Як цифровізація сприяє розвитку ритейлу в Україні: досвід мережі Аврора

Керівниця юридичного департаменту Аврора Мультимаркет Анна Каніна та комерційний директор цифрових сервісів для бізнесу Вчасно Костянтин Юрченко на прикладі мережі Аврора показали, як цифровізація бізнес-процесів в ритейлі сприяє ефективності бізнесу.

Під час своєї презентації на тему “Як цифровізація сприяє розвитку ритейлу в Україні: досвід мережі Аврора” в ході RAU Expo 2024 керівниця юридичного департаменту Аврора Мультимаркет Анна Каніна та комерційний директор цифрових сервісів для бізнесу Вчасно Костянтин Юрченко розповіли як відбувалася цифровізація бізнес-процесів мережі, яких результатів удалося досягти та як це вплинуло на ефективність компанії в цілому. RAU пропонує ознайомитися з основними тезами їх виступу.

Складнощі під час переходу на цифрові рішення 

Зазвичай підписання контрактів з постачальниками та іншими контрагентами займає дуже багато часу. Команда Аврора шукала рішення як оптимізувати цей процес і, зрештою, вирішила йти шляхом електронного документообігу. Здійснити перехід на цифрові бізнес-рішення ритейлеру допомагав сервіс Вчасно. 

Однією з найважливіших умов переходу була інтеграція цифрових технологій в наявні системи компанії. На цьому шляху компанії довелось зіткнутися з цілим рядом складнощів – від опору співробітників до технічних проблем та забезпечення безпеки даних.

Етапи впровадження діджитал-проєктів 

Перш за все, команда Вчасно разом з проєктною командою Аврора розробила детальний план впровадження комплексу електронних рішень та їх інтеграції з вже наявними системами мережі. 

Важливим етапом змін було навчання співробітників Аврора та контрагентів компанії, щоб вони розуміли: як працювати з новими інструментами, для чого вони впроваджуються, який результат дадуть. Інструкції та навчальні вебінари для команди та партнерів постійно оновлюються з урахуванням оновлень цифрових проєктів та поточних вимог. Це дуже важливий момент, оскільки навчання персоналу значно прискорює реалізацію проєктів, а розуміння з боку підрядників, що їм це дасть полегшує перехід на нові інструменти.

Паралельно з цим відбувався реінжиніринг та аналіз проєктів. 

Мережа Аврора вже понад п’ять років використовує lean-методологію для впровадження нових проєктів та оптимізації наявних бізнес-процесів. Це дозволяє компанії оптимально використовувати всі наявні ресурси. Будь-який проєкт починається з визначення його цінності для людей. Такий підхід кардинально змінює принципи роботи. Далі розробляється “дорожня карта” потоку створення цінності відповідного бізнес-процесу. Так, електронний документообіг починається не в юридичному чи у фінансовому департаментах, а з моменту ведення переговорів категорійного менеджера з постачальником, чи менеджера з розвитку з орендодавцем, далі процес продовжується у службі безпеки, що здійснює перевірку, і лише потім потрапляє до юристів і фінансового відділу, які завіряють договір. А завершуються весь процес у вигляді постачання товару чи відкриття магазину. Тож, дуже важливо, щоб на кожному з етапів була визначена цінність його цінність для як для персоналу компанії, так і для контрагентів. 

Далі відповідно до lean-методології витягування за потребою та безперервне удосконалення. Наприклад, перехід на електронні рішення ми розпочали 3,5 роки тому. Кожного року ми аналізуємо помилки та втрати, виправляємо їх і вибудовуємо бізнес-процес вже з кращим результатом.

Переваги використання методологій lean в діджитал-проєктах:

• процеси створюються для людей;
• зменшуються операційні витрати;
• підвищується ефективність бізнес-процесів;
• покращується результат;
• підвищується рівень задоволення клієнтів. 

Завдяки діджитал-рішенням ми можемо швидко масштабуватись, оскільки усі процеси відпрацьовані до деталей і швидко реалізуються. Наприклад, минулого місяця ми відкрили 42 нових магазини. Цьому також сприяє децентралізація процесів, коли менеджери можуть самостійно приймати рішення під час переговорів, а також електронний конструктор документів, за допомогою якого менеджер може згенерувати готовий договір під час переговорів, а потім підписати його та погодити в системі Вчасно.

Цифровізація в ритейлі

Аврора підійшла комплексно до цифровізації бізнес-процесів і впровадила цілий ряд рішень, які допомагають вибудувати їх таким чином, щоб людям було зручно працювати й при цьому забезпечувався якісний результат. Так, ми впровадили систему WMS, яка забезпечує коректну та комфортну роботу наших складів. Цей інструмент ми також використовуємо й на складах у Румунії, де Аврора зараз має 17 магазинів. Система WMS також допомагає нам швидко відкривати магазини за кордоном.

Також ми створили чат-бот юридичної підтримки, через який наші юристи надають безплатні юридичні консультації працівникам Аврори, а це 16 000 людей. Чат-бот допомагає визначити та конкретизувати запит, і таким чином юристи отримують конкретне питання, на яке вони надають відповідь. Саме за цей проєкт Аврора отримали нагороду “Бренд року 2023”.

Також Аврора має внутрішню базу, створену за допомогою штучного інтелекту, в якій легко знайти потрібну інструкцію, чи певний зразок документа. Завдяки електронному конструктору документів та електронному документообігу рекордний час підписання договору у нас наразі становить три хвилини. Тобто це дозволяє нам працювати швидко та ефективно. 

Нещодавно ми розпочали впровадження системи Е-кадри, яка допомагає скоротити бюрократію та економити, адже мережа щомісяця опрацьовує близько 500 000 кадрових документів. Також у нас є електронний архів ЕДI – це ланцюжок руху документального оформлення товару від постачальника до покупця в магазині. 

LMS – це онлайн-система навчання, яка замінила паперові інструкції. Вона дозволяє навчати й відразу перевіряти як людина зрозуміла пройдений матеріал.

Переваги та результати цифрових рішень

Диджиталізація – це тривалий процес, тому його результати можна побачити лише через півроку-рік. Але переваги електронних рішень повністю виправдовують усі зусилля. 

У підсумку компанія отримує такі переваги як:

• підвищення продуктивності;
• збільшення продажів;
• покращення комунікації та співпраці;
• оптимізація витрат;
• підвищення конкурентоспроможності.

Зараз нашою метою є зменшити термін переговорів та підписання договору з постачальниками з 30 днів до 14-ти. Це дозволить нам отримувати кращі пропозиції, забезпечувати кращі ціни та постачати нашим клієнтами популярний товар у найкоротші терміни. З електронним документообігом досягти таких результатів цілком можливо, адже він допомагає швидко сформувати потрібний документ, порахувати ПДВ та інші відрахування, а також виправити помилки.