Ardis Group про успішний досвід впровадження електронного документообігу в компанії

Процес впровадження системи електронного документообігу (EDI) в компанії Ardis Group розпочався ще у 2013 році з переходу компанії на роботу із замовленнями мереж через EDI. Передумовою та поштовхом до змін було бажання мереж співпрацювати зі своїми постачальниками, використовуючи систему електронного документообігу.

Замовлення, які раніше надсилалися мережами електронною поштою й вносилися спеціалістами Ardis Group в облікову систему вручну, почали надходити на платформу EDI, звідки вручну вивантажувалися, оброблялися та вносилися в облікову систему. Саме тоді прийшло розуміння в необхідності оптимізації та автоматизації процесу роботи із замовленнями. Так, компанія Ardis Group розпочала інтеграцію платформи EDI та облікової системи.

Наразі компанія Ardis Group співпрацює із 24 мережами по поставці продукції, з них із 14 по блоку замовлення через платформу EDIN.

Окрім того, Ardis Group співпрацює з 90 контрагентами для обміну EDI-документів через інші платформи електронного документообігу,  у т.ч. ЮЗД-документів (договорів, додатків та додаткових угод до договорів, рахунків й актів виконаних робіт).

З цих 90 контрагентів 89% було переведено на роботу через EDI у 2022 році.

Зручність у користуванні електронними платформами

Директорка департаменту контрактування та документообігу Ardis Group Анна Мезіна розповідає, що окрім провайдера EDIN компанія співпрацює ще з трьома платформами електронного документообігу із різним функціоналом.

Говорячи про платформу EDIN, Анна відмічає зручність та простоту користування, постійний зв’язок з провайдером та можливість вирішення питань в короткі терміни. Компанія Ardis Group дотримується правил роботи з клієнтами, згідно з якими завжди надає відповіді вчасно, тож платформа EDIN в цьому плані дійсно допомагає.

Для компанії Ardis Group ключовими вигодами й перевагами користування сервісом EDI від EDIN є:

• Швидкість та простота – обмін та підписання EDI-документів (у разі якщо документ потребує підписання) здійснюється за лічені хвилини.
• Безпечність – обмін документами у зашифрованому вигляді з використанням електронних підписів та печаток. КЕП/ЕЦП дозволяє однозначно визначити особу, яка підписала документ, що не скажеш про власноручний підпис. 
• Мобільність – можна створювати та підписувати документи в режимі онлайн, фізично знаходячись у будь-якому місці, без прив’язки до офісу, ба більше без прив’язки до країни, що особливо важливо зараз.
• Правова визначеність – статус електронного документа прирівнюється до оформленого оригіналу, який визнається чинним законодавством України й має таку ж юридичну силу як і оригінал, підписаний із використанням власноручного підпису та печатки.

“Той, хто почав працювати через електронний документообіг, вже не захоче повертатися до обміну документами у паперовому форматі”, — підкреслює Анна Мезіна, директорка департаменту контрактування та документообігу Ardis Group.

Як долучення до електронного документообігу вплинуло на роботу компанії й взаємодію з клієнтами 

Впровадження в компанії EDI запускає зміни в процесах і до цього треба бути готовими. Ті процеси, які реалізовані з урахуванням роботи через EDI, однозначно пришвидшуються та покращуються їхні кількісні та якісні показники. Так, після впровадження електронного документообігу в компанії скоротилися:

• кількість помилок, спричинених людським фактором;
• час на отримання та обробку замовлення, а також на відправлення в мережу документів у відповідь на замовлення;
• час на обмін та підписання сторонами накладних по поставці продукції, що у значно впливає на швидкість отримання оплат від мереж;
• терміни підписання сторонами специфікацій, що впливає на швидкість переоцінки з мережами та швидкість введення в мережу нових позицій;
• терміни надання в бухгалтерію компанії підписаних накладних та актів виконаних робіт;
• терміни підписання договорів (додатків та додаткових угод до них), що напряму впливає на початок співпраці з клієнтом та розвитку ділових відносин з ним.

Бажання розвиватися у технологічних напрямках та впроваджувати нові сервіси в роботу компанії

Спочатку робота Ardis Group з електронним провайдером EDIN зумовлювалася появою нових умов співпраці з мережами, які власне й пушили процес підключення компанії до електронного документообігу. Зараз Ardis Group, розуміючи всі переваги роботи з EDI, виступає тим самим пушером, який пропонує клієнтам доєднуватися до тих чи інших рішень від EDIN.

Анна Мезіна додає, що Україна диджиталізується і диджиталізується компанія, тому Ardis Group не зупиняється на вже впроваджених EDI-рішеннях та ділиться планами у співпраці з провайдером EDIN:

1. Залучити клієнтів до вже впроваджених проєктів, зокрема переведення їх на роботу із замовленнями через сервіс EDIN, адже ще є багато клієнтів, які надсилають замовлення електронною поштою. У цьому зможе допомогти новий сервіс EDIN Market, основна задача якого – отримання замовлень від покупців, які не працюють через EDIN (не мережевий роздріб, ФОП, виробництва та інші).
2. Перейти на роботу з електронними накладними (COMDOC) та електронними актами виконаних робіт (COMDOC) з тими клієнтами, які вже реалізували це EDI-рішення.
3. Перейти на роботу з електронними специфікаціями в рамках проєкту Е-Price щодо обміну та підписання електронними специфікаціями з тими клієнтами, які вже реалізували ці EDI-рішення.
4. Перейти на роботу з Е-ТТН в рамках проєкту ЕТТН. Готові почати тестувати вже на початку 2023 року.
5. Готовність долучити та розвивати разом з клієнтами проєкт WhiteDoc, в рамках якого можна буде узгоджувати і підписувати усі правочини на платформі EDIN (договори, додаткові угоди, додатки до договорів).

 Довідка. Ardis Group — українська структурована група компаній, що працює на ринку більше 24 років. Займається імпортом та продажем сирів, виробляє свіжі сири та впроваджує сирні сервіси. Завдяки Ardis Group українці відкривають для себе нові сирні смаки й поєднання.

EDIN – провайдер електронного документообігу та інтегратор інформаційних рішень, надає послуги 140 роздрібним мережам та 5000 постачальникам України. Впровадження сервісів EDI-провайдера суттєво спрощує роботу між бізнес-структурами та об’єднує їх в єдину екосистему для швидкого обміну даними. До портфеля продуктів провайдера входять е-сервіси, які повністю закривають потреби компаній – від пошуку партнерів до отримання вчасної оплати послуг.