Як мережа Фора трансформувала обробку документів за допомогою роботизації та штучного інтелекту

Уявіть собі типову компанію у галузі ритейлу, яка щодня стикається з горами документів, що накопичуються на столах бухгалтерів. Кожен рахунок, акт, кожна видаткова накладна потребує уваги, перевірки та внесення в систему. Часу завжди не вистачає, а ризик помилок зростає з кожним новим документом. Саме з цим зіткнулася компанія Фора, одна з провідних українських мереж продуктових магазинів.

Проблема, яка стримувала розвиток

Бухгалтерський відділ ритейлера щодня обробляв сотні, а іноді й тисячі документів. Ручна обробка вимагала величезних людських ресурсів. Це не лише затримувало фінансову звітність, але й створювало додаткове навантаження на співробітників, що могло призвести до вигорання.

«Наші фахівці були перевантажені, а процеси ставали неефективними. Ми розуміли, що так більше тривати не може, тому шукали рішення, яке допомогло б нам полегшити роботу співробітників і вийти на новий рівень ефективності», – розповідає Юлія Танцура, головна бухгалтерка мережі продуктових магазинів Фора.

Пошук ідеального рішення

Компанія розпочала пошук технологій, які б могли автоматизувати рутинні завдання. Після аналізу ринку та доступних інструментів, вибір зупинився на компанії Іннора, чий досвід у роботизованій автоматизації процесів (або RPA, від англ. Robotic Process Automation) та інтеграція з сервісом RaccoonDoc (сервіс зчитування та розпізнавання документів на основі штучного інтелекту) стали вирішальними факторами.

«Ми були приємно вражені тим, як Іннора підходить до розв’язання проблем клієнта. Вони не просто пропонують технологію, а й створюють рішення під конкретні потреби бізнесу», – каже Андрій Учень, керівник департаменту з управління проєктами мережі продуктових магазинів Фора.

Впровадження інновацій: від теорії до практики

Співпраця з Іннора почалася з детального аналізу процесів Фора. Команда занурилася в роботу бухгалтерського департаменту ритейлера, щоб зрозуміти всі нюанси та виклики.

Етап 1: Автоматизоване вивантаження документів

Робот, розроблений на базі платформи UiPath, почав з автоматизації вивантаження документів із системи «Вчасно» Тепер замість того, щоб вручну відстежувати та завантажувати документи, процес виконує робот: швидко і безпомилково, за заданими параметрами та графіком.

Етап 2: Інтелектуальне розпізнавання з RaccoonDoc

Наступним кроком стало використання RaccoonDoc – провідного в Україні та світі сервісу зчитування та розпізнавання документів на основі штучного інтелекту. Робот отримує з документів усі необхідні дані, навіть якщо вони містяться в різних форматах чи мають неточності.

«RaccoonDoc виявився справжнім відкриттям. Штучний інтелект дозволяє нам отримувати точні дані навіть з найскладніших документів», – зазначає Юлія Корнійчук, керівниця відділу обліку матеріальних активів та одна з власників роботизованого процесу у Фора.

Етап 3: Автоматичне внесення даних в SAP

Найбільший ефект принесла автоматизація внесення даних в ERP систему SAP. Робот виконує цю задачу, дотримуючись логічних блоків, що дозволяє коректно розподілити документи (акти та видаткові накладні). Він завантажує розпізнані дані в SAP та створює проведення бухгалтерського обліку.

Цей підхід дозволив забезпечити високу точність внесення даних та відповідність внутрішнім бізнес-процесам «Фора». Робот діє за чітко визначеними правилами, що мінімізує можливість помилок і пропусків.

Етап 4: Контроль та зворотний зв’язок

Після завершення обробки робот автоматично проставляє ярлики в системі Вчасно для опрацьованих документів і сповіщає відповідальних осіб детальним звітом. Це забезпечує повну прозорість процесу та дозволяє миттєво реагувати на будь-які питання.

Результати, що перевершили очікування

Впровадження автоматизації призвело до відчутних результатів:

• Час обробки документів скоротився на 85%. Якщо раніше на обробку однієї партії документів витрачалися години, то тепер це займає набагато менше часу.
• Кількість помилок зменшилася до мінімуму. Штучний інтелект та роботизація практично виключили людський фактор.
• Підвищилася мотивація співробітників. Бухгалтери змогли зосередитися на аналітичній та стратегічній роботі, замість постійних рутинних завдань.
• Оптимізація ресурсів. Компанія змогла більш ефективно перерозподілити людські ресурси.

«Ми навіть не очікували, що зміни будуть такими кардинальними. Автоматизація не лише підвищила нашу ефективність, але й відкрила нові можливості для розвитку», – додає Юлія Танцура.

Інновації як шлях до лідерства

Досвід Фора є яскравим прикладом того, як впровадження сучасних технологій може трансформувати бізнес. У конкурентному світі ритейлу швидкість і точність мають вирішальне значення. Використання RaccoonDoc та співпраця з Іннора дозволили компанії Фора не лише розв’язати нагальні проблеми, але й закласти фундамент для майбутнього зростання.

«Співпраця з Фора для нас дуже цінна. Ми бачимо, як наші рішення реально допомагають бізнесу ставати кращим і це мотивує нас рухатися вперед», – підсумовує Катерина Тимошенко, керівник RPA-департаменту в Іннора.

Що далі?

Фора планує продовжувати впровадження роботизованої автоматизації не лише в бухгалтерії, але й в інших підрозділах компанії, наприклад в HR. У відділі кадрів RPA може бути використано для автоматизації процесів рекрутингу, обробки заявок на відпустки, обмін даними з Пенсійним фондом України, підготовки звітності та інших рутинних завдань.

Крім того, компанія розглядає можливість розширення використання RaccoonDoc для розпізнавання інших типів документів, не лише бухгалтерських. Це можуть бути контракти, заявки, кадрові та інші важливі для бізнесу документи, які потребують швидкої та точної обробки. Використання штучного інтелекту в цих процесах може значно підвищити ефективність роботи різних підрозділів компанії.

Висновок

Трансформація обробки документів у Фора – це не просто приклад успішної автоматизації, а демонстрація того, як інновації можуть змінити культуру компанії, підвищити її конкурентоспроможність і відкрити нові горизонти. У сучасному бізнес-середовищі ті, хто готовий прийняти зміни та інвестувати в технології, отримують значну перевагу.

Довідка: Фора – мережа сучасних продуктових магазинів біля дому, яка входить до торгово-промислової групи Fozzy Group. Мережа налічує понад 350 магазинів у десяти регіонах України, і є лідером за кількістю торгових точок у Київській області.

Іннора – провідний постачальник рішень з роботизованої автоматизації процесів. Компанія допомагає бізнесу оптимізувати процеси та підвищити продуктивність за допомогою передових технологій, таких як RPA, AI агенти, штучний інтелект та машинне навчання.

RaccoonDoc – сервіс зчитування та розпізнавання документів на основі штучного інтелекту. Сервіс дозволяє швидко та точно отримувати дані з різних типів документів, підвищуючи ефективність бізнес-процесів.