Ardis Group об успешном опыте внедрения электронного документооборота в компании

Процесс внедрения системы электронного документооборота (EDI) в Ardis Group начался еще в 2013 году с перехода компании на работу с заказами сетей через EDI. Предпосылкой и стимулом к изменениям было желание торговых сетей сотрудничать со своими поставщиками, используя систему электронного документооборота.

Заказы, которые ранее отправлялись сетями по электронной почте и вносились специалистами Ardis Group в учетную систему вручную, начали поступать на платформу EDI, откуда вручную выгружались, обрабатывались и вносились в учетную систему. Именно тогда пришло понимание необходимости оптимизации и автоматизации процесса работы с заказами. Так, компания Ardis Group приступила к интеграции платформы EDI и учетной системы.

Компания Ardis Group сотрудничает с 24 сетями по поставке продукции, из них с 14 по блоку заказа через платформу EDIN.

Кроме того, Ardis Group сотрудничает с 90 контрагентами для обмена EDI-документов через другие платформы электронного документооборота, в т.ч. ЮЗД-документов (договоров, приложений и дополнительных соглашений к договорам, счетам и актам выполненных работ).

Из этих 90 контрагентов 89% были переведены на работу через EDI в 2022 году.

Удобство использования электронных платформ

Директор департамента контрактирования и документооборота Ardis Group Анна Мезина рассказывает, что кроме провайдера EDIN компания сотрудничает еще с тремя платформами электронного документооборота с разным функционалом.

Говоря о платформе EDIN, Анна отмечает удобство и простоту использования, постоянную связь с провайдером и возможность решения вопросов в короткие сроки. Компания Ardis Group соблюдает правила работы с клиентами, согласно которым всегда дает ответы вовремя, так что платформа EDIN в этом плане действительно помогает.

Для компании Ardis Group ключевыми выгодами и преимуществами использования сервиса EDI от EDIN являются:

• Скорость и простота – обмен и подписание EDI-документов (в случае если документ требует подписания) осуществляется в считанные минуты.
• Безопасность – обмен документами в зашифрованном виде с использованием электронных подписей и печатей. КЭП/ЭЦП позволяет однозначно определить лицо, подписавшее документ, что не скажешь о собственноручной подписи.
• Мобильность – можно создавать и подписывать документы в режиме онлайн, физически находясь в любом месте, без привязки к офису, тем более без привязки к стране, что особенно важно сейчас.
• Правовая определенность – статус электронного документа приравнивается к оформленному оригиналу, который признается действующим законодательством Украины и имеет такую же юридическую силу, как и оригинал, подписанный с использованием собственноручной подписи и печати.

«Тот, кто начал работать через электронный документооборот уже не захочет возвращаться к обмену документами в бумажном формате», — подчеркивает Анна Мезина, директор департамента контрактирования и документооборота Ardis Group.

Как присоединение к электронному документообороту повлияло на работу компании и взаимодействие с клиентами

Внедрение в компании EDI запускает изменения в процессах и к этому нужно быть готовым. Процессы, реализуемые с учетом работы через EDI, однозначно ускоряются и улучшаются их количественные и качественные показатели. Таким образом, после внедрения электронного документооборота в компании сократились:

• количество ошибок, вызванных человеческим фактором;
• время на получение и обработку заказа, а также на отправку торговым сетям документов в ответ на заказ;
• время на обмен и подписание сторонами накладных по поставке продукции, что значительно влияет на скорость получения оплат от сетей;
• сроки подписания сторонами спецификаций, влияющих на скорость переоценки с сетями и скорость ввода в сеть новых позиций;
• сроки предоставления в бухгалтерию компании подписанных накладных и актов выполненных работ;
• сроки заключения договоров (приложений и дополнительных соглашений к ним), что напрямую влияет на начало сотрудничества с клиентом и развития деловых отношений с ним.

Желание развиваться в технологических направлениях и внедрять новые сервисы в работу компании

Первоначально работа Ardis Group с электронным провайдером EDIN обуславливалась появлением новых условий сотрудничества с сетями, которые и пушили процесс подключения компании к электронному документообороту. Сейчас Ardis Group, понимая все преимущества работы с EDI, выступает тем же пушером, который предлагает клиентам присоединяться к тем или иным решениям от EDIN.

Анна Мезина добавляет, что Украина диджитализируется и диджитализируется компания, поэтому Ardis Group не останавливается на уже внедренных EDI-решениях и делится планами по сотрудничеству с провайдером EDIN:

1. Привлечь клиентов к уже внедренным проектам, в частности, перевести их на работу с заказами через сервис EDIN, ведь еще много клиентов, которые отправляют заказы по электронной почте. В этом может помочь новый сервис EDIN Market, основная задача которого – получение заказов от покупателей, не работающих через EDIN (несетевая розница, ФЛП, производства и другие).
2. Перейти на работу с электронными накладными (COMDOC) и электронными актами выполненных работ (COMDOC) с клиентами, которые уже реализовали это EDI-решение.
3. Перейти на работу с электронными спецификациями в рамках проекта Е-Price по обмену и подписанию электронными спецификациями с клиентами, которые уже реализовали эти EDI-решения.
4. Перейти на работу по Э-ТТН в рамках проекта ЭТТН. Готовы начать тестировать уже в начале 2023 года.
5. Готовность вовлечь и развивать вместе с клиентами проект WhiteDoc, в рамках которого можно будет согласовывать и подписывать все сделки на платформе EDIN (договора, дополнительные соглашения, приложения к договорам).

Справка. Ardis Group – украинская структурированная группа компаний, работающая на рынке более 24 лет. Занимается импортом и продажами сыра, производит свежие сыры и внедряет сырные сервисы. Благодаря Ardis Group украинцы открывают для себя новые сырные вкусы и сочетания.

EDIN – провайдер электронного документооборота и интегратор информационных решений, предоставляет услуги 140 розничным сетям и 5000 поставщикам Украины. Внедрение сервисов EDI-провайдера существенно упрощает работу между бизнес-структурами и объединяет их в единую экосистему для быстрого обмена данными. В портфель продуктов провайдера входят сервисы, которые полностью закрывают потребности компаний — от поиска партнеров до получения своевременной оплаты услуг.