Секрети кадріння: які новації в роботі з персоналом використовує мережа Novus

HRD торговельної мережі Novus Катерина Цибур в інтерв’ю Delo.ua розповіла, навіщо компанія перейшла на децентралізоване регіональне управління, як працює власна кузня кадрів ритейлера, чи мотивує підвищення зарплат на 28% та як міжнародна компанія готується до реінтеграції ветеранів. RAU пропонує ознайомитися з основними тезами її розповіді.

У Катерини Цибур багаторічний досвід управління великими командами у різних галузях — від ритейлу та транспорту до важкої промисловості та будівництва. Нині вона визначає політику управління персоналом мережі Novus — одного з найбільших міжнародних ритейлерів в Україні, який працює попри війну.

Про нові тренди на ринку праці

Ринок праці зараз постійно балансує між запитом працівників та можливостями роботодавця. У ритейлі потреба у персоналі повернулася на довоєнний рівень, але роботодавці шукають можливості для оптимізації процесів, зважаючи на свої фінансові можливості та дефіцит персоналу. За останні два роки суттєво змінилися вимоги до роботодавця: акцент з рівня оплати, який був завжди ключовим чинником, змістився на людино-центричність — гуманність, розуміння потреб, гнучкий робочий графік, соціальні гарантії та піклування про працівників.

Відповідно, в Novus системно почали переглядати наявні категорії працівників та впроваджувати нові. Від жовтня 2023 року триває робота з оновлення EVP (ціннісної пропозиції компанії як роботодавця), яка заснована на вивченні вимог з боку молоді, ВПО, молодих батьків. У 2024 році є амбітна ціль – на 20% збільшити кількість персоналу віком до 35 років та на 30% — працівників з частковою зайнятістю, оскільки ця потреба визначена як основна дослідженими групами кандидатів.

Інноваційні підходи

На початку війни стало ясно, що вертикальні управлінські схеми не працюють у надзвичайних ситуаціях. Керівники на місцях були вимушені самостійно ухвалювати рішення в умовах відсутності координації з центром, керуючись власною оцінкою ситуації. Натепер третина маркетів Novus перейшла на децентралізоване управління, що загалом змінило ставлення директорів магазинів до своєї роботи і діяльності команди. Керівники на місцях будують принципово нові, більш ефективні взаємовідносини з операційною та НR-вертикалями у компанії. Тепер НR-ланка не просто забезпечує потік персоналу, а разом з керівником формує спільне бачення й єдині методи управління персоналом, пошуком та утриманням працівників. Одночасно зросла відповідальність керівника щодо комплектації штату, а НR-менеджери глибше розуміють потреби кожного магазину та окрім підбору персоналу ще й беруть участь у його первинному навчанні та адаптації.

Також з’ясувалося, що децентралізоване управління на рівні маркетів не дало очікуваного результату в цій співпраці, координація співпраці відбувається на рівні регіону і навіть між регіонами. Це стосується спільних НR-проєктів, допомоги, перенаправлення кандидатів, розподілу підробітку.

Універсалізація працівників

Новим підходом стала практика універсалізації лінійних працівників, тобто взаємозаміну, наприклад, працівників касової зони та зони викладки товарів. Пілотний проєкт стартував у серпні 2023-го, а вже у травні 2024 року запровадили 408 штатних одиниць універсальних співробітників замість 522 штатних одиниць продавців-касирів і продавців стелажної зони. Працівникам магазинів  дозволили самостійно керувати своїм робочим часом. Інструмент «Хочу додаткову зміну» дає змогу працювати додатковий час, а отже більше заробляти. Але можна обрати меншу кількість годин для роботи. Це достатньо затребувана опція, яка дає змогу не збільшувати кількість персоналу, а перерозподіляти робочі години між існуючими лінійними працівниками. В результаті за 2023 рік плинність кадрів зменшилася до попереднього року.

