Економія понад 30%: трансформація функції закупівель мережі аптек Подорожник

В інтерв’ю для RAU керівник тендерних закупівель мережі аптек Подорожник Віктор Тарасюк розповідає про свій шлях закупівельника та як впровадження платформи з автоматизації закупівель E-Tender підсилило роль закупівель в тих компаніях, де він працював.

– Як відрізнялись закупівельні процеси, з якими ви зіштовхнулись на початку кар’єри, від того, що є на сьогодні?

– У напрямку закупівель я працюю з 2011-го року. Практика проведення тендерів у комерційних компаніях тоді була надзвичайно обмеженою і не розповсюдженою. Як правило, компанії прагнули забезпечити себе необхідними товарами, матеріалами чи послугами за помірні гроші. Водночас відсутність планування породжувала термінові потреби, за які доводилось платити набагато дорожче.

Зараз компанії, які прагнуть розвиватись і отримувати найкращі умови на ринку, або вже трансформувались, або перебудовують свої процеси закупівель від традиційного і несистемного purchasing до проактивного і прогресивного procurement. На противагу короткостроковим вигодам використовується оцінка ТСО. Кожна із закупівельних активностей потребує не лише чіткого розподілу відповідальності та ролей, а й аргументованої критики технічних завдань, вимоги в яких ставляться під сумнів фаховими закупівельниками.

– Розкажіть про власний досвід знайомства із тендерними платформами. Чому обрали саме E-Tender та як вплинула робота з платформою на ваш професійний розвиток у сфері закупівель?

– Досвід роботи з платформою Е-Тендер не став пробою пера, я мав можливість користуватись й іншими системами. Безпосереднє знайомство з Е-Тендер відбулося, коли я почав працювати закупівельником у відомій всеукраїнській мережі сфери рітейлу, в якій вже була впроваджена платформа. Однозначно, що її використання посилило роль функції закупівель. Ефект бенчмарку спрацював і не змусив чекати на покращення умов серед пропозицій, що надавались. Трохи згодом стало цілком зрозуміло, що крім прямої економії, автоматизація закупівель приносить і значну частку додаткової цінності для компанії. Наприклад, оптимізація процесів при проведенні процедур, витрат на ресурси, забезпечення відповідності внутрішнім або зовнішнім вимогам чи нормам, стандартам безпеки та уникнення шахрайства.

– Розкажіть про компанію, в якій ви зараз працюєте та про вплив закупівель на її процеси.

– Найбільша мережа аптек України Подорожник – сильна та динамічна компанія, яка невпинно розвивається. Мережа налічує понад 1700 аптек по всій Україні з персоналом більше 9000 осіб. Ці цифри продовжують зростати.

Цілком природно, що така масштабна структура має велику витратну частину у непрямих закупівлях і прагне до її скорочення. Кожна зекономлена нами гривня дозволяє компанії більш ефективно розвиватися, сплачувати податки, допомагати ЗСУ. Адже ми закуповуємо карети швидкої допомоги для потреб армії та виконуємо інші запити військових і волонтерів, долучаємось до різних ініціатив.

– Як відбувалося впровадження саме Е-Тендер в Подорожник? Які задачі були від керівництва компанії та чи допомогла платформа з їх вирішенням?

– До мого приходу в компанію використовувався інший майданчик. Але завдяки підтримці новаторських ініціатив з боку керівництва, ми почали управляти закупівлями, впровадивши платформу E-Tender. Вдалось повністю автоматизувати процеси вибору постачальників та оцінки пропозицій. Подорожник – лідер можливостей і в цьому наші цінності з командою E-Tender збіглися.  

Чіткий вектор компанії на розвиток й оптимізацію процесів поєдналися з потенціалом категорійного управління команди закупівельників. Однією із невід’ємних складових процесу оптимізації, на мою думку, є наявність прозорого інструменту контролю у вигляді платформи Е-Тендер, яка гарантувала нам цілісність процесу і прозорість результату.

Задачі були сформовані наступним чином:

1. Зменшення витрат.
2. Оптимізація та стандартизація центрів генерації витрат.
3. Збалансування вимог замовника із пропозиціями на ринку.

Для того, щоб впровадити процес і навчити людей працювати з платформою, ми витратили тиждень. Відповідно ефект від використання став відчутним уже в перший місяць.

– Поділіться результатами, яких вдалося досягнути за перші півроку.

– Тут цифри скажуть краще за мене. Адже в середньому економія на кожному з тендерів становить близько 32% до тендерних умов. Сума економії в гривнях також суттєва.  

– Зауважу, що платформа пришвидшила закупівлі, адже регламентований процес ставить однакові вимоги по часу подачі всім учасникам. Більшою мірою є і сприяння ефективності закупівель завдяки Е-Тендер. Платформа також дала змогу привернути увагу ширшого кола постачальників. Щодо партнерів, то перехід до нового формату став стимулом до покращення наявних умов роботи.

– Що порадите закупівельникам у контексті вашого досвіду взаємодії з платформою?

– Не варто боятись змін в своїх підходах, необхідно прагнути до невпинного розвитку, користуватися технологіями, які підсилять вас як спеціаліста, а закупівлі компанії виведуть на новий якісний рівень. Експериментуйте з широким набором можливостей Е-Тендер для оптимізації закупівельних процесів. Користуйтеся аналітичними та моніторинговими інструментами платформи для аналізу проведених закупівель та формування категорійних стратегій. Ми у Подорожник успішно це використовуємо, стаємо більш інноваційними та зростаємо.