Свято без турбот: як організувати обслуговування на великому публічному заході

Менеджер по роботі з ключовими клієнтами компанії SHEN Марина Ходорковська про те, що потрібно враховувати при підготовці та проведенні фестивалів, виставок, презентацій та інших заходів з великою кількістю гостей.

В Україні чи не щодня відбуваються різноманітні події, що збирають сотні та тисячі гостей: різноманітні виставки і ярмарки, фестивалі і свята, презентації та покази. Кожне з них має свої особливості, але одне залишається незмінним: у місцях скупчення великої кількості людей вкрай важко підтримувати чистоту. Особливо, якщо подія так чи інакше пов’язане з food-індустрією: тоді відвідувачі фестивалів залишають після себе вражаючу кількість різноманітних відходів. Однак нещодавно на святі власного імпорту Сільпо – BeerMasterDay-2017 – організаторам вдалося уникнути подібних проблем: весь час проведення заходу територія залишалася чистою і допомагала створювати святковий настрій. Порядок під час BeerMasterDay-2017 забезпечував багаторічний партнер Асоціації рітейлерів України – провідна facility-компанія України SHEN. Що потрібно враховувати організаторам подібних заходів і що потрібно від виконавця, RAU розповіла менеджер по роботі з ключовим клієнтами компанії SHEN Марина Ходорковська.

В першу чергу, перед початком робіт необхідно обговорити з замовником основні робочі моменти і врегулювати ряд деталей. По-перше, домовитися про перегляд об’єкта обслуговування. При особистому відвідуванні потрібно звернути увагу на наявність технічного приміщення для персоналу, стан приміщення, обговорити заплановану кількість гостей, детально проговорити всі види і специфіку робіт, кількість адміністративного персоналу, який має контролювати і приймати роботи, можливі форс-мажори і регламент реагування на них.

По-друге, потрібно чітко знати і отримати в письмовому вигляді інформацію по:

• Площі приміщення під захід;
• Види робіт – деталізовано, також зони відповідальності двох сторін;
• Кількість днів, яке триває захід, кількість годин, яку повинен проводити кожен працівник, графік змін;
• Які витратні матеріали, інвентар, професійна техніка будуть потрібні;
• Бюджет;
• Контакти куратора, який відповідає за комунікацію.

Тільки коли ці попередні умови узгоджені, всі деталі обговорені і зафіксовані, можна приступати до детального складання плану і бюджети обслуговування заходу.

Як розрахувати необхідну кількість персоналу?

Кількість персоналу залежить від площі приміщення, яке обслуговується, видів робіт, які необхідно провести, кількості часу, необхідне на об’єкті.

Якщо брати як приклад BeerMasterDay-2017, то в комплекс послуг по його обслуговуванню увійшло:

1. Супровід під час заходів (прибирання);
2. Збір і вивіз сміття;
3. Прибирання та миття тентів і тераси;
4. Комплексна генеральне прибирання до і після заходу;
5. Глибоке очищення різних поверхонь до або після заходу;
6. Поставка витратних матеріалів;
7. Обслуговування санвузлів і біотуалетів.

Виходячи з поставлених перед SHEN завдань, запланованої кількості гостей, розмірів приміщення й інших чинників, про які говорилося раніше, ми порахували мінімально необхідну кількість персоналу, який буде працювати на заході. У перший день (підготовка до свята) працювало двоє людей. У другій – коли власне і проходив BeerMasterDay, ми виділили п’ять співробітників. На третій день – прибиранням після заходу і згортанням обладнання займалося два фахівця. Крім того, кожен день на території присутній наш адміністратор, який контактував з організаторами і координував роботу наших співробітників.

До чого потрібно бути готовим?

Організація свята для багатьох тисяч гостей – завжди важка робота. З одного боку – потрібно бути готовим до будь-яких несподіванок: від погодних катаклізмів до раптового напливу відвідувачів у значно більших обсягах, ніж прогнозувалося. З іншого – до всього підготуватися все одно не вийде, і практично напевно з’являться якісь непередбачувані фактори, які можуть бути як позитивними, так і негативними.

Практика показує, що тісна взаємодія організаторів і запрошеної facility-компанії здатна нівелювати більшість неприємних несподіванок. Наприклад, шляхом проведення неурочних робіт, про необхідність яких ніхто не міг підозрювати до заходу, або за допомогою залучення додаткового персоналу або виділення необхідного допоміжного обладнання. Грамотний виконавець завжди страхується, розуміючи, що проведення свята для тисяч клієнтів може зажадати додаткових ресурсів.

Читайте також –

Пива і видовищ: як пройшов Сільпо BeerMasterDay – 2017 (фоторепортаж)