Володимир Шалигін, сервіс Вчасно: Автоматизація знижує витрати та в підсумку може привести до економії 60-80%

Керівник сервісу “Вчасно.EDI” про можливості пришвидшення обробки документів у сфері ритейлу, скорочення кількості можливих помилок та економію коштів.

Платформа “Вчасно.EDI” була спеціально розроблена для обміну електронними документами між постачальником та мережами. Сервіс допомагає постачальникам і торговельним мережам обмінюватися документами в електронному вигляді. EDI спрощує процеси — наприклад, створення замовлень чи обмін накладними, — і робить їх швидшими та зручнішими. В інтерв’ю RAU керівник “Вчасно.EDI” Володимир Шалигін розповів про головні переваги та нові можливості системи.

Спеціально для ритейлу

– Як давно працює цей сервіс, що він собою являє, та скільки ритейлерів вже скористалися можливістю перевести свій документообіг в електронний вигляд?

– “Вчасно.EDI” (Electronic Data Interchange – електронний обмін даними) працює з 2019 року. Зараз платформу використовують понад 90 торговельних мереж. Для них це не лише економія часу, а й можливість уникнути помилок, які часто трапляються під час роботи з паперами.

– Чому компанія “Вчасно” розробила окремий продукт саме для роздрібної торгівлі?

– Ця галузь має великий потенціал для автоматизації. Ритейлери щодня обмінюються сотнями документів між магазинами, постачальниками та іншими учасниками процесу торгівлі. До того ж, сучасний бізнес активно прагне цифровізації. Усе більше компаній шукають рішення, які спрощують процеси і скорочують рутину. EDI-система якраз відповідає цій потребі.

Ще одна особливість ритейлу — це складність ланцюгів постачання. Велика кількість процесів і учасників вимагають точного та швидкого обміну даними. А ще в цій галузі давно використовуються стандартизовані формати документів, як-от електронні замовлення чи накладні. Завдяки цьому інтеграція з платформою проходить легше, а робота з документами стає швидшою і зручнішою.

– Чи є щось подібне у аналогічних сервісів в Україні?

– Звісно, інші сервіси для електронного документообігу теж пропонують різні рішення для роздрібної торгівлі. Однак головна перевага “Вчасно.EDI” — це універсальність. Ми пропонуємо цілу екосистему для автоматизації бізнесу. Усе в одному місці: від підписання договорів та накладних до роботи з електронними чеками, кадровими документами та електронними товарно-транспортними накладними.

Це спрощує роботу, бо єдиний вхід дозволяє краще контролювати процеси. Спільна команда підтримки завжди на зв’язку, а стабільність системи зменшує ризики. До того ж клієнт отримує комплексне рішення, яке економить ресурси й враховує всі його потреби.

– Як взагалі ритейлер може долучитися до проєкту, та якими є вимоги до наявного в компанії технічного чи програмного забезпечення?

– Щоб приєднатися до “Вчасно.EDI” ритейлеру потрібно виконати кілька кроків. Спочатку необхідно погодити ланцюжок документів, якими будуть обмінюватися через платформу, наприклад, замовлення, накладні, акти та інші важливі документи. Далі команда “Вчасно” разом з клієнтом аналізує технічні можливості: чи є в компанії ERP-система, наявність електронного підпису та стабільний доступ до інтернету.

Далі йде інтеграція з обліковою системою ритейлера. Це дозволяє автоматизувати обмін даними між платформою та внутрішньою системою компанії. Після налаштування проводяться тестові обміни, щоб переконатися, що все працює правильно. Також важливим етапом є навчання персоналу, щоб усі співробітники могли швидко адаптуватися до нових процесів.

Технічні вимоги для підключення до “Вчасно.EDI” включають наявність ERP-системи, здатної інтегруватися з платформою через API або інші формати обміну даними, кваліфікований електронний підпис, а також надійне інтернет-з’єднання. “Вчасно.EDI” надає технічну підтримку. Ці вимоги допомагають забезпечити швидке та безперебійне підключення та роботу платформи.

Інвестиції в економію

– Автоматизація теж потребує вкладення коштів. Коли повернуться ці інвестиції та які фактори на це впливають?

– Авжеж, це вимагає певних інвестицій, але витрати дуже швидко можуть окупитися. Все залежить від кількох важливих складових. По-перше, обсяг документообігу — чим більше документів обробляє компанія, тим швидше система дозволить заощадити час та ресурси. Автоматизація знижує витрати на папір, друк і доставку, що в підсумку може привести до економії 60-80% на адміністративних витратах. Це суттєво підвищує рентабельність.

