Як зробити HR удвічі ефективнішим: цифровізація кадрів у мережі Кібернетики

На RAU HR Conference, яка пройшла 6 березня, виступили Вадим Прохневський, керівник відділу розвитку бізнесу клієнтів Вчасно, Корнієнко Оксана, інспекторка з кадрів мережі Кібернетики та Сергій Потьомкін, співзасновник мережі Кібернетики. Вони розповіли, як впроваджували ЕДО від Вчасно та яких результатів досягли. RAU публікує основні тези.

Компанія Кібернетики була заснована в 2005 році в місті Херсон. Наразі має 56 магазинів у 12 областях та інтернет-магазин. У мережі працює понад 300 фахівців, магазини приймають понад 350 000 відвідувачів щомісяця. У 2022 році в рамках Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» держава дозволила оформлювати відносити у електронному форматі. Тож електронний документообіг значно спростив багато процесів: погодження, підписання, обмін та зберігання документів. Своєю чергою компанія Вчасно допомагає цифривізувати бізнес.

Про перехід від паперових документів до електронних в мережі Кібернетики

В компанії Кібернетики хотіли оптимізувати всі процеси та розв’язати проблеми з несвоєчасним підписанням документів. Зважаючи, що в мережі багато магазинів, які знаходяться в різних куточках України, люди підписують паперові документи на магазині, потім документи їдуть на підпис директору. Якщо це звільнення, то копії документів необхідно повернути працівнику. Це займало від 10 до 14 днів.

І саме втрата часу – одна з причин переходу на ЕДО. А наразі працівник, починаючи з дня свого звільнення може роздрукувати свої документи зі свого кабінету та надати їх при працевлаштуванні на новому місці.

У цілому будь-які оформлення документів в електронному варіанті тепер набагато швидше та легше.

Про алгоритм оформлення відпустки

На оформлення документів на відпустку йде від 3-5 хвилин. А сам алгоритм виглядає наступним чином:

Як налаштувати перехід та інтегрувати систему в HR-процеси

Після того, як обрали партнера – Вчасно – у мережі Кібернетики провели внутрішні зустрічі з ІТ-відділом та провайдером документообігу. Далі побудували шлях впровадження і окреслили конкретні кроки. Вибрали робочу групу і розпочали тестування. Почали впровадження у мережі – зробили відпустки, переведення, звільнення, далі: прийняття нових співробітників. Зараз останній процес займає до 15 хвилин (раніше – 2 години).

 У цілому після впровадження ЕДО від Вчасно в мережі Кібернетики отримали ряд переваг: