Сьогодні
192
rauОдним із напрямків, де AI стрімко змінює правила гри, став електронний документообіг. Штучний інтелект для автоматизованого опрацювання документів відкриває нові можливості: від генерації документів за шаблонами й перевірки змісту до їх класифікації, маршрутизації та аналізу.
«Штучний інтелект — це не просто інструмент для автоматизації; це засіб для зростання», — підкреслив CEO Microsoft Сатья Наделла.
І ці слова дедалі краще резонують з бізнесом, адже штучний інтелект став надійним партнером у розв’язанні щоденних завдань. AI доповнює людську працю, допомагає ухвалювати зважені рішення, прискорює рутинні процеси й дає змогу компаніям зосередитися на стратегічних цілях. Ще у 2023 році AI став рушієм змін у багатьох галузях: від медицини та фінансів до маркетингу й логістики. А у 2025-му бізнес вже не запитує: «Чи потрібен штучний інтелект?» На заміну прийшло більш зріле запитання — «Як ефективно інтегрувати AI у свої процеси?».
Штучний інтелект (AI) — це здатність комп’ютерних систем імітувати роботу людського інтелекту: аналізувати інформацію, навчатися на основі даних, приймати рішення та самостійно виконувати завдання, які раніше вимагали втручання людини.
Особливої значущості набувають інструменти на базі NLP (Natural Language Processing), які дозволяють взаємодіяти з системою звичайною мовою, без потреби в коді чи складних командах. Водночас програми для розпізнавання тексту допомагають перетворити скановані копії або зображення документів на структуровану текстову інформацію. Рішення з підтримкою AI усе частіше інтегруються з мобільними пристроями, даючи змогу керувати документами «на ходу». А завдяки вбудованим механізмам захисту та здатності виявляти аномалії в даних, такі системи стають надійними помічниками у сфері інформаційної безпеки. У світі, де даних надто багато, а часу замало, AI-рішення для intelligent document processing допомагають фокусуватися на головному — створенні цінності для клієнтів і бізнесу.
Штучний інтелект активно застосовується в багатьох сферах бізнесу, де допомагає підвищувати ефективність й створювати нові можливості для розвитку.
AI document management system — це ключовий інструмент, що включає технології OCR (оптичне розпізнавання тексту), NLP для класифікації та автоматичного опрацювання документів, а також генерації нових документів на основі наявних шаблонів. Такі можливості особливо ефективні під час інтеграції з ERP– чи CRM-системами, що дозволяє автоматично підставляти актуальні дані, зберігати цілісність інформації та пришвидшувати весь цикл обробки документів.
AI дозволяє значно спростити перевірку документів на відповідність актуальним нормам законодавства та внутрішнім політикам компанії. Наприклад, якщо у системі зберігається велика кількість методологічних або нормативних документів, штучний інтелект може автоматично виявити ті, що втратили чинність або потребують оновлення.
Окрім цього, AI-технології здатні здійснювати інтелектуальний пошук інформації та формувати покрокові інструкції без участі фахівця. Наприклад, достатньо сформулювати промт на кшталт «як оформити запит на оплату постачальнику» — і система надасть конкретний алгоритм дій відповідно до внутрішніх правил компанії.
AI також ефективно працює з великими масивами документів: він здатен швидко знаходити потрібні фрагменти у багатосторінкових файлах або навіть у кількох документах одночасно. А ще – виявляти дублікати, неузгодженості чи потенційні суперечності між числовими даними в різних договорах і нормативних актах. Наприклад, якщо в одному документі вказано іншу ставку ПДВ, ніж у відповідному додатку або шаблоні, AI це виявить і повідомить.
Штучний інтелект також дає змогу відстежувати зміни між версіями документів, пояснюючи, які саме правки були внесені, та як вони можуть вплинути на пов’язані бізнес-процеси. Це спрощує контроль за якістю внутрішньої документації, особливо у динамічних організаціях зі складною структурою погодження.
Крім того, AI-технології можуть самостійно виявляти та відокремлювати конфіденційні дані з документів, наприклад індивідуальні умови в договорах з попередніми клієнтами. Така можливість дозволяє швидко адаптувати наявні шаблони для нових контрагентів без ризику випадкового розголошення чутливої інформації. Однак важливо зауважити, що для таких операцій варто використовувати захищені AI-рішення — з локальним розміщенням або корпоративною передплатою — які гарантують збереження даних всередині компанії та виключають несанкціонований доступ чи передачу інформації третім сторонам.
