Цифровізація в дії: як перевести постачальників на ЕДО всього за три місяці. Досвід мережі Аврора

Щодня компанії, від локальних магазинів до великих мереж, обробляють сотні, а то й тисячі документів. Середньостатистичний офісний працівник щорічно витрачає близько $80 компанії на паперову документацію.

Три місяці. Саме стільки знадобилося мережі мультимаркетів Аврора, щоб перевести 99,8% своїх постачальників на електронний документообіг (ЕДО). У результаті вдалося скоротити витрати, автоматизувати процеси й задати новий стандарт роботи з документами.

Чому ЕДО — це must have для сучасного бізнесу

Електронний документообіг — це сукупність процесів, які охоплюють створення, обробку, редагування, передавання, одержання, підписування, зберігання, використання та (за необхідності) знищення документів в електронному вигляді. Декілька хвилин — і ваш партнер вже отримав документ, перевірив його та підписав електронним ключем.

Практика запровадження ЕДО досить поширена у світі. Електронний документообіг є обов’язковим для державних закупівель країн Європейського Союзу: компанії, які не використовують його, просто не допускаються до тендерів. А в США всі великі корпорації зобов’язані подавати звітність в електронному вигляді.

Наша держава активно втілює курс на диджиталізацію. Варто зазначити, що цей процес розпочався не п’ять років тому, як багато хто вважає. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» діє з 2003 року, а разом із Законом «Про електронні довірчі послуги» 2017 року він служить основою цифровізації підприємств. Проте далеко не всі бізнеси в Україні  перейшли на ЕДО.

Причина? Відсутність розуміння, як працює система, і страх змінювати налагоджені роками процеси.

Але тенденція очевидна: щороку дедалі більше компаній усвідомлюють, що електронний документообіг — це не лише економія, а й ключ до конкурентоспроможності. Згідно з даними Міністерства цифрової трансформації України, у 2023 році українці використали електронний підпис та печатку понад 20 мільярдів разів, що майже вдвічі більше порівняно з 2022 роком.

Досвід Аврора у впровадженні ЕДО

Як вийшло реалізувати проєкт у такі короткі строки і чому електронний документообіг є кращою альтернативою паперовому, розповіли в мережі мультимаркетів Аврора.

Перехід на електронний документообіг  став амбітним і водночас надзвичайно результативним проєктом для ритейлера. Його реалізація, яка тривала з березня до серпня 2024 року, дозволила максимально ефективно оптимізувати роботу з партнерами.

“У нас була мета — створити сучасну дієву систему обігу документації, яка б допомогла мінімізувати витрати часу, забезпечити прозорість бухгалтерських процесів і підвищити якість співпраці з сотнями наших постачальників”, —  коментує Олександр Кустреюк, керівник програми проєктів з диджиталізацї документообігу в мережі Аврора.

Дбаючи про гнучкість процесів і комфорт партнерів, компанія надала можливість своїм постачальникам вибирати серед трьох провайдерів ЕДО: Edin, Вчасно та Comarch. Партнери могли зупинитись на зручному для них сервісі та інтегрувати з ним свої системи без необхідності змінювати налагоджені процеси.

Під час реалізації проєкту переходу на ЕДО створили чітку інфраструктуру, яка дозволила усім учасникам ефективно перейти на новий формат співпраці.

Задачі та етапи реалізації

Бізнес, який переходить на цифрові рішення, автоматично отримує конкурентну перевагу, залучає більше партнерів і підвищує свою репутацію на ринку.

Розглянемо переваги ЕДО з погляду бізнесу, який співпрацює з десятками чи навіть сотнями постачальників:

• швидкість обробки документів;
• мінімізація людських помилок, які стають причиною невідповідностей у рахунках чи накладних;
• значне скорочення прямих (на папір, друк, доставку документів) і непрямих витрат (зберігання, архівування й обробка документів);
• збереження природних ресурсів;
• оптимізація навантаження на персонал.

Задачі, які ставила перед собою команда:

• Стандартизувати обмін інформацією відповідно до міжнародних вимог GS1, що забезпечують точну ідентифікацію товарів і відкритість комунікацій.
• Скоротити витрати часу співробітників на обробку документів на 10%, усунення рутинних операцій.
• Залучити 75% постачальників до роботи з системою ЕДО, що забезпечило масовий перехід на цифрові рішення.