Також керування «вручну» часто призводить до помилок, які потім можуть викликати додаткові витрати — штрафи чи втрату продукції. Автоматизація таких процесів дозволяє зменшити ймовірність помилок і, відповідно, зберегти ресурси і час. Значну економію можна отримати на зберіганні та архівуванні документів. А це дозволяє заощадити на оренді приміщень та витратах на управління архівами.

Варто розуміти, що, чим більше партнерів підключаються до системи, тим швидше повернуться інвестиції. Чим більше торговельних мереж і постачальників використовують EDI, тим більша економія на документообігу. Важливим фактором є швидкість впровадження. Якщо компанія швидко інтегрує систему, то вигоди від автоматизації можна почати отримувати значно раніше.

– З чого варто починати перехід на електронний документообіг та чи можна спочатку автоматизувати окремі – найбільш критичні –процеси?

– Спочатку треба проаналізувати, які документи є найбільш важливими для вашого бізнесу. Це можуть бути замовлення, підтвердження замовлень, накладні та інші документи, які використовуються для взаємодії з постачальниками та торговими мережами. Після цього важливо налаштувати інтеграцію платформи EDI з обліковою системою підприємства. Це дозволяє автоматизувати процеси і зменшити кількість помилок.

Спершу можна взяти найбільш критичні процеси, наприклад, замовлення та підтвердження, а згодом додавати інші документи, такі як акти виконаних робіт, специфікації, товарно-транспортні, видаткові чи прибуткові накладні. Після налаштування системи важливо провести тестування обміну документами з партнерами, щоб переконатися, що все працює коректно. Згодом можна поступово розширювати використання EDI.

До речі, всі електронні документи, які передаються через EDI, мають мати юридичну силу, тому для їхнього використання в Україні обов’язковим є кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Практичні питання

– Що на практиці найчастіше замовляють ритейлери та чи є різниця чим саме торгує мережа?

– Є кілька найпопулярніших документів. Це, по-перше, замовлення товару – документ, яким ритейлер повідомляє постачальнику, що йому потрібно поповнити запас певних товарів. Потім постачальник відправляє підтвердження замовлення, яке говорить ритейлеру, що товар прийде у вказаний термін. Коли товар вже відправлений, постачальник надсилає повідомлення про відвантаження. Далі йде повідомлення про прийняття товару. І, звичайно, є накладні — вони документують рух товару, і є важливими для бухгалтерії та юридичних вимог.

Залежно від того, чим торгує мережа, можуть бути й інші нюанси. Наприклад, для магазинів електроніки важливо, щоб у документах був вказаний серійний номер кожного товару, а для фармацевтики — термін придатності продукції. Але основний набір документів в усіх випадках залишається схожим.

– Чи часто доводиться вашим клієнтам змінювати бізнес-процеси або налаштовувати інакше процедури документообігу та наскільки їм це вдається?

– Найчастіше таке буває через зміни зовнішніх обставин або бажання зробити процеси більш ефективними. Наприклад, нові законодавчі вимоги або зміни в умовах співпраці з партнерами часто вимагають коригування схеми роботи. Інколи компанії змінюють свої процеси у зв’язку з масштабуванням бізнесу, коли кількість партнерів чи обсяг роботи значно зростає.

Завдяки гнучкості платформи “Вчасно.EDI” і підтримці, яку ми надаємо, нашим клієнтам зазвичай вдається швидко адаптуватися до нових умов. Ми допомагаємо налаштувати все так, щоб бізнес продовжував працювати без проблем, навіть коли доводиться змінювати налаштування чи впроваджувати нові рішення.

Робота над помилками

– Чи були у вашій практиці невдалі проєкти і чому так сталося?

– Звісно, у всіх бувають помилки. У нас також траплялися випадки, коли проєкти не проходили так, як ми планували. Проте, ми не вважаємо їх повністю невдалими, оскільки кожен такий досвід допоміг нам вдосконалити наші процеси.

Наприклад, одного разу при впровадженні “Вчасно.EDI” в одній з торговельних мереж вже виконали всі необхідні налаштування, мережа розпочала інтеграцію, і ми перейшли до етапу тестування. Проте у партнера змінилися пріоритети і він призупинив все через непередбачувані обставини. В результаті ми витратили значний ресурс і час, але запланованого результату не досягли. Проєкт вдалося відновити лише через рік.

Інший випадок — коли торговельна мережа вирішила впровадити EDI та перевести всіх своїх постачальників на електронний обмін замовленнями. Ми погодили ланцюжок процесів та шаблони документів, розпочали інтеграцію. Але ще до тестування клієнт захотів змінити затверджений процес. А це потребувало додаткових доробок. Ми витратили понад два місяці і були змушені задіяти додатковий ресурс. Це вплинуло на строки запуску та підвищило витрати.

