Від рутини до повної автоматизації у ритейлі. Кейс Ultramarket

Мережа супермаркетів Ultramarket розпочала цифровізацію з бухгалтерських та юридичних документів, далі автоматизувала ключові процеси з постачальниками та перейшла до підготовки впровадження еТТН. Про те, як оптимізувати ресурси та організувати ефективну взаємодію з постачальниками, розповідає ІТ-директор мережі Ultramarket Сергій Галас.

Із чого розпочали

Спершу із використанням «Вчасно.ЕДО» цифровізували бухгалтерський та юридичний департаменти ще у 2021 році. Зокрема, перевели в електронний формат договори, акти звірки та інші документи.

Наступним кроком стала робота з сервісом «Вчасно.EDI». Спочатку мережа використовувала вебверсію та її функціонал. Згодом інтегрували модульне рішення з власною обліковою системою та поступово додавали нові функції для оптимізації роботи з постачальниками.

Низку рутинних операцій компанія делегувала цифровому сервісу. Таким чином технології EDI дозволили менеджерам зосередитися на важливих завданнях, таких як перевірка асортименту, організація поставок та ведення перемовин з партнерами.

В подальших планах компанії – перевести всіх постачальників в електронний формат та використовувати “Вчасно.EDI” максимально ефективно. Це допоможе вивільнити до 20-30% часу працівників та перенаправити його на інші завдання.

Зараз мережа Ultramarket займається переведенням максимальної кількості постачальників в ЕДО та EDI. А також розпочала підготовку до впровадження електронної ТТН. Компанія намагається підготувати всі потрібні документи в електронному форматі до обов’язкового впровадження еТТН державою, а саме прихід/розхід товару, акти звірки та інші.

Головні виклики

Спротив партнерів

Успіх цифровізації мережі залежить від впровадження контрагентами діджитал інструментів. В Ultramarket відчутний найбільший спротив з боку постачальників-ФОП. Багато з них досі ставляться до технологій скептично. Тому компанія обрала гнучкий підхід: з деякими партнерами продовжує працювати в паперовому форматі, а з іншими використовує цифрові сервіси. Оскільки кожен постачальник має свою специфіку роботи, перехід на електронний формат займає різний проміжок часу. Тому мережа навчилася домовлятися з партнерами. Компанія проводить консультації та підтримує постачальників на кожному етапі. Ця робота вже принесла результати: більшість ФОП перейшли до впровадження електронних замовлень, що стало важливим кроком для бізнесу.

Налаштувати систему та створювати нові функції допомагає підтримка провайдера та зворотний зв’язок від партнерів. Під час тестування з’ясувалося, що деякі з них потребують двох накладних на одне замовлення. Ця вимога актуальна не для всіх, але таку потребу передбачили в обліковій системі. Адже це сприяє співпраці та допомагає іншим у користуванні цифровими інструментами.

Дефіцит кадрів та робота з працівниками

В мережі Ultramarket дефіцит кадрів станом на 2025 рік становить близько 30%. Лише в одному з магазинів змінилося чотири оператори. Навчання одного такого спеціаліста основам роботи в мережі може зайняти до півроку. Проте автоматизація дає важливу перевагу, і в неї варто інвестувати. При відкритті нового магазину немає потреби додатково шукати бухгалтера, оскільки всі процеси вже інтегровані в єдину систему. Це дозволяє ефективно організувати роботу в нових торгових точках. А працівники не відчувають додаткового навантаження.

Переваги для мережі та постачальників

• Єдиний стандарт обміну документами. Мережі важливо отримувати та обробляти документи від партнерів у єдиній системі. За допомогою сервісу “Вчасно.EDI” організували зручний ланцюжок постачання товарів, який автоматично формує всі необхідні для цього електронні документи.
• Цифрові інструменти заощаджують час для мережі та постачальників. Під час відвантаження товару постачальник створює видаткову накладну та надсилає ритейлеру. Далі ритейлер підписує її зі свого боку. У випадку розбіжностей мережею створюється електронно відповідний акт. Отже всі документи готові та підписані, поки товар прямує в магазин. А якщо документ потребує редагування, менеджер може швидко внести зміни онлайн. Не потрібно додатково друкувати та надсилати контрагентам на підпис.
• Зменшили та оптимізували помилки у логістиці. Працівники легко контролюють проміжні документи, які створюються під час обміну: залишки на складі, відвантаження, прийняття товару. На кожному етапі можна виявити збій та вчасно його вирішити.

Автоматизація процесів необхідна як мережам, так і постачальникам. Цифрові інструменти прискорюють обмін документами між партнерами, оптимізують логістичні процеси та дозволяють товарам швидше потрапити на полиці магазинів.

Однак, цифровізація бізнесу завжди починається зсередини. Неможливо ефективно автоматизувати зовнішні процеси, якщо співробітники досі працюють із паперовими документами та виконують рутинні завдання вручну.