Цифровізація закупівель за добу: кейс мережі Файно маркет

Бізнес розвивається, зростають витрати, а отже, закупівлі займають все більш важливе місце в успіху компанії. Кожному бізнесу потрібно швидко та вчасно інтегрувати в операційну діяльність інструменти, які не тільки спростять процеси, але й нададуть можливості для економії.

Директор департаменту інформаційних технологій мережі магазинів Файно маркет Дмитро Сарваді розказав про те, як впровадження платформи для управління закупівлями E-Tender допомогло з керуванням витратами в період динамічного розвитку.

Коли компанія зростає, збільшується й обсяг витрат. Критичне значення в цей момент має інтеграція інструментів управління такими витратами. Як на директора департаменту інформаційних технологій на мене покладено не тільки технічні завдання, а й оптимізація операційних процесів бізнесу. Попри важкий період для всієї економіки України й для нашої компанії у 2022 році, ми досягли значних показників розвитку. Наша мережа магазинів входить до десятки кращих ритейлерів країни за швидкістю розширення торгівельної мережі.

За результатами оцінки Forbes Ukraine та robota.ua, мережа магазинів Файно маркет зайняла одну з лідируючих позицій серед 50 найкращих роботодавців країни у цьому році.

Звичайно, такий динамічний розвиток потребував і значних вкладень. Постала проблема інтеграції інструментів для ефективного управління витратами й інвестиціями. Ці інструменти мають безпосередній вплив і на штатні бізнес-процеси з закупівель. Проблема стосується не лише диджиталізації процесів закупівель, а й забезпечення прозорості таких операцій.

Як IT-директор я розумію, що правильне рішення ґрунтується не тільки на диджиталізації процесів. Критично важливо створити прозорість управління такими операціями, щоб компанія могла використовувати максимум інформації для прийняття влучних рішень.

До моменту, коли ми зупинились на закупівельній платформі E-Tender, я оцінив усю ланку етапів закупівель, зокрема, IT-департаменту. Необхідно було визначити, хто наші постачальники, які ще є гравці на ринку, які переваги співпраці саме з цими контрагентами. Я дійшов висновку, що цифровізація повинна спиратись не лише на автоматизацію процесів закупівель з забезпеченням прозорості, а й на відбір постачальників з вигідними умовами партнерства.

Інтеграцію дійсно провели миттєво. Насамперед це було можливо завдяки тому, що робоча група складалась з експертів у сфері закупівельних операцій та представників технічної команди, які працювали паралельно. З ними справді просто комунікувати та реалізовувати задуми.

Роботи були завершені всього за день:

• створення електронного кабінету компанії з врахуванням організаційних особливостей бізнесу;
• налаштування закупівель зі збереженням вимог до контрагентів та процесу погоджень;
• навчання персоналу департаменту тонкощам публікації та закриття закупівель.

Перша реальна закупівля була оголошена вже на наступний день після інтеграційних робіт.

Ми були вражені підсумками перших закупівель. Один з наших постачальників, з яким ми довго комунікували напряму щодо умов, надав найвигіднішу пропозицію саме на майданчику.

Першою – тестовою – закупівлею стала процедура пошуку ліцензій ПЗ. Одразу після формування вимог до умов на майданчику з нашого боку менеджер надав розгорнуту відповідь щодо уточнень для покращення взаємодії з потенційними партнерами та постачальниками.

Саме завдяки якісному зворотньому зв’язку з боку менеджера та базі актуальних постачальників E-Tender ми отримали пропозиції від 12 постачальників, з частиною яких наші співробітники по закупівлях не були навіть знайомі. Переможцем стала компанія, з якою ми раніше вели переговори напряму, але не досягли порозуміння. Так, пропозиція була навіть вигідніша за ту, яку ми отримали ще до впровадження інструментів закупівель.

Впровадження нових рішень з E-Tender дало нам поштовх для оптимізації внутрішніх операційних процесів.

З метою збільшення ефективності впровадження інструменту диджиталізації закупівель паралельно ми вирішили налагоджувати взаємодію між департаментами та розробляти нормативну базу категорійних стратегій.

Хоча інтеграція сучасних технологій дозволила нам краще керувати витратами й управляти бюджетною складовою, ми зрозуміли, що потребуємо комплексної оптимізації внутрішніх процесів для ще більш стрімкого розвитку. Завдяки співпраці з E-Tender ми знайшли нові моделі та тактики. Наш досвід доводить, що рішення можуть бути дійсно ефективними без значних фінансових інвестицій та довгого шляху впровадження.