Программная помощь: как ритейлерам и ТРЦ автоматизировать работу

Директор компании, создавшей платформу Prengi: систему для моделирования, оптимизации и управления бизнес-процессами о том, как визуализация позволяет избавиться от инструкций, которые не выполняются, и улучшить микроклимат в коллективе

Читати українською

RAU уже писал о том, как компания Shen автоматизировала свои бизнес-процессы на базе платформы Prengi.

Причем это ПО может помочь решить проблемы, с которыми сталкивается большинство предпринимателей: неуправляемость бизнеса, отсутствие систематизации и качественной аналитики, и так далее.

RAU расспросила директора компании V&A Solutions Estonia Богдана Байовского о том, как возникла система Prengi, чем она отличается от существующих на рынке предложений для управления недвижимостью, а также кому и как может оказаться полезной.

— Почему вы приняли решение заняться разработкой ПО для украинских предприятий?

— Мы решили основать свою компанию после изучения подобных систем за рубежом. Во-первых, они очень дорогие – минимальный пакет стартовал с $0,5 млн. Во-вторых, их не так просто приспособить под особенности и нужды украинских предприятий. Даже сейчас, через два года после начала продаж Prengi, мы видим большой интерес к системе среди украинских заказчиков.

— Сколько времени понадобилось, чтобы создать такой сложный программный продукт?

— От момента создания первых наработок до коммерческой реализации системы прошло больше двух лет.

— Как дорого стоит такое решение для украинских фасилити-компаний?

— Все зависит от сложности задач и количества рабочих мест, подключенных к системе. Могу сказать, что минимальная стоимость начинается от 10 000 грн, а максимально такая программа обойдется заказчику около 50 000 грн.

— Это получается на порядки меньше, чем иностранные аналоги?

— Да, это верно. Нужно еще учитывать, что помимо всего, у большинства других программных продуктов дополнительно оплачивается техническая поддержка и тому подобное. В итоге разница оказывается значительно больше.

— Когда возникает потребность в установке такой системы?

— Когда компания разрастается до такого уровня, что «в телефонном режиме» уже невозможно управлять всеми бизнес-процессами. Ведь в фасилити бизнесе особенно важно понимать, на каком этапе находится выполнение того или иного задания.

Представьте себе обслуживание аэропорта Борисполь, где кроме четырех терминалов (три пассажирских и один грузовой) еще около сотни зданий, высотой от 1 до 4 этажей. И речь идет не только о ежедневной уборке, но и о поддержании в исправном состоянии всех систем жизнеобеспечения объекта (свет, вода, обогрев, вентиляция и т.п.). Кроме того, нужна охрана объектов и организации пропускного режима

До момента внедрения этой системы руководитель фасилити компании мог узнавать о том, что клиент не доволен качеством выполнения работ, когда клиент готовился разорвать договор об обслуживании.

— А как это происходит сейчас – система сигнализирует, что какая-то работа не выполнена в срок?

— Система предупреждает менеджера, что какое-то задание МОЖЕТ быть не выполнено в установленный срок. Ведь не зря сначала все бизнес-процессы детально расписываются и для каждого этапа можно установить временные ограничения. В итоге это позволяет отказаться компаниям от диспетчеризации. Так что в перспективе, я думаю, объемы работы колл-центров постепенно будут значительно уменьшаться. Кстати, первым мы автоматизировали service desk, то есть офис по обработке заявок на выполнение работ.

— Но человек все равно должен реагировать на «мигающие лампочки» предупреждений?

— Совершенно верно. Если, например, на какую-то работу выделена неделя, но даже через несколько часов после постановки задачи она никому не поручена, система «подсвечивает» менеджеру, что уже на этом первом этапе возникает риск невыполнения задачи в срок.

— Кто покупает вашу систему?

— Это и сами владельцы зданий, и подрядчики по обслуживанию недвижимости, как компания Shen. Нашим продуктом также пользуются Dragon Capital, непосредственно ТРЦ Пирамида и Алладин, компания Укрпошта и другие. Мы сейчас ведем переговоры с Metro, уже работаем с Novus. А уже через эти крупные компании с нашим продуктом работают десятки их контрагентов.

— Может ли клиент видеть выполнение задач по обслуживанию его недвижимости подрядчиком?

— Такая функция также предусмотрена. Кстати, далеко не все подрядчики готовы к такой прозрачности бизнеса. Хочу отдельно отметить, что доступ к информации у клиента есть только по его недвижимости. Сохранение конфиденциальности информации – один из приоритетов нашей работы.

— Какое соотношение тех, кто нанимает фасилити компании, и кто обслуживает свою недвижимость самостоятельно?

— Практически все владельцы коммерческой недвижимости уже перешли на аутсорсинг подобных услуг. Например, у любого крупного торгового центра есть около десятка подрядных организаций. Кто-то занимается лифтами, кто-то кондиционированием и вентиляцией и так далее. Их всех нужно контролировать. Ведь оборудование прежде всего надо правильно эксплуатировать, регулярно проводить регламентные работы, чтобы потом не делать дорогостоящие ремонты.

Но, к сожалению, это редко кто делает. Для чего и нужна система, куда вносятся все заявки владельца здания на выполнение работ.

— Покупатель вашего ПО заказывает индивидуальный продукт или это все-таки какой-то общий для всех функционал?

— Функционал Prengi закрывает 90-95% потребностей клиентов, так как программа создавалась на базе опыта работы компании Shen по обслуживанию зданий. Просто каждая компания может настроить продукт под себя.

— Какие вопросы чаще всего помогает «закрыть» эта система?

— Помимо фасилити- процессов, система позволяет контролировать отношения с арендаторами. Например, арендатор вносит задание – починить электропроводку в помещении. В системе уже есть данные, кто этим занимается, и она автоматом отдает поручение подрядчику и затем сигнализирует о том, когда были выполнены эти работы. Также можно посмотреть рейтинги подрядчиков, то есть, кто справляется с работой вовремя, а кто нет.

Или арендатору нужно ночью завезти мебель. Он заполняет заявку на ресепшене и должен несколько раз узнавать, что решено по его заявке службой безопасности или охраны объекта. А потом, если он случайно потеряет эту бумажку-разрешение, то ему не удастся пройти внутрь. Напротив, система автоматизации позволяет директору магазина отправить с телефона заявку в службу охраны и в режиме онлайн получить ответ. Если он положительный, то ночью достаточно просто назвать номер согласованной заявки, и охрана все может проверить в системе.

— То есть автоматика позволяет упростить документооборот?

— Конечно. Еще одно направление – это автоматизация внутренних процессов. Например, подписание договоров с арендаторами и подрядчиками. Вплоть до того, что после совещания руководства компании-владельца ТРЦ может зафиксировать все поставленные задачи и проконтролировать их исполнение.

Самое главное – контролировать выполнение работ и бизнес-процессов. Обычно, когда компания пытается упорядочить свои бизнес-процессы, приглашается консультант, который может несколько месяцев сначала описывать и систематизировать все, а потом еще долго составлять инструкции по каждой должности. Например, у одного их наших клиентов это вылилось в несколько сотен страниц печатного текста. Использование Prengi значительно упрощает и систематизирует подобные процессы.

Но дальше возникает вопрос: как контролировать все, что каждый сотрудник вроде бы знает и должен выполнять.

Например, в Prengi есть процесс согласования договоров. Здесь нельзя переложить ответственность на кого-то – система просто не пропустит процесс дальше, если кто-то не совершил действие, скажем, одобрил или не согласовал какое-то решение. Это, кстати, улучшает микроклимат в коллективе, так как не нужно искать виноватого – все сразу видно. Такой вот неожиданный побочный эффект.

Хочу также обратить внимание на один важный момент — например, есть случаи, когда сотрудник-носитель информации, где что находится и как это все вместе работает либо увольняется, унося все секреты с собой, либо начинает шантажировать предприятие тем, что все нужно решать через него.

В нашем случае все данные по объектам заносятся в систему, и любой менеджер может посмотреть, как это работает.

— А если такой человек захочет при увольнении удалить все данные?

— У него ничего не выйдет, так как вся информация автоматически резервируется.

— Можно автоматизировать любые бизнес-процессы в компании?

— Разумеется, в том числе обучение персонала, как это делается в Академии Фасилити Shen. Или, например, связать выполнение работ с бухгалтерскими программами. Скажем, подтянуть информацию со склада, какие есть материалы для ремонта и т.п. Мы специально учитывали тот факт, что придется увязывать уже накопленную в других системах клиентскую информацию, потеря или перенесение которой критично для компании.

Правда, есть исключения. Например, сейчас мы работаем с некоторыми заказчиками, и уже понятно, что им придется отказываться от бесконечного количества различных систем, с которыми они работали ранее и переходить на Prengi.

— А в торговых центрах такое тоже есть?

— Конечно, например, крупные объекты используют несколько BMS (Building Management System) систем, обычно не менее четырех, каждая из которых выполняет свою узкую задачу и очень неудобно с ними работать. Например, если сломалось какое-то оборудование, такая система буквально сигнализирует лампочкой о поломке. И позволяет лишь включить и выключить оборудование. Но как проверить, сколько раз уже была такая поломка, кто сейчас делает ремонт и на какой он стадии? Нет никакой аналитики. В лучшем случае кто-то где-то ведет какой учет в Exel. А ведь сейчас очень актуальна тема энергосбережения и энергоэффективности зданий.

— Что предлагает ваша система в этом направлении?

— На рынке есть достаточно много систем по энергоменеджменту, но они все слишком узконаправленные. Например, есть какой-то объект, где система собирает показания всех счетчиков и позволяет делать определенную аналитику этих данных. Но если мы хотим инвестировать в энергоэффективность, например, поменять окна, мы не можем посмотреть по паспорту объекта, как он выглядит, сколько раз ремонтировался, сколько в нем тех же окон и т.п. А наша система позволяет занести все эти параметры и управлять объектом без выезда на место.

И выявить, например, что после замены окон расходы на отопление не сократились, то есть надо было менять что-то другое, например, котел системы отопления.

Мы даже получили финансирование для этого блока нашей системы от ЕБРР на сумму в 50 000 евро. Ведь как показывает практика внедрения даже обычных модулей энергоменеджмента, эффективность объекта увеличивается на 15%.

— Есть ли у вас какие-то специальные предложения для ритейлеров?

— Есть такой блок как «Паспорт объекта» — каждый заказчик с помощью Prengi может самостоятельно создать уникальный Паспорт своего объекта, создать документацию, все необходимые характеристики расположения оборудования, технологическую карту обслуживания, управлять подрядчиками.  Огромное преимущество, что Prengi позволяет производить отслеживание процессов в режиме реального времени на любом устройстве с любой точки мира

Читайте также —

Кейс SHEN: как автоматизировать процессы, сделать бизнес прозрачным и уйти от рутины