Поради для ефективно управління часом у бізнесі та роботі

Управління часом: ключ до успішного бізнесу

Тайм-менеджмент впливає на ефективність і продуктивність роботи співробітників підприємства чи компанії, допомагає вкластися в терміни, підвищує якість виконання завдань. У питанні, чому тайм-менеджмент важливий для компаній, відповідь така: навички розумного управління часом сприяють визначенню пріоритетності робочих завдань і швидкому досягненню поставлених цілей. 

Створення ефективного робочого розкладу

Перший реальний крок у формуванні ефективних графіків роботи — це знання команди. Керівнику потрібно переконатися, що співробітники виконують обсяг роботи відповідно до потреб клієнтів та професійних обов’язків. Передумовою створення ефективного розкладу є встановлення пріоритетності завдань та їх розподіл між членами команди. З цією метою варто залучати техніки планування робочого часу:

1. Починати день зі створення розпорядку.
2. Розташовувати завдання відповідно до пріоритетності.
3. Подрібнити великий проект на кілька малих блоків.
4. Обмежити дію факторів відволікання.
5. Зосереджуватися на виконанні одного завдання.
6. Робити регулярні перерви.
7. Навчитися казати «ні».
8. Підводити підсумки певного етапу роботи.
9. Делегувати завдання.

Ефективними техніками є 52/17, Pomodoro, метод швидкого планування часу, правило 80/20.

Делегування завдань

Передача завдань збільшує продуктивність. Працівник незалежно від посади — керівник, менеджер проекту, член команди — не повинен все робити самостійно. Варто доручити деякі завдання іншим колегам, які впораються краще і швидше. Якщо роботу немає кому делегувати, бізнесмену варто подумати щодо найму працівника. 

Вибір завдань для делегування і передача співробітникові — це стратегічний процес, який вимагає глибокого розуміння сильних сторін команди та загальних цілей компанії. Доручення завдань має узгоджуватися з досвідом і сферами діяльності співробітників. Завдяки делегуванню члени команди розвиваються у професійному напрямку. У процесі виконання доручень важлива ефективна комунікація. Учасники вирішують незрозумілі питання, усувають проблеми та швидко досягають позитивного результату.

Важливість пауз та відпочинку

Без зміни діяльності продуктивність знижується. Для тривалого виконання проекту важливо систематично відволікатися. Паузи не повинні бути довгими. Достатньо через кожну годину відпочивати по 10 хвилин. Під час відволікання працівник відновлює енергію шляхом виконання фізичних вправ для всього тіла й очей зокрема, перекусу легкою стравою, насиченою білком. Можна прогулятися та просто розслабитися сидячи.

Використання технологій для оптимізації робочого часу

В тайм-менеджменті допомагають платформи на зразок Slack — програми групового чату, які забезпечують швидкий доступ до інформації членам команди. Застосунки допомагають автоматизувати завдання, дотримуватися встановлених термінів, ділитися інформацією. З цією метою використовуються хмарні технології, Trello, Asana. Платформи підвищують продуктивність, допомагають відстежувати робочий час кожного члена команди. Важливо, щоб доступ до програмного забезпечення був відкритим для користувачів різних девайсів. Це забезпечує продуктивність праці віддалених робітників. 

Резюме

Тайм менеджмент — необхідна передумова успішності бізнесу. Завдяки інструментам і навичкам ефективного керування часом робочі завдання виконуються відповідно до дедлайнів. Значну роль у тайм-менеджменті для бізнесу відіграє встановлення пріоритетності та делегування. Щоб організувати продуктивну роботу команди, варто застосовувати технології.