги?

– Так це вірно. Потрібно ще враховувати, що крім усього, у більшості інших програмних продуктів додатково оплачується технічна підтримка тощо. В результаті різниця виявляється значно більше.

– Коли виникає потреба в установці такої системи?

– Коли компанія розростається до такого рівня, що «в телефонному режимі» вже неможливо управляти всіма бізнес-процесами. Адже в фасіліті бізнесі особливо важливо розуміти, на якому етапі знаходиться виконання того чи іншого завдання.

Уявіть собі обслуговування аеропорту Бориспіль, де крім чотирьох терміналів (три пасажирських і один вантажний) ще близько сотні будівель, висотою від 1 до 4 поверхів. І мова йде не тільки про щоденне прибирання, а й про підтримку в справному стані всіх систем життєзабезпечення об’єкта (світло, вода, обігрів, вентиляція тощо). Крім того, потрібна охорона об’єктів і організація пропускного режиму

До моменту впровадження цієї системи керівник фасіліті компанії міг дізнаватися про те, що клієнт не задоволений якістю виконання робіт, коли клієнт готувався розірвати договір про обслуговування.

– А як це відбувається зараз – система сигналізує, що якась робота не виконана в строк?

– Система попереджає менеджера, що якесь завдання МОЖЕ бути не виконано у встановлений термін. Адже не дарма спочатку всі бізнес-процеси детально розписуються і для кожного етапу можна встановити часові обмеження. У підсумку це дозволяє відмовитися компаніям від диспетчеризації. Так що в перспективі, я думаю, обсяги роботи колл-центрів поступово будуть значно зменшуватися. До речі, першим ми автоматизували service desk, тобто офіс по обробці заявок на виконання робіт.

– Але людина все одно повинна реагувати на «миготливі лампочки» попереджень?

– Абсолютно вірно. Якщо, наприклад, на якусь роботу виділено тиждень, але навіть через кілька годин після постановки завдання вона нікому не доручена, система «підсвічує» менеджеру, що вже на цьому першому етапі виникає ризик невиконання завдання в строк.

– Хто купує вашу систему?

– Це і самі власники будівель, і підрядники з обслуговування нерухомості, як компанія Shen. Нашим продуктом також користуються Dragon Capital, безпосередньо ТРЦ Піраміда і Алладін, компанія Укрпошта та інші. Ми зараз ведемо переговори з Metro, вже працюємо з Novus. А вже через ці великі компанії з нашим продуктом працюють десятки їхніх контрагентів.

– Чи може клієнт бачити виконання завдань з обслуговування його нерухомості підрядником?

– Така функція також передбачена. До речі, далеко не всі підрядники готові до такої прозорості бізнесу. Хочу окремо відзначити, що доступ до інформації у клієнта є тільки по його нерухомості. Збереження конфіденційності інформації – один з пріоритетів нашої роботи.

– Яке співвідношення тих, хто наймає фасіліті компанії, і хто обслуговує свою нерухомість самостійно?

– Практично всі власники комерційної нерухомості вже перейшли на аутсорсинг подібних послуг. Наприклад, у будь-якого великого торгового центру є близько десятка підрядних організацій. Хтось займається ліфтами, хтось кондиціонуванням і вентиляцією і так далі. Їх усіх треба контролювати. Адже обладнання перш за все треба правильно експлуатувати, регулярно проводити регламентні роботи, щоб потім не робити дорогі ремонти.

Але, на жаль, це рідко хто робить. Для чого і потрібна система, куди вносяться всі заявки власника будівлі на виконання робіт.

– Покупець вашого ПЗ замовляє індивідуальний продукт або це все-таки якийсь загальний для всіх функціонал?

– Функціонал Prengi закриває 90-95% потреб клієнтів, так як програма створювалася на базі досвіду роботи компанії Shen з обслуговування будівель. Просто кожна компанія може налаштувати продукт під себе.

– Які питання найчастіше допомагає «закрити» ця система?

– Крім фасіліті- процесів, система дозволяє контролювати відносини з орендарями. Наприклад, орендар вносить завдання – полагодити електропроводку в приміщенні. В системі вже є дані, хто цим займається, і вона автоматом віддає доручення підряднику і потім сигналізує про те, коли були виконані ці роботи. Також можна подивитися рейтинги підрядників, тобто, хто справляється з роботою вчасно, а хто ні.

Або орендарю потрібно вночі завезти меблі. Він заповнює заявку на ресепшені і повинен кілька разів дізнаватися, що вирішено по його заявці службою безпеки або охорони об’єкта. А потім, якщо він випадково втратить цей папірець-дозвіл, то йому не вдасться пройти всередину. Навпаки, система автоматизації дозволяє директору магазину відправити з телефону заявку в службу охорони і в режимі онлайн отримати відповідь. Якщо він позитивний, то вночі досить просто назвати номер узгодженої заявки, і охорона все може перевірити в системі.

