Автоматизація бізнесу: як зробити все добре і залишитися друзями

В грудні 2024 року відбулася панельна дискусія на тему «Вибір ІТ-Інтегратора: Ключові етапи та уникнення помилок». І це був не ще один черговий захід, а дуже гостре обговорення тих проблем, з якими стикаються, з одного боку, компанії, які хочуть встановити собі сучасну систему автоматизації бізнесу. А з іншого боку – ІТ-інтегратори, які, власне, цим і займаються. Знайти спільну мову їм буває дуже складно.

Організатором зустрічі стала компанія LITIKO – ІТ-інтегратор, консультант і розробник прикладних інформаційних рішень для управління бізнесом. Сергій Литвиненко, директор компанії, запросив до розмови керівників відомих підприємств, які поділились досвідом та дали безцінні поради:

• Олександр Туровський – ІТ-директор корпорації Біосфера
• Михайло Куценко – Директор і власник компанії De7 Partner (ТОВ “Десевен Партнер”)
• Олександр Ляшенко – CEO ODigital, обіймав посади віце-президента з ІТ концерну Галнафтогаз (мережа ОККО), директора з ІТ Нафтогаз Україна, керівника департаменту ІТ групи ДТЕК.
• Юрій Коба – Директор ІТ-департаменту торгово-промислової групи Арсенал-Центр, обіймав посади голови правління Аптечного холдингу, директора ІТ корпорації DMS.

Відмовитись від ворожого ПЗ виявилося непросто

Причиною проведення цієї панельної дискусії стала актуальність теми заміни російського програмного забезпечення на альтернативне, що різко виросла за роки війни. І насамперед – у такій сфері, як автоматизація бізнесу. Нехай із значною затримкою, але зараз реалізується багато проєктів, багато завдань щодо вибору IT-систем, взагалі змінюється IT-ландшафт в Україні.

ІТ-інтегратори трансформують свої продуктові портфелі, набираються досвіду роботи з новими системами. Тому зараз актуальне питання – вибір ІТ-інтегратора саме для впровадження систем автоматизації, таких як ERP, CRM, системи документообігу та управління бізнес-процесами.

Тож учасники панельної дискусії залишили поза межами питання вибору ПЗ, а зосередилися саме на питанні вибору ІТ-інтегратора.

Починається все, звісно, з процедури вибору ІТ-інтегратора. Які критерії тут важливі? Як порівнювати різні компанії, які працюють у цій сфері?

Питання складне, оскільки за останні кілька років цей ринок зазнав дуже сильних змін. Ресурси на ньому обмежені – це стосується насамперед фахівців (у тому числі консультантів), які мають знання та досвід, необхідні для впровадження зарубіжних та українських платформ для автоматизації бізнесу.

Це типова перехідна ситуація: на ринку повно консультантів з досвідом впровадження 1С/BAS, Галактика, Парус, Bitrix, але вони більше не затребувані, в тому числі через законодавчі обмеження на використання софту з країни-агресора. А західні та власні українські рішення для автоматизації бізнесу застосовують вже зовсім інший підхід, для роботи з ними потрібні інші фахівці. Яких на ринку поки що мало.

Тому з погляду компанії, яка вирішила перейти з російського на альтернативне програмне забезпечення для автоматизації бізнесу, виникає відразу кілька проблем. А саме: ціна нового рішення, довіра до компанії-інтегратора цього рішення, вибір безпосередньо самого рішення… і це далеко не все.

Для компанії-клієнта на цьому етапі важливо зупинитися та подумати: яку цінність має для неї створювати нова система автоматизації бізнесу? Саме так: не яки проблеми вирішувати, а яку цінність створювати. Тому що йдеться про інвестиції в ІТ-складову бізнесу, і в цьому випадку ціна ПЗ відходить на другий план. Якщо віддача від інвестиції буде вищою і більш довгостроковою, ніж ціна рішення та його впровадження, то угода однозначно вигідна. Саме тому треба виходити від цінності, що створюється для компанії.

Ну а щоб визначити цінність, потрібно зрозуміти, в тому числі, які завдання має вирішувати нове програмне забезпечення для автоматизації бізнесу, яку додаткову функціональність воно може принести компанії, яких співробітників вивільнити, і так далі. Коли таке розуміння є – можна писати бізнес-вимоги для ІТ-інтегратора.

А ось вибір цього самого ІТ-інтегратора – все одно завдання зі зірочкою. У звичайній ситуації замовник дивиться на компетенції та досвід підрядника. Але це погано працює зараз, коли відбувається перехід на нові платформи. Скажімо, є клієнт, бізнес якого – постачання газу до роздрібних споживачів. Він хоче поставити собі платформу ХХХ, але ІТ-інтегратори із «газовим» бізнесом не працювали, досвіду не мають. Так, вони вміють впроваджувати ХХХ у логістиці, роздрібній торгівлі чи машинобудуванні. Але – не в енергетиці.