Як свідчать результати досліджень McKinsey & Company, на які посилається вендор SMART business у своєму вебінарі «Застосування та перспективи AI в електронному документообігу», тенденція впливу AI на бізнес стрімко зростає:
Водночас у дослідженнях йдеться й про виклики, зокрема, що 40% компаній відчувають нестачу кваліфікованих фахівців для впровадження AI, і на сьогодні лише близько 30% організацій мають повністю інтегровані AI-рішення у свої бізнес-процеси.
Компанія SMART business, один із провідних розробників систем електронного документообігу на ринку України, допомагає долати ці бар’єри. Компанія надає експертизу, практичні інструменти й супровід на всіх етапах впровадження AI. Як партнер Microsoft, вендор розробляє рішення, що поєднують найсучасніші можливості штучного інтелекту з реальними потребами компаній.
Компанія Microsoft уже давно є одним із лідерів глобального ринку в розробці інструментів штучного інтелекту. Серед ключових платформ, що базуються на технологіях AI, варто виділити Microsoft 365 Copilot, Microsoft Dynamics 365, Power Platform, Microsoft Teams — як основний комунікатор із глибокою AI-інтеграцією — та Azure AI — повноцінну екосистему для створення інтелектуальних сервісів.
Саме платформа Azure AI активно використовується розробниками SMART business у SmartPoint DMS — флагманському рішенні для організації електронного документообігу. Один із ключових сценаріїв використання рішення — управління електронними документами за допомогою AI. Йдеться про інтелектуальне розпізнавання та обробку документів, що надходять у вигляді сканованих копій, фото або інших візуальних образів. Система працює з будь-яким типом документації: договорами, інвойсами, рахунками, актами виконаних робіт тощо. Не має значення, якою мовою створений документ або за яким шаблоном — завдяки використанню технології Azure Document Intelligence, система розпізнає вхідний файл, робить витягнення даних з документів за допомогою AI та передає ці дані в бізнес-процес. Це дозволяє зареєструвати документ у системі автоматично або в напівавтоматичному режимі — з подальшим запуском автоматизованого маршруту погодження.
Azure Document Intelligence, один із потужних інструментів платформи Azure AI, дозволяє перетворювати зіскановані документи або їхні фотокопії на структуровану інформацію: витягувати текст, розпізнавати ключові поля (дату, номер договору, контрагента та інші) й формувати з цієї інформації картку документа в системі.
Важливо, що використання інструментів document intelligence у SmartPoint DMS дозволяє працювати з документами незалежно від мови чи шаблону їх створення. Це означає, що система однаково ефективно розпізнає й обробляє як документи написані кирилицею, так і латиницею, що особливо важливо для міжнародного бізнесу, де документообіг ведеться паралельно кількома мовами.
SmartPoint DMS дозволяє автоматичне завантаження документів після сканування з альтернативних джерел. Після цього система передає файли до Azure AI Document Intelligence для розпізнавання, структурування та аналізу метаданих. Це дозволяє системі зрозуміти, який саме документ надійшов, до якого типу він належить, які ключові поля містить і за яким маршрутом погодження має рухатися. У результаті можна автоматично створити картку документа, запустити відповідний бізнес-процес погодження або передати документ на подальше опрацювання з мінімумом ручних дій.
Для повторюваних типів вхідних документів система «навчається» розпізнавати типи цих документів, витягувати ключові дані та автоматично створювати картку документа. Завдяки цьому поступово зменшується навантаження на співробітників, а рутинні процеси переходять під контроль AI.
Ще один потужний напрямок — робота з великими мовними моделями (LLM) через екосистему Microsoft Azure. Наприклад, система може прийняти складний текстовий запит через API, розбити його на змістові частини (токени), обробити й повернути вже підготовлений результат разом із потрібними метаданими у внутрішню систему. Вартість таких сервісів можна чітко прорахувати через спеціальні калькулятори Microsoft Azure, які показують вартість не лише за передплату, а й за обробку конкретної кількості сторінок або запитів. Це дає змогу оптимізувати витрати та підібрати найкращу модель під конкретний кейс.
Як бачимо, використання інтелектуальних інструментів в електронному документообігу не обмежується AI-технологіями для розпізнавання тексту і класифікації документів. Все залежить від конкретного завдання і контексту. Завдяки гнучкій логіці обробки, аналізу й сортування документів за допомогою штучного інтелекту, система може автоматично визначати, до якого процесу належить документ, хто має бути наступним учасником погодження або які дії потрібно виконати далі. SMART business працює з індивідуальними запитами клієнтів.
Замовляйте консультацію — і команда експертів допоможе підібрати рішення під специфіку ваших бізнес-процесів так, щоб AI розв’язував конкретні завдання!
134
192
180
