Кейс Billa Україна: як підвищити лояльність співробітників в умовах пандемії

Head of HR Department Billa Україна розповіла про навчання і мотивації співробітників в умовах карантину і які заходи допомогли на третину підвищити загальний рівень задоволеності роботою.

Цей матеріал доступний російською мовою

В ході RAU-вебінару «Вплив пандемії на корпоративну культуру компанії» Олена Бєлкіна, Head of HR Department Billa Україна, поділилася досвідом успішного впровадження інновацій в корпоративну культуру компанії для ефективного подолання кризових ситуацій. Зокрема, успішні практики ПІІ «BILLA Україна» включали в себе трансформацію HR-процесів, системи мотивації працівників, особливості роботи та комунікації в режимі Home Office.

Пандемія змусила Billa Україна швидко адаптуватися до змін і приймати рішення часом за пару годин. Це стало хорошим уроком і перевіркою основних принципів роботи компанії. Головний з них – турбота про людей. Через цю призму розглядаються всі інші активності.

Повний список цих принципів виглядає так:

• Головне для нас – люди
• Ми вітаємо ідеї і жадаємо змін
• Ми прагнемо до досконалості на всіх рівнях
• Кожен з нас націлений на прибуток
• Ми втілюємо ідеї в життя
• Ми дбаємо й інвестуємо в майбутнє

Онлайн-трансформація HR-процесів

Раніше вважалося, що дистанційне навчання і розвиток у співробітників soft skills не дає потрібного ефекту без особистого контакту. Так само як і проведення співбесід онлайн. 2020 рік показав, що можна ефективно проводити онлайн-зустрічі, навчання персоналу і найм нових співробітників.

Ще навесні, під час першого локдауна, наприклад, пропонували короткострокове працевлаштування, в тому числі персоналу наших партнерів-рестораторів. На наш подив, не дивлячись на велику кількість людей, що залишилися без роботи, великого напливу охочих не спостерігалося.

Тому основний набір продовжували проводити шляхом онлайн-співбесід. Для цього використовували всі доступні способи комунікації: Viber, Skype та інші сервіси.

Навчання нових співробітників ми проводимо в тренінговому центрі. Перші два дні перед виходом на роботу безпосередньо в магазин співробітник знайомиться з нашою корпоративною культурою, правилами обслуговування і так далі. Зрозуміло, в кожній філії є ментор, який допомагає освоїтися на новому місці. На час карантину цю практику навчання також довелося припинити через відомі причини (заборона на навчання в закритих приміщеннях і складності з транспортом).

Відповідно, збільшилося навантаження на менторів, які за допомогою менеджерів з навчання взяли на себе основну частину роботи з навчання та адаптації. Довелося записати навчальні відео та презентації, щоб максимально спростити завдання віддаленого навчання.

Потім визначили базові магазини, куди зручно було добиратися новачкам для тренінгів. Попутно активізували використання нашої навчальної платформи.

Зокрема, вдалося в прискореному режимі, фактично тестуючи на ходу, запустити наше хмарне рішення Billa Wiki, де зібрана вся інформація для навчання співробітників різних відділів (м’ясо, риба, бакалія і т.д.)

Досить легко вдалося перевести в онлайн і наші щорічні оціночні діалоги з персоналом, а також бесіди з їхніми керівниками (potential conferences), де в довгих дискусіях відбиралися кандидати в кадровий резерв компанії.

Віддалене навчання і спілкування виявилося дуже доречним для проведення наших міжнародних тренінгів, бюджет яких був завжди обмежений і доводилося ретельно відбирати слухачів. Тепер же пройти навчання може кожен бажаючий зі знанням англійської вище середнього рівня. Всі матеріали проведених воркшопів, семінарів і конференцій збиралися в Billa Wiki, щоб у будь-який момент інформація для навчання була доступною.

В результаті це допомогло сформувати новий підхід до навчання співробітників і після карантину. Тепер ми практикуємо так званий blended learning, або гібридне навчання. Офлайн залишили тільки лідерські комунікації, бо вони більше пов’язані з team-building.