Але все це – досвід. Зараз ретельніше погоджуємо вимоги на самому початку. Також почали працювати за поетапною схемою впровадження, що дозволяє знижувати ризики затримок. Постійна комунікація з клієнтом стала важливим елементом для прогнозування можливих змін. Є кілька основних факторів, які враховуємо, щоб мінімізувати ймовірність невдач у майбутньому. Чітке визначення бізнес-процесів і вимог на початку допомагає уникнути непорозумінь. Важливо, щоб технічна інфраструктура компанії була готова до інтеграції, а команда – навчена та готова до роботи з новими системами.

– Хто несе основну відповідальність за впровадження проєкту: замовник чи виконавець?

– У впровадженні проєкту з автоматизації, зокрема для EDI чи ЕДО, відповідальність розподіляється між обома сторонами, але кожен має свою роль. Виконавець відповідає за технічну частину: налаштовує систему, інтегрує її з іншими платформами і слідкує за безперебійною роботою. Він також розробляє план впровадження, координує всі етапи, контролює дотримання термінів і навчає працівників. Замовник, у свою чергу, має чітко визначити, які саме процеси і документи потрібно автоматизувати. Він же організовує доступ до необхідних даних та готує команду до змін.

Важливо, щоб замовник і виконавець регулярно обговорювали хід проєкту. Успіх залежить від того, як добре сторони працюють разом на всіх етапах.

– Які документи неможливо перевести в електронний вигляд або це недоцільно через вимоги законодавства чи інші чинники?

– Наприклад, це документи, що потребують нотаріального засвідчення або мають голограми чи водяні знаки. Також є міжнародні стандарти, для яких вимагається оригінал. Але з розвитком технологій, зокрема цифрових підписів, ці обмеження поступово зменшуються.

– Як узгоджувати програмні рішення, якщо партнери ритейлера мають інші системи електронного документообігу?

– Зазвичай торговельні мережі працюють по інтеграції, тобто інформація за допомогою EDI передається та потрапляє в облікову систему мережі. Мережа обробляє та конвертує документи відповідно до вимог, незалежно від провайдера. Використання API між EDI різних провайдерів дозволяє налаштувати обмін даними, коли кожна система має свої стандарти. API-запити налаштовуються так, щоб ритейлер міг приймати та надсилати документи у форматі партнера.

– У сучасних реаліях українці мають проблеми зі зв’язком та електроенергією. Чи можлива робота системи в офлайн-режимі?

– Хоча системи електронного документообігу зазвичай працюють онлайн, є кілька можливостей для того, щоб працювати навіть у разі перебоїв зі зв’язком чи електроенергією. Наприклад, можна зберігати документи в чернетках. А після того, як зв’язок відновиться, вони автоматично надсилаються через EDI. Також є можливість підготувати документи і відправити їх пізніше, коли з’явиться доступ до інтернету. Можна інтегруватися з ERP-системами, що дає змогу створювати документи в офлайн-режимі, а потім передавати їх через EDI, коли підключення відновиться. І звісно, є можливість зробити резервне копіювання документів, щоб не втратити важливу інформацію після відновлення зв’язку.

Загалом, хоча система не може повністю працювати офлайн, такі можливості допомагають мінімізувати проблеми через відключення світла.

– Чого слід очікувати в найближчому майбутньому від подальшого розвитку та впровадження ЕDІ?

– На мою думку, слід очікувати ще більше автоматизації, підвищення безпеки й інтеграції з іншими бізнес-системами. EDI буде ще тісніше інтегруватися з ERP та CRM. Це дозволить автоматично відстежувати запаси, оновлювати дані в реальному часі та покращити загальну ефективність бізнесу.

Ще один тренд – штучний інтелект і машинне навчання, які  будуть застосовувати для роботи з  великими обсягами даних, виявлення аномалій і прогнозування потреб. Це зробить обробку інформації ще швидшою та точнішою.

Важливою тенденцією стане посилення кібербезпеки, зокрема використання шифрування та багаторівневої аутентифікації для захисту даних. У найближчому майбутньому будуть ще більш популярні блокчейн-технології для максимальної безпеки електронних документів.

З часом зростатиме підтримка нових міжнародних стандартів і регуляторних вимог. Це забезпечить зручний обмін даними між країнами і ринками. А також дозволить покращити взаємодію між різними підприємствами на глобальному рівні. Загалом, це все призведе до ще більшої автоматизації процесів, зниження витрат і підвищення ефективності бізнесу.