Фора перевела в електронний формат понад 100 000 документів за рік: як це працює

Компанія Фора перевела в електронний документообіг майже 100 000 документів за останній рік. Про те, як оцифрувати бізнес-процеси, видати співробітникам електронні ключі та легко проходити перевірки розповідає головна бухгалтерка мережі Юлія Танцура.

Коридори були завалені мішками з документам. До впровадження електронного документообігу альтернатив не було, тому ми роками працювали з паперами від партнерів, а гігантські стоси документів були всюди в офісі. Паперові архіви й досі наводять жах на співробітників. Через велику географію покриття, наявність магазинів у райцентрах, селах, логістика документів – це великий виклик.

Кожні три місяці, коли ми вивозили документи в архів, наші коридори були завалені мішками. Тож з 2019 року ми наважились на впровадження ЕДО. Спершу з електронними документами працювало лише два департаменти: адміністративний та маркетинговий. А коли почалася пандемія, то працювати у «Вчасно» погодилися всі. Нам пощастило, що ми вже були готові до віддаленої роботи, мали цей досвід і налаштовані архіви. Тоді поставили за мету перевести 75% документів за рік в електронний формат, результат – 72%. І цей високий показник нас задовольнив.

Спершу був невеликий спротив щодо відмови від паперів. Деякі співробітники та партнери сприйняли нововведення без особливого ентузіазму. Але вагомими аргументами спочатку стала пандемія COVID-19, а пізніше – повномасштабне вторгнення. Якщо партнери вмотивовані швидше отримати гроші чи послуги, то електронний документообіг – ефективний інструмент, який цьому сприяє. Тому бажання – це головне в процесі переконання як співробітників, так і партнерів.

З початком повномасштабного вторгнення, відчутно зростала кількість договорів і контрактів, які ми підписували в електронному виді. Саме це дозволило працювати з партнерами, які перебували в різних локаціях. Зараз у папері залишилися лише документи з тими контрагентами, яким все ще складно впровадити ЕДО – комунальні підприємства та ЖЕКи. Багато наших магазинів знаходяться в невеликих містечках та селах, де постачальники комунальних послуг для магазинів майже не працюють в ЕДО.

Які вигоди ми отримали

Проходити перевірки стало простіше. Ми велика компанія, тож зобов’язані щороку проходити аудит. У нас постійно запитують документи на перевірку, і тепер для їх пошуку нам не треба їздити в архів. Для податкової ми надаємо документи в електронному виді, що набагато швидше та простіше, ніж збирати все в папері.

Швидкість. Як правило, підписання договору затримує початок партнерства. І якщо візування та підписання паперового договору займає тиждень, то в електронному форматі це можна зробити за день.

Збереження інформації. Ми усвідомлюємо, що в умовах війни, систематичних атак і обстрілів, папір – ненадійне джерело зберігання документів. 

Мінімізація помилок. У договорах помилка в цифрах та формулюваннях може дорого обходитися бізнесу. В електронному ж виді такі помилки робляться рідше, оскільки людський фактор зводиться до мінімуму, є автовиправлення та можливість внести правки та оперативно перезавантажити документ.

Ми плануємо автоматизовувати процеси у Фора й надалі. Як от видавати співробітникам електронні ключі. Зараз у нас понад 1500 активних КЕПів (кваліфікованих електронних підписів). До кінця 2024 року буде понад 2000. Електронний ключ мають усі працівники, які підписують первинні документи.Наразі в електронний формат переведена більшість касових документів, а далі плануємо запроваджувати електронні накладні та ТТН.

Ми вже перевели в ЕДО 73% документів і продовжуємо рухатися в цьому напрямку.  Цифровізація штовхає бізнес вперед, дозволяє працювати ефективніше та заробляти більше.