Як Fozzy Group впроваджує електронний документообіг та автоматизовує бізнес-процеси всередині компанії: сервіс WhiteDoc

Масовий перехід бізнесів на віддалений формат роботи в карантинний період та в період воєнного стану послугував причиною переведення роботи з паперовими документами в цифровий формат. Електронний документообіг – це ефективний інструмент для організації внутрішньої комунікації між відділами та співробітниками. Обмін електронними документами все більше набирає популярності та впроваджується в компаніях різних масштабів і галузей.

Як електронний документообіг змінює звичні процеси всередині компанії: кейс Fozzy Group

Одним з успішних кейсів із впровадження електронного документообігу є відомий український рітейлер Fozzy Group – одна з найбільших торгово-промислових груп України, що включає понад 700 торговельних об’єктів. Бізнес-інтереси групи охоплюють виробництво продуктів харчування, банківський та ресторанний бізнеси, а також включає такі відомі бренди як Сільпо, Fozzy, Фора, Thrash!Траш!, Le Silpo та власні торговельні марки Премія, Premіya Select, Повна чаша та інші. 

«Наша компанія є одним з найбільших роботодавців України і налічує більше 67 000 працівників. 2020 рік став для бізнесу всього світу справжнім викликом, карантинні обмеження спричинені епідемією вірусу Covid-19 створили нову реальність, у якій багато працівників були вимушені працювати віддалено. Дані обставини змусили адаптуватися до нових умов ведення бізнесу, ефективності операційних задач та кадрової політики. Але ще більшим ударом стали події 24 лютого 2022 року, після початку повномасштабної війни. Для того щоб вистояти, довелося змінити поглядии на внутрішні таі зовнішні бізнес-процеси. Тому одним із напрямів підвищення ефективності нашої роботи, ми обрали переввід з паперового у цифровий формат бізнес-процеси», – коментує Іван Славіогло, віце-президент по інформаційним технологіям Fozzy Group.

У цифровий формат були переведені такі процеси:

• кадрове діловодство – в умовах віддаленої роботи було необхідно впровадити кардинальні зміни у цьому питанні, особливо коли в компанії працює більше 67 000 працівників;
• управління орендними площами та договірну роботу з орендарями, а це від 100 до 300 договорів, додаткових угод на місяць;
• документна комунікація з контрагентами, що становить близько 1500 типових договорів, актів, заявок та додаткових угод на місяць;

Основними завданнями стали прискорення, здешевлення та мінімізація ризиків цих бізнес-процесів. Для вирішення цих питань Fozzy Group використали сервіс WhiteDoc від EDIN, який дозволив спростити:

• процедуру створення та погодження заяв на відпустку, звільнення, переміщення працівників між відділами та бізнесами групи компаній;
• процедуру обробки договорів оренди та переведення їх у цифровий формат;
• процедуру масового підпису актів, заявок, договорів, додаткових угод в один клік.

Результат впровадження в роботу сервісу WhiteDoc

Першим кроком автоматизації цих процесів було їх впровадження у мережі Сільпо. Отриманий результат дозволив масштабувати проект автоматизації цих бізне-процесів на весь холдинг. “Уявіть собі, що тепер декілька сот документів, які раніше лежали і чекали мого підпису та пройшли довготривалий шлях погодження серед моїх колег, я підписую у декілька кліків“, – зазначає Іван Славіогло. 

Електронне рішення для організації внутрішньої комунікації між відділами та співробітниками: сервіс WhiteDoc

На прикладі кейсу Fozzy Group можна побачити, що за допомогою сервісу WhiteDoc можна швидко та законно налаштувати процедури обміну електронними документами для того щоб:

• до 40% прискорити опрацювання, погодження та підпис внутрішніх та зовнішніх документів;
• до 90% скоротити строки доставки документів та гарантувати їх отримання будь-де; 
• до 15% економити щорічно за рахунок скорочення часу на обробку документів та витрат на їх друк, пересилку та зберігання;
• на 100% забезпечити захист документів від втрати, пошкодження чи його фальсифікації.

Новорічна пропозиція від WhiteDoc

WhiteDoc – це хмарний сервіс, який призначений для автоматизації документообігу бізнесу. Зараз діє спеціальна новорічна пропозиція WhiteDoc: обирайте найкращий подарунок для свого бізнесу – розумний електронний документообіг зі знижкою 10% на річний пакет. Працюйте всією командою через WhiteDoc, пришвидшуйте процеси та будуйте ефективний бізнес. Акція діє з 1.12.2022 по 31.01.2023 включно. Умови акції доступні за посиланням