Процес переходу на ЕДО передбачав чотири етапи:

1. Комунікація з партнерами. Постачальників залучали через зручні канали зв’язку (e-mail, Telegram, телефон) та надавали чіткі інструкції, щоб допомогти швидшій адаптації.
2. Підготовка технічної бази. Створили інфраструктуру, що відповідає стандартам GS1 та інтегрована з провайдерами ЕДО.
3. Провели навчання, яке допомогло співробітникам освоїти ЕДО та ефективно використовувати його в повсякденній роботі.
4. Тестування та впровадження. На етапі тестування система працювала в реальних умовах.

Що вийшло і які результати

Раніше робота з документами була тривалою та копіткою. Для обробки одного звернення потрібно було вручну вивантажити документ у Excel, знайти e-mail постачальника, сформувати лист. Далі чекати зворотного листа з уточненнями на електронну пошту. Потім ще узгодити умови та вручну внести їх у систему. І на завершення створити прихід у GMS, що займало майже 20 хвилин.

Зараз обробка документів виконується без зайвих операцій та з мінімальним втручанням спеціалістів:

1. Замовлення створюється в системі автоматично.
2. Статус документа змінюється для відправки за 10 секунд.
3. Дані інтегруються в облікову систему, де вхідні параметри контролюються за замовчуванням.

“Замість 30 хвилин на одне замовлення тепер потрібно всього декілька секунд. Це можливість створити процеси, що функціонують без паперу та Excel, з мінімальним втручанням людей і максимально точною інформацією на кожному етапі в межах єдиного ланцюга постачання чи повернення товарів”, — розповідає Максим Безрук, заступник комерційного директора по роботі з ключовими партнерами мережі Аврора.

Завдяки впровадженню ЕДО у роботі з постачальниками мережі вдалось:

• Зекономити до 1-1,5 години на добу для комерційного департаменту за рахунок спрощеної процедури формування документів та обробки зворотного зв’язку від партнерів.
• Виключити потребу у використанні Excel для замовлень і накладних — усе інтегровано в єдину систему.
• Впровадити правила округлення цін у ставці ПДВ 20% (усі обчислення діляться на 6), які зменшили кількість коригувань і розбіжностей.
• Створити прозоре середовище для роботи з даними, щоб швидко і без зайвих зусиль діставати потрібну інформацію.

Загалом сьогодні 99,6% постачальників мережі вже підключені до ЕДО.

Крім цього, в мережі перейшли на використання сервісу Вчасно для підписання договорів, додаткових угод, рахунків, актів виконаних робіт, що значно спростило співробітникам роботу і дозволяє оперативно в електронному вигляді опрацьовувати документи від всіх контрагентів. Також, за даними від партнерів-провайдерів, Аврора отримує від постачальників уже майже 100% зворотних документів, що доводить бажання бізнесів спрощувати документообіг і переходити на ЕДО.

Уроки для бізнесу

Електронний документообіг має безліч козирів, які можуть допомогти бізнесу бути ще більш ефективнішим та прогресивнішим. Впровадження електронного документообігу в Аврора довело, що навіть масштабний проєкт можна реалізувати за короткі терміни. За три місяці майже 100% партнерів компанії перейшли на новий формат роботи. Це не лише зробило фінансові процеси прозорішими, але й дозволило Аврора заощадити час і ресурси, відповідно підвищивши загальну ефективність.

У мережі цінують партнерів і фокусуються на сучасних технологіях, а не застарілих методах.

“Ми віримо, що партнери підтримають наші прагнення, попередній етап був без сумніву рекордним в історії впроваджень, жодна мережа за такий короткий термін не реалізовували схожі проєкти і не залучала таку кількість партнерів. Всі наступні етапи також матимуть високі показники, адже ми багато часу приділили спілкуванню, пошуку зон зросту і обговорень вирішення складнощів при взаємодії”, — кажуть у компанії.

Наступним етапом команда Аврора вбачає реалізацію обміну первинними бухгалтерськими документами з використанням КЕП (кваліфікований електронний підпис). Це дозволить мережі та її партнерам остаточно відмовитися від обміну шаблонними файлами excel через електронну пошту, перевести від 80% паперових документів в процесі поставки та повернення товару (бо саме в цих процесах і  є найбільше складнощів), а також мати оригінали документів у режимі online. Більше ніяких коригувань, тижнів очікувань і нервів співробітників — цей крок дозволить вийти на більш високий рівень комунікації.

Досвід ритейлера демонструє важливі уроки для бізнесу: не бійтеся змін — результати варті зусиль. А перехід на ЕДО — це крок, який робить компанію більш гнучкою, швидкою та ефективною.

Працювати з партнерами, спростивши їм рутинні задачі, забезпечуючи підтримку й комунікацію — це про цінності.