Особливості роботи та комунікації в режимі Home Office

Багато підрозділів, зокрема центральний офіс, працювали віддалено. Однак для ефективної взаємодії ми з іноземними колегами розробили три головні принципи роботи Home office.

По-перше, керівники повинні довіряти співробітникам. По-друге, слід мати чітку комунікацію, в тому числі і для того, щоб зрозуміти, наскільки правильно співробітник зрозумів поставлене завдання. Нарешті, важливий навик емпатії. Це один з ключових навичок лідерів і керівників.

Були також розроблені спеціальні рекомендації для співробітників, що дозволяють так організувати робочий процес, щоб працювати без перевантажень і організовувати віртуальні зустрічі в зручний час. Наприклад, обов’язково влаштовувати перерви і чітко встановлювати тимчасові рамки робочого дня.

Комунікація і співробітництво – одна з наших ключових компетенцій. Відкрита і постійна комунікація знижувала рівень стресу, особливо в перший час, коли було незрозуміло що робити і постійно змінювалися розпорядження влади. У нас є закрита HR-група в Facebook, де ми постійно комунікуємо зі співробітниками філій, офісів логістики та іншими. У Viber створили групу «Профілактика коронавіруса», куди були підключені всі керівники офісів, складів і філій.

Створили антикризовий комітет, який постійно моніторив ситуацію в країні і в самій компанії. Дуже велику роль в подібній комунікації грає неформальне спілкування. Прояв інтересу не тільки до робочих питань і душевна розмова позитивно позначався на загальному настрої в колективі.

Невеликі знаки уваги можуть мати великий ефект. Так, співробітники філій, які перебували «на передовій», повинні були відчувати постійну підтримку головного офісу, який працював віддалено. Тому генеральний директор Billa Ukraine Оксана Мандзюк записала відеозвернення до співробітників.

Додатково співробітники центрального офісу, які в карантин виявилися менш завантажені, дистанційно допомагали вирішувати різні питання в філіях.

Передбачаючи ситуацію, всіх співробітників ще до коронакризи ми забезпечили наборами, куди входили вітаміни й оксолінова мазь як противірусний захист. Потім, зрозуміло, були закуплені і всі необхідні дезинфікуючі та захисні засоби.

Крім того, протягом десяти днів співробітники Billa збирали і розвозили пакети з продуктовими наборами для тих, хто опинився у важкій життєвій ситуації, наприклад, залишився без роботи.

Також було важливо підтримувати позитивну атмосферу в колективі під час пандемії. Тому проводили різні конкурси серед дітей співробітників і передавали в обов’язковому порядку солодкі призи через регіональних інспекторів та керівників, збудувавши відповідну логістику.

Виявилося, що крім звичайних марафонів, в яких брали участь наші працівники, можна проводити подібні забіги онлайн. Так, наші співробітники взяли участь в марафоні, організованому Wizz Air.

Проводили конкурси на кращий рецепт з тих продуктів, які продаються в наших супермаркетах. Флешмоб фотографій домашніх тварин дозволив трьом переможцям за кількістю зібраних лайків отримати корм для своїх домашніх улюбленців.

В жорсткий карантин перевели співробітників на роботу ближче до дому. Зберегли мотиваційні системи, причому іноді без урахування KPI.

В результаті вже в вересні 2020 го, коли проводилося опитування задоволеності роботи персоналу в різних країнах, де представлена Billa, український підрозділ показав найвищі результати. Причому задоволеність умовами праці значно зросла відносно 2019 року.

Ми прокачували корпоративну культуру з 2018 року і плинність кадрів знизилася. Звичайно, в період пандемії люди боялися втратити роботу. Але все ж помітні були позитивні зрушення, особливо в відділі категорійного менеджменту, який раніше особливо славився плинністю.

Наші головні навички лідерів – жвавість, гнучкість і емпатія. А також інноваційність і швидкість прийняття рішень.

Читайте також –

Підсумки HR Workshop Day «Управління персоналом рітейл-компаній»