Як українському ритейлу долати кризу нестачі працівників (+презентація)

Весь український ритейл має спільну проблему у повномасштабне вторгнення – дефіцит кадрів. Через нестачу людей, наявні працівники перевантажені. І в мережі Аврора знайшли рішення, яке допомогло перейти на погодинний формат роботи з урахуванням КЗпП та досягти приросту ефективності по товарному навантаженню.

Ігор Федорюк, керівник відділу автоматизації бізнес-процесів Consulting for Retail та Олена Скляренко, експерт з HR та організаційного розвитку, партнерка svoe.agency під час свого виступу на RAU Summit 2024 розповіли, як сервіс Tweekly автоматизує планування робочих графіків відповідно по певної мережі, й тим самим допомагає зменшити плинність кадрів. А Віктор Горбунов, проєктний менеджер Аврора, розповів кейс, як впровадити Tweekly в мережі мультимаркетів та яких результатів досягли. RAU публікує основні тези.

Як компанії компенсують нестачу працівників

Три складові організації роботи компанії – люди, процеси та технології. Якщо якийсь пункт випадає з цієї трійки, потрібно посилювати двома іншими.

Тож українські компанії можуть піти такими шляхами:

• Спрощувати процеси, де це можливо та розділяти на дрібніші операції, для яких потрібна різна кваліфікація;
• Щодо технологій, впроваджувати самокаси, Price checkers, електронні цінники та в цілому працювати над роботизацією;
• Також є певні HR підходи, зокрема, розширення кола пошуку кандидатів, зміцнення процесів адаптації та утримання та гнучкість управління робочим часом.

Про управляння робочим часом працівників

Дослідження показують, що люди, які відчувають, що можуть хоча б частково впливати на свій графік, зазвичай, мають меншу емоційну втому. І приблизно 65% працівників з гнучкими графіками роботи повідомили, що вони дуже задоволені своїм життям, тоді як серед тих хто працює за традиційними графіками цей показник становив 59%.

До того ж 87% працівників і 70% менеджерів заявили, що гнучкі робочі умови позитивно впливають на їхню продуктивність. Це можливість бачити в реальному часі відсоток використання бюджету робочих годин, що допомагає керівникам швидко реагувати.

І компанії, які підтримують гнучкі робочі умови мають на 25% нижчу плинність персоналу ніж ті, хто цього не робить.

Про інструмент зручного планування та адміністрування графіків роботи

Tweekly дозволяє компаніям бути по-справжньому гнучкими в роботі зі співробітниками. У працівників є можливість створювати графіки з урахуванням своїх потреб та потреб роздрібних точок, обмінюватися змінами між магазинами і при цьому правильно розподіляти бюджет, витрачений на фонд оплати праці, між магазинами контролювати обмін змінами та наймати співробітників з різними компетенціями та розставляти зміни відповідно до навичок та дозволів для роботи.

Якщо говорити про програмний продукт, його можна розділити на три основні блоки:

1. Визначення необхідної присутності персоналу за рахунок мінімальної кількості працівників, які необхідні на кожен момент часу для того, щоб забезпечити операційну діяльність певної точки. Тут є два варіанти. Якщо в певній компанії є відділ, який може спрогнозувати та створити прогноз потреби – приймаємо їх у систему. Якщо такого відділу немає і потрібна допомога з прогнозуванням, тоді визначаємо фактори, що впливають на потребу, додаємо постійні вимоги присутності та розробляємо прогнозну модель під певний бізнес.

2. Отримавши це, переходимо до наступного блоку – математичне створення графіків, яке за допомогою складних скриптів з використанням технологій M.I.L.P. На виході маємо готовий розклад створений автоматично з призначеними на нього співробітниками.

3. І третя частина – портал працівників, де кожен може подивитися свій власний розклад, відкрити зміни всього магазину та інших точок та вносити відсутності, обмін змінами або пропонувати себе на ті зміни, які поки нікому не призначені.

І все це доступно 24 години та 7 днів на тиждень без прив’язки до робочого місяця. Та й доступ працівники можуть отримати на власні девайси.

Кейс мережі мультимаркетів Аврора

Мережа Аврора налічує понад 1600 магазинів. Зробити графік на подібну кількість точок – це досить місткий процес. У мережі була основна ціль – перейти на погодинний формат роботи з урахуванням КЗпП, зменшити фонд оплати праці та отримати приріст ефективності по товарному навантаженню на людину.

При цьому хотіли отримати додаткові вигоди: зменшення часу на формування графіків та їх затвердження, зняття піків навантаження в торгових точках, автоматизувати системи табелювання та автоматизувати виконання КЗпП (погодинна оплата потребує додаткових моментів, які має врахувати система).

Впроваджувати наступним чином:

І всього за тиждень запустили систему і змогли навчити керівників нею користуватися.

Тож за допомогою інструменту з планування графіків отримали додаткові вигоди: