Цифровізація кадрових документів — актуальний запит ринку

Поширений зараз віддалений формат роботи кардинально змінив підходи до організації багатьох бізнес-процесів, зокрема у кадрових відділах. Оформлення відпусток, прийняття на роботу, звільнення — все це вимагає швидкості, зручності та безпеки.

Нещодавні зміни у законі зробили можливими розвиток нових цифрових інструментів на ринку. Відповіддю на цей запит став сервіс «Вчасно.Кадри».

Юридичну силу електронні документи в Україні отримали ще у 2003 році. Відтоді держава та бізнес розвивають ринок електронного документообігу. Втім, кадрові документи довгий час залишалися виключно у папері. Лише в жовтні 2022 року було внесено зміни до законодавства, які дозволили створювати кадрові документи — зокрема накази про відпустки — в електронному форматі.

Ці зміни відкрили нові можливості для тих, хто прагне оптимізувати свої HR-процеси. Компанія «Вчасно» відреагувала на потребу ринку та клієнтів, і розпочала активну роботу над автоматизацією кадрового діловодства. У сервісі “Вчасно.ЕДО” було реалізовано 65 кадрових проєктів для великого та середнього бізнесу. Серед клієнтів — Nokia, Red Bull Україна, Uklon, iPay.ua, Радехівський цукор, ЮРіЯ-ФАРМ. Зокрема, вдалося заощадити понад 100 годин щомісяця на оформленні відпусток і лікарняних, знизити витрати на друк і логістику на 30%, а час підписання одного документа скоротити з 3 днів до 15 хвилин.

“Кадрові процеси потребують юридичної точності й водночас мають бути зручними для учасників процесу. Повна їх реалізація у межах “Вчасно.ЕДО” лише ускладнила б роботу з сервісом, не забезпечивши необхідної простоти та ефективності для вирішення HR-завдань. Саме тому ми створили “Вчасно.Кадри” як окремий сервіс. Він стане єдиною точкою взаємодії співробітника з компанією. Тут він зможе, наприклад, швидко працевлаштуватися, пройти онбординг, переглянути нарахування заробітної плати чи отримати оцінку своєї ефективності. А почали ми із швидкого та зручного оформлення відпустки”, – додає Антон Скоков, керівник сервісу цифрових рішень для бізнесу “Вчасно”.

За даними дослідження Європейської Бізнес Асоціації, у 2024 році 25%  українських компаній дозволяють працювати дистанційно всім категоріям працівників, а ще  63%  — частині співробітників. У таких умовах оформлення та підписання будь-яких документів може вимагати значних ресурсів. Тому кожен бізнес шукає рішення, яке найкраще відповідатиме його потребам.

“Оскільки наші працівники знаходяться у різних частинах України та світу, це ускладнювало роботу кадрового відділу. Ми шукали рішення, яке б допомогло зручно працювати з кадровими документами онлайн. Інтеграція з “Вчасно” дозволила нам перевести понад 80% документів, зокрема кадрові, в електронний формат. І це зменшило час на операційну завантаженість команди до 20%”, – коментує Ольга Неділько, виконавча директорка “iPay.ua”.

Окрім автоматизації оформлення відпусток, до кінця року у сервісі “Вчасно.Кадри” планують реалізувати прийом на роботу, звільнення, переведення, оформлення лікарняних, відряджень та кадрових довідок.

Довідка. “Вчасно” – сервіси цифрових рішень для легкого та зрозумілого ведення бізнесу, який включає електронний документообіг, автоматизацію кадрових процесів, видачу електронних чеків, створення захищених підписів, обмін договорами з партнерами, оформлення товарно-транспортних накладних та подання звітності для ФОПів. Усе це — в онлайн-форматі, швидко, зручно та юридично безпечно.

iPay.ua – провідний український PSP-провайдер для бізнесу, що забезпечує швидке, безпечне та стабільне приймання онлайн-платежів для сайтів, сервісів та додатків.