Про автоматизацію HR-функції

Найбільш затребуваними зараз є автоматизація та впровадження ШІ в управління продуктивністю персоналу та розподіл людського ресурсу. Зокрема в Novus штучний інтелект використовують для формування робочих графіків, обліку робочого часу, визначення завдань, аналізу погодинного навантаження тощо. Тобто там, де людський чинник може негативно відбитися на результатах роботи. Але наразі універсальної програми, яка б задовольнила всі потреби, немає.

Про програму підготовки персоналу

Як засіб нематеріального заохочення персоналу в Novus працює ProfiHub — програма навчання працівників на адміністративні посади магазинів. Торік 61% усіх адміністративних позицій були закриті внутрішніми кандидатами. Діє також Корпоративний університет NBA, де навчання здійснюється в онлайн-форматі та за допомогою системи дистанційного навчання на порталі «Супутник», який функціонує як база професійно-експертних знань і надбань компанії.

Впроваджена автоматизована оцінка за компетенціями під час добору та/або переведення кандидатів на ключові посади офісу й магазину. Реалізовано проєкт підвищення культури обслуговування через голосування покупців за QR-кодом магазину.

Про матеріальну мотивацію

Компанії вдалося зберегти соціальний пакет працівників без скорочень. Натепер рівень заробітної плати та офіційне працевлаштування залишаються одними з переваг Novus, а постійний моніторинг дає змогу утримувати рівень зарплат на конкурентному рівні. Так, в 2024 році середню зарплату для співробітників ТЦ було збільшено на 28%. Зазвичай рівень компенсації переглядається двічі на рік. Система мотивації адаптована до вимог воєнного часу, водночас прозора та справедлива у сприйнятті працівників. Вона допомагає виявляти й утримувати найкращі кадри, просувати майстрів та експертів кар’єрними сходами і водночас виявляти неефективні інструменти управління персоналом та вчасно їх змінювати. Система дає змогу управляти мотивацією та продуктивністю праці у межах наявної чисельності команди без додаткового матеріального стимулювання.

Про канали комунікації з персоналом

Раз на квартал проводиться стрим із СЕО Novus Марком Петкевичем, під час якого кожен працівник може поставити запитання та отримати відповіді від генерального директора. Керівник компанії особисто проводить зустрічі з директорами торговельних центрів для обговорення планів та результатів. Для інформування персоналу працює внутрішній корпоративний портал, навчальна платформа «Супутник» та система розсилки «ІнфоТрейд». Новини можна дізнатися з телеграм-каналу та у групі на фейсбуці. Для оперативного зворотного зв’язку працівники можуть скористатися електронною поштою або гарячої лінією чи надіслати свої запити через чат-бот у телеграмі.

Про адаптацію ветеранів

Novus активно взаємодіє з різноманітними ГО, які опікуються адаптацією ветеранів та сприяють їхньому працевлаштуванню. Обмін досвідом дозволяє проводити реінтеграційні зміни, наприклад, готується надання медичного та психологічного супроводу тим, хто повернеться до роботи. Також пройдуть спеціальні тренінги для персоналу щодо навичок спілкування з ветеранами-працівниками та ветеранами-клієнтами. Розробляється детальна програма адаптації ветеранів, а поки є постійний контакт з мобілізованими працівниками та їхніми родинами, щоб за потреби швидко надати матеріальну допомогу при пораненні, загибелі або хвороби працівника.

Про залучення різних категорій працівників

У 2024 році Novus відкрив новий логістичний центр, у його команді вже 23% жінок. З огляду на дефіцит працівників «чоловічих» спеціальностей планується більше залучати жінок на такі посади. Тим паче, вони готові пройти перекваліфікацію. Також війна — надто важке випробування для людей з порушеннями слуху. Такі фахівці теж працюють у Novus і, як показала практика, люди з порушеннями слуху відповідальні та ефективні працівники, цінують колектив та зазвичай не мають перешкод для спілкування

За виявленні несприятливих чинників застосовується профілактика конфліктних ситуацій, а ще на етапі відбору й адаптації персоналу враховуються психотипи та настрої людей, які формують команду. За потреби працівники можуть пройти тренінг із стресостійкості, спрямований на запобігання емоційному вигоранню та збереження психічного здоров’я.