У такій ситуації замовник буде змушений або вибрати іншу платформу для автоматизації бізнесу, або прийняти рішення про довіру ІТ-підряднику. Тобто нехай ІТ-інтегратор не має досвіду в даній сфері, але наскільки він загалом сумлінний, наскільки він готовий набиратися досвіду та доводити проект до кінця? Наскільки обширні загалом його компетенції у сфері автоматизації бізнесу?

Не можна впроваджувати системи, не знаючи її функціональність, і не знаючи, яким чином впроваджувати цю систему, тобто постачальник повинен мати досвід і компетенції щодо впровадження проєктів, поетапності, яким чином все це робиться. Будь-який проєкт –сумісний, який робиться інтегратором і замовником. Команда має бути сформована з обох боків. Але компетентний ІТ-інтегратор знає, куди ходити за ресурсами і це дозволяє будувати успішні проекти навіть у нових для нього галузях.

Вибір моделі реалізації проєкту

Після вибору ІТ-інтегратора постає питання ціни та бюджету. Як правило, при реалізації проєкту замовник може вибрати один із двох варіантів – Fixed-Price або Time & Materials.

Time and materials – модель ціноутворення та термін, який визначає оплату праці на основі часу, та матеріалів, витрачених працівниками підрядника на виконання роботи, незалежно від того, скільки роботи потрібно для завершення проєкта. T&M зазвичай використовуються в проєктах, у яких неможливо точно оцінити розмір, або коли очікується, що вимоги зміняться.

Fixed-price – тип контракту та модель ціноутворення, де сума платежу не залежить від використаних ресурсів або часу, витраченого підрядником. Така схема часто використовується там, де підрядники повинні вимагати від постачальників брати на себе ризик перевищення витрат і контролювати витрати.

Це, мабуть, тема вічних суперечок. У минулому деякі ІТ-інтегратори зловживали моделлю Time and materials – для них було головним «заманити» замовника в проєкт, а потім терміни, і витрати розтягувалися приблизно до нескінченності. В результаті з ними не могли конкурувати інші ІТ-компанії, які одразу показували ціну 100% проєкту (за моделлю Fixed-price). У них сума виглядала значною, і замовники відмовлялися з ними працювати. Хоча в результаті втрачали значно більше часу та грошей за моделлю T&M.

Все це вже в минулому, але відтоді замовники ІТ-рішень чітко засвоїли: модель Fixed-price для них вигідніша: вони відразу бачать всі витрати, а проблеми, що виникають по ходу, виконавець буде змушений вирішувати за свій рахунок.

Але для ІТ-інтеграторів це дуже невигідно. По-перше, якщо немає великого досвіду впровадження систем автоматизації в даній галузі бізнесу, то неминуче напорешся на «підводні камені». По-друге, скажімо чесно, багатьом українським замовникам не вистачає бізнес-культури: вже підписавши контракт, вони починають додавати нові вимоги до системи, до її реалізації.

Тоді ІТ-інтегратори страхуються – і від початку закладають у ціну проєкту ризики по-максимуму. Але в результаті – ціна роздута, терміни завищені, клієнт іде шукати іншого ІТ-інтегратора. Хоча всім було б вигідніше реалізувати проект по моделі T&M.

Вихід у цьому випадку – якась змішана модель, у якій спочатку укладається невеликий договір на аналіз бізнесу замовника, опис вимог і розробку точного техзавдання. І після цього, коли чітко прописаний обсяг робіт і результат, який має бути на виході, сторони підписують контракт безпосередньо на впровадження системи автоматизації.

При цьому перший контракт укладається за моделлю Fixed-price, другий – за моделлю T&M, але з багатьма обмеженнями для підрядника. З іншого боку, при цьому замовник розуміє, що кожну свою нову хотівку він оплачуватиме окремо.

Повторимо, мабуть, ще раз: важливо на старті проєкту зробити дискавері-фазу та технічне завдання. Детально опрацьоване ТЗ формує очікування і для замовника, і для численних стейкхолдерів проєкту. Воно формує чітке уявлення про те, що замовник отримає наприкінці реалізації проекту, і навіть розуміння термінів.

Саме так вибудовуються довгострокові партнерські стосунки.

Але в будь-якому випадку важливо, щоб постачальник також відчував потрібність цього проєкту замовнику. Щоб була дійсно та сама людина, група людей, яка має необхідність або впевнений, що проєкт буде зроблений. І має певний рівень довіри, тому що дійсно постачальники знають як робити проекти. Тому треба або довіряти постачальнику, або не йти з ним працювати разом.