АТБ впроваджує електронний документообіг юридично значимих документів щодо постачання товару

АТБ-маркет планує перевести документообіг на електронний вигляд, там, де це дозволяє зробити наше законодавство.

Як повідомили RAU у прес-службі компанії, у загальному обсязі зовнішнього документообігу з контрагентами значну частку становлять документи щодо постачання товарів на магазини та РЦ. Це близько 300 000 документів у магазинах та близько 200 000 на РЦ на місяць.

Кожен документ має пройти перевірку на коректність його заповнення і якщо документ складено некоректно, тоді потрібно проконтролювати його виправлення та заміну. Всі ці операції вимагають великих трудовитрат, і зі зростанням мережі потрібно залучення дедалі більшої кількості працівників.

Крім цього, потрібно також враховувати ймовірність помилок під час перевірки документів через людський фактор, втрату документів, витрати на зберігання величезного архіву паперових документів, трудовитрати на пошук потрібних документів в архіві.

Проста заміна документів з паперового на електронний вигляд дозволить вирішити низку проблем, зазначених вище, але не всі. Наприклад, залишається необхідність перевіряти документи. Тому рітейлер вирішив отримати максимум вигоди від застосування електронного документообігу. Це вдалося зробити завдяки можливостям, які надає ERP система на базі платформи Oracle Retail та технології обміну даними EDI (Electronic Data Interchange).

Система ERP містить повну інформацію про реквізити постачальників, договірні умови з ними, ціни закупівлі, дати поставки товару на замовлення тощо. Відповідно, інтеграція ERP з EDI дала можливість здійснювати автоматичну перевірку вхідних документів на базі уніфікованих довідників та строго структурованих документів у форматі XML.

“Ми розпочали проект з перекладу юридично значущих документів щодо постачання товару наприкінці 2020 року спільно з провайдером послуг EDI компанією EDIN”, – кажуть у компанії.

У ході проекту спільно з компанією EDIN розглянули всі можливі практичні кейси при роботі з документами, з урахуванням потреб усіх учасників процесу поставки товару. Погодили структуру електронних документів. Виконали інтеграцію платформи EDI з ERP системою рітієйлера.

Реалізували також автоматичні перевірки документів щодо дотримання законодавства:

• Підпис має бути на захищеному носії (КЕП);
• ТТН заповнюється згідно з прийнятими правилами вантажоперевезень;
• Контролюється повнота пакета документів, які необхідні для приймання товару, згідно з договором та вимогами законодавства;
• Перевіряються бухгалтерські реквізити документів;
• Перевіряється коректність ціни, дат тощо.

ERP система автоматично генерує повідомлення про помилку, якщо перевірка документів пройшла невдало. Це повідомлення повідомляє постачальника про помилку в документах через провайдера EDI. Після виправлення помилок постачальник знову надсилає виправлені документи, які також перевіряються.

Приймання товару починається лише після того, як усі документи пройшли перевірку успішно.

Після закінчення приймання товару ERP система автоматично зіставляє факт приймання з електронними документами. За наявності розбіжностей автоматично створюються документи коригування.

На початку 2022 року в АТБ розпочали пілотний проект із постачальниками, але з початком військових дій довелося його зупинити. Пілотний проект було відновлено у серпні 2022 року. Під час пілотного проекту електронні документи дублювалися паперовими, щоб не зупиняти процес приймання товару, якщо буде виявлено якісь недоліки.

“Тепер ми бачимо задовільні результати, які дають нам можливість відмовитися від дублювання паперовими документами та підключати нових постачальників до електронного документообігу. Надалі залишиться лише один екземпляр ТТН у паперовому вигляді, який необхідний водієві для перевезення”, – кажуть у компанії.

У компанії бачать реальні перспективи досягнення своїх цілей:

• Оптимізація трудовитрат та прискорення процесів приймання та підтвердження рахунків-фактур за рахунок автоматизації перевірок документів
• Економія величезної кількості місць для зберігання документів
• Швидкий та простий пошук потрібних документів, з можливістю їх друку
• Виключено ймовірність втрати документів
• Високий рівень безпеки та конфіденційності
• Економія коштів на папері, друк документів

Для постачальників також є очевидні вигоди від застосування електронного документообігу. Весь цикл обміну повідомленнями та документообіг від замовлення до приймання товару проходить в електронному вигляді. Це дозволяє прискорити документообіг, вчасно дізнатися про помилки в документах та виправити їх, заощадити час та кошти на закупівлю паперу, друк, адміністрування та зберігання документів.