– Тобто автоматика дозволяє спростити документообіг?

– Звичайно. Ще один напрямок – це автоматизація внутрішніх процесів. Наприклад, підписання договорів з орендарями та підрядниками. Аж до того, що після наради керівництва компанії-власника ТРЦ може зафіксувати всі поставлені завдання і проконтролювати їх виконання.

Найголовніше – контролювати виконання робіт і бізнес-процесів. Зазвичай, коли компанія намагається впорядкувати свої бізнес-процеси, запрошується консультант, який може кілька місяців спочатку описувати і систематизувати все, а потім ще довго складати інструкції по кожній посаді. Наприклад, у одного із наших клієнтів це вилилося в кілька сотень сторінок друкованого тексту. Використання Prengi значно спрощує і систематизує подібні процеси.

Але далі виникає питання: як контролювати все, що кожен співробітник начебто знає і повинен виконувати.

Наприклад, в Prengi є процес узгодження договорів. Тут не можна перекласти відповідальність на когось – система просто не пропустить процес далі, якщо хтось не вчинив дію, скажімо, схвалив чи не погодив якесь рішення. Це, до речі, покращує мікроклімат в колективі, оскільки не потрібно шукати винуватого – все одразу видно. Такий ось несподіваний побічний ефект.

Хочу також звернути увагу на один важливий момент – наприклад, є випадки, коли співробітник-носій інформації, де що знаходиться і як це все разом працює або звільняється, несучи всі секрети з собою, або починає шантажувати підприємство тим, що все потрібно вирішувати через нього .

У нашому випадку всі дані по об’єктах заносяться в систему, і будь-який менеджер може подивитися, як це працює.

– А якщо така людина захоче при звільненні видалити всі дані?

– У нього нічого не вийде, бо вся інформація автоматично резервується.

– Можна автоматизувати будь-які бізнес-процеси в компанії?

– Звісно, в тому числі навчання персоналу, як це робиться в Академії Фасіліті Shen. Або, наприклад, зв’язати виконання робіт з бухгалтерськими програмами. Скажімо, підтягнути інформацію зі складу, які є матеріали для ремонту і т.п. Ми спеціально враховували той факт, що доведеться пов’язувати вже накопичену в інших системах клієнтську інформацію, втрата або перенесення якої критично для компанії.

Але є й виключення. Наприклад, зараз ми працюємо з деякими замовниками, і вже зрозуміло, що їм доведеться відмовлятися від нескінченної кількості різних систем, з якими вони працювали раніше і переходити на Prengi.

– А в торгових центрах таке теж є?

– Звичайно, наприклад, великі об’єкти використовують кілька BMS (Building Management System) систем, як правило, не менше чотирьох, кожна з яких виконує свою вузьку задачу і дуже незручно з ними працювати. Наприклад, якщо зламалося якесь обладнання, така система буквально сигналізує лампочкою про поломку. І дозволяє лише увімкнути або вимкнути обладнання. Але як перевірити, скільки разів уже була така поломка, хто зараз робить ремонт і на який він стадії? Немає ніякої аналітики. У кращому випадку хтось десь веде якийсь облік в Exel. Але ж зараз дуже актуальна тема енергозбереження та енергоефективності будівель.

– Що пропонує ваша система в цьому напрямку?

– На ринку є досить багато систем з енергоменеджменту, але вони всі занадто вузькоспрямовані. Наприклад, є якийсь об’єкт, де система збирає свідчення всіх лічильників і дозволяє робити певну аналітику цих даних. Але якщо ми хочемо інвестувати в енергоефективність, наприклад, поміняти вікна, ми не можемо подивитися по паспорту об’єкта, як він виглядає, скільки разів ремонтувався, скільки в ньому тих же окон і т.п. А наша система дозволяє занести всі ці параметри і управляти об’єктом без виїзду на місце.

І виявити, наприклад, що після заміни вікон витрати на опалення не скоротилися, тобто треба було міняти щось інше, наприклад, котел системи опалення.

Ми навіть отримали фінансування для цього блоку нашої системи від ЄБРР на суму в 50 000 євро. Адже як показує практика впровадження навіть звичайних модулів енергоменеджменту, ефективність об’єкта збільшується на 15%.

– Чи є у вас якісь спеціальні пропозиції для рітейлерів?

– Є такий блок як «Паспорт об’єкта» – кожен замовник за допомогою Prengi може самостійно створити унікальний Паспорт свого об’єкта, створити документацію, всі необхідні характеристики розташування обладнання, технологічну карту обслуговування, управляти підрядниками. Величезна перевага, що Prengi дозволяє виробляти відстеження процесів в режимі реального часу на будь-якому пристрої з будь-якої точки світу.

Читайте також –

Кейс SHEN: як автоматизувати процеси, зробити бізнес прозорим і звільнитися від рутини