Як цифрові інструменти підвищують ефективність торговельних мереж: кейс Київхліб

Як компанія Київхліб здійснила успішний перехід на електронний документообіг та як працюють два магазини мережі в столиці без касирів.

Під час RAU Expo 2025 виступили Антон Скоков, керівник цифрових сервісів для бізнесу Вчасно, Ярослава Білан, генеральна директорка ТОВ «Фірмова мережа Київхліб» та Сергій Мягков, директор департаменту із комунікаційних технологій ТОВ «Фірмова мережа Київхліб» розповіли, як компанія переходила від паперів до електронного документообігу (ЕДО), які мали виклики і що отримали в результаті. RAU публікує основні тези.

Про мережу Київхліб

Бренду Київхліб близько 100 років, а історія самої компанії почалася в 2015 році, коли спільно з КМДА відкрили 200 торгових об’єктів в місті Київ та області. Основна задача була – надати киянам хліб зі знижкою від 20% до 70%.

Станом на початок червня фірмова мережа Київхліб налічує 214 магазинів у Києві та 19 в області, має понад 30 000 покупців та понад 12 000 клієнтів отримують хліб зі знижкою за карткою киянина.

Основна задача була – взяти під контроль всі товарні запаси, які знаходяться на всіх точках. Це було складно, адже є близько 60 постачальників, які доставляють товар на понад 200 локацій, де немає планшетів і прихід фіксується в паперовій формі. Це все передавалося через інкасаторів центрального офісу і теж опрацьовувалося в ручному режимі. Тож затримка між надходженням товару за документами та його фактичною наявністю складала 10 днів. 

Неможливо було контролювати залишки та взяти під контроль замовлення. Тож компанія вирішила рухатися до цифровізації, у чому допомогли партнери – компанія Вчасно. Основна задача – взяти під контроль усі товарні запаси, які знаходяться на всіх локаціях.

Шлях компанії до цифровізації

Почали етап впровадження та зіткнулися з проблемою – навчання персоналу. Це був реальний виклик, адже середній вік продавця – 50+, і потрібно було навчити користуватися планшетом. Тоді створили канал на YouТube: записували ролики, викладали і кожен співробітник міг подивитися чітку інструкцію.

Як результат: компанія сформувала якісний документообіг, наразі всі точки мають планшети та прихід товару фіксується онлайн. Кожен продавець має КЕП, яким прямо на торгівельному майданчику підписує документи (видаткові накладні), які надходять через Вчасно. Одна людина адмініструє 400 продавців.

Також у мережі є картка киянина. Це картка Ощадбанк, яка валідує клієнта, яку саме знижку надавати. Soft, який це реалізує – абсолютно унікальний.

Про магазин без продавців

Початок повномасштабного вторгнення посилив кадрову кризу і почали шукати варіанти, як продовжувати працювати. Один з виходів – відкриття локації без продавців. Коли клієнт приходить, двері автоматично відкриваються, коли уходить – двері закриваються та вимикається світло.

Кондиціонування точки працює віддалено. Реалізовано консьєрж-сервіс: клієнт може зателефонувати та запитати, як користуватися касовим обладнанням. Такі локації працюють в столиці на Печерську та на Оболоні. І компанія продовжить рухатися цим шляхом.