Ольга Щербатова, Fozzy Group: Як Сільпо зекономило 190 млн грн за допомогою BitPOS від TemaBit

Senior Product owner TemaBit (Fozzy Group) Ольга Щербатова на RAU Expo 2024 розповіла як мережа супермаркетів Сільпо розробила власне програмне РРО та за допомогою цього зекономила 190 млн грн.

Зараз усі каси Сільпо працюють на нашому власному програмному забезпеченні BitPOS. Завдяки цьому ми не втрачаємо жоден чек, незалежно від того працює каса онлайн чи офлайн. Використання програмного РРО дозволяє нам економити на касовому обладнанні, реєструвати якість роботи каси та відстежувати ефективність роботи касирів за касою. Наприклад, щомісяця ми визначаємо найшвидших касирів, які отримують винагороду за хорошу роботу.

І ще однією перевагою нашого ПРРО є можливість інтеграції з іншими системами. Так, на наших касах покупці можуть зняти готівку, поповнити мобільний рахунок, поповнити банківську картку. А нещодавно ми також почали співпрацю з Національною лотереєю України. Якось у нас на касі чоловік, який працює в Lavina Mall і зайшов до Сільпо після роботи за покупками, купив за 20 грн білет миттєвої лотереї та виграв 400 000 гривень. 

До 2022 року усі наші каси працювали на апаратних РРО. На жаль, після початку повномасштабного вторгнення ми втратили магазини на окупованих територіях, які були розграбовані та розгромлені. Відповідно, ми втратили усе обладнання разом з апаратами РРО та фіскальною інформацією, яку вони містили. До того ж, на початку 2023 року спливав термін майже половини наших апаратних РРО (їх термін придатності – від семи до дев’яти років), які потрібно було замінити. Для цього нам потрібно було витрати 40 млн грн. Ми хотіли зекономити ці кошти, тому почали шукати рішення, що дозволить зменшити витрати та буде надійнішим і забезпечить надійне зберігання фіскальної інформації.

На той момент вже було прийнято закон про можливість використання бізнесом програмного РРО, і ми почали разом з юристами та фінансовим відділом досліджувати це питання. 

Спочатку ми вивчили ринок готових продуктів, серед яких було багато гарних рішень. Але ми розуміли, що ми обмежені в часі та маємо досить високі вимоги. Тому ми вирішили розробити власне ПРРО на базі BitPOS, чим займалась продуктова ІТ-компанія Fozzy Group. 

Так, вже у жовтні 2022 року у нас з’явився перший програмний РРО на одній з кас Сільпо. Поступово ми почали переводити й інші каси на ПРРО, і в першу чергу замінили апаратні РРО, у яких закінчувався термін придатності. 

Поступова заміна апаратних РРО на програмні дозволила нам своєчасно реагувати на форс-мажори, які завжди існують під час впровадження нових продуктів, а також допрацьовувати та покращувати свій продукт. 

У березні 2023 року деякі магазини Сільпо почали працювати виключно на ПРРО. Деякий час ми спостерігали, як працюють касири з цим продуктом, як працює сама каса в режимі онлайн та офлайн, як передаються чеки, як реагують покупці на те, що чек можна не друкувати тощо. Упевнившись, що все добре працює, ви вирішили масштабувати проєкт. І вже у вересні 2023 року уся мережа Сільпо була переведена на ПРРО.

Виявилось, що найскладнішим питанням було пояснити нашим касирам, що тепер не потрібно опломбовувати обладнання та отримувати купу документації. Їм це було складно зрозуміти, оскільки візуально для них нічого не змінилось. Ми виявили, що не всі покупці готові відмовитись від паперових чеків, а тому постало питання закупки принтерів, які коштували по 10 000 грн. На нашу мережу з 4000 кас – це означало витрати у розмірі 40 млн грн на закупку нового обладнання. Але ми знайшли рішення – ми перепрошили старі апаратні РРО, зняли з них фіскальну функцію і переробили їх у принтери. Так нам вдалося зекономили ці 40 млн грн. 

Наше програмне РРО має цілий ряд переваг. Зокрема, значно спростилася фіскальна функція каси. Процес налаштовування каси став простішим і швидшим. Раніше на це йшло близько 72 годин (купівля апаратного РРО, його опломбування, отримання документів, введення в експлуатацію тощо). Програмне РРО налаштовується віддалено, а імпорт даних триває всього одну-дві години. Важливо, що усі наші дані зберігаються у захищеному хмарному сховищі, тож ми більше не втрачаємо фіскальну інформацію. 

Варто також відзначити, що система сама сповіщає про помилки в роботі каси. І ще одна важлива перевага – це можливість відмовитись від паперових чеків. Наразі кожен сьомий гість мережі Сільпо надає перевагу електронному чеку.

Якість нашої розробки була підтверджена кількома аудитами. Спочатку ми здійснили внутрішній аудит, потім наше ПРРО перевірили представники податкової служби. І на фінальному етапі наш продукт перевірила одна з найкращих ІТ-компаній України, яка дала йому високу оцінку.

Якщо говорити про економію, то ми зекономили 96 млн грн на закупівлі апаратних РРО, ще 40 млн грн ми зекономили на закупівлі принтерів, 39 млн грн нам вдалося заощадити внаслідок часткової відмови від друкованих чеків. І ще 15 млн грн ми заощадили, оскільки більше не потребуємо технічного обслуговування апаратних РРО. Тож, загальна сума економії склала 190 млн грн. 

Зараз на нашому ПРРО працюють магазини Сільпо, мережі Trash! Траш, Fozzy, Фора та Біла ромашка. І ми також почали співпрацю з компанією Leroy Merlin Україна щодо впровадження програмного РРО від BitPOS на касах їх мережі.