Оксана Вус, сервіс Вчасно: Приєднуватися до системи еТТН можна і потрібно вже зараз

Продуктова менеджерка сервісу «Вчасно.ТТН» розповіла про стан впровадження електронних товарно-транспортних накладних в Україні та складнощах, що проявилися на етапі експерименту. А також на готовності компаній, держави та провайдерів до повноцінної роботи з еТТН.

З 2019 року в Україні триває проєкт із впровадження електронних товарно-транспортних накладних (еТТН). Його спільно реалізують Міністерство інфраструктури та Міністерство цифрової трансформації. Через шість місяців після закінчення воєнного стану е-ТТН повинна стати обов’язковою для всіх компаній. І якщо маленький бізнес зможе перейти на електронні накладні за 2-3 дні, то великому дуже важливо вже почати над цим працювати. Зокрема, укласти договір із офіційним провайдером, щоб обмінюватись електронними е-ТТН через центральну базу даних (ЦБД). Наразі до проєкту еТТН долучилося 24 компанії. Серед них — і сервіс «Вчасно». RAU розпитала продуктову менеджерку «Вчасно.ТТН» Оксану Вус про те, що вже втілено та наскільки взагалі українські ритейлери та провайдери готові до нововведень.

Стадія експерименту

– На якому етапі впровадження зараз знаходиться проєкт еТТН?

– Проєкт еТТН залишається на стадії експерименту в сфері внутрішніх вантажних перевезень. На практиці це означає, що до закінчення воєнного стану і початку дії відповідного закону потрібен був нормативно-правовий акт, який регулюватиме використання системи еТТН. Він з’явився у вигляді урядової постанови №629 від 30 травня цього року.

– Що це дає на практиці та чи може бізнес вже зараз використовувати цю систему, зокрема компанії зі сфери ритейлу?

– Це дає старт реалізації експериментального проєкту. По-перше, відновлять акредитацію провайдерів, тому що наразі жодного сертифікованого провайдера еТТН немає. Сертифікований означає підключений до продуктового середовища ЦБД. Але це не означає, що до цього часу системою користуватись не можна — навпаки, уже є багато бізнесів, приєднаних до системи, які тестують її. Є також і ті, хто вже впровадив це, наприклад, мережа АТБ.

Приєднуватись до системи можна і потрібно вже зараз, тому що так компанія буде взаємодіяти з тестовим середовищем ЦБД. І як тільки приймуть порядок функціонування системи еТТН, то провайдерів почнуть підключати і до продуктового середовища ЦБД. По друге, розпочнеться період модернізації системи, тобто її будуть допрацьовувати — додавати новий функціонал, виправляти помилки тощо.

– Які питання ще потребують нормативного чи технічного врегулювання?

– Окрім описаного вище ми також очікуємо на прийняття Порядку функціонування системи, який повинен врегулювати відносини між системою та провайдерами електронного документообороту (ЕДО) та власне бізнесами. Щодо технічного врегулювання, то за період дії експерименту планується опрацювання складних кейсів, таких як агросфера, робота в офлайн-режимі, збірні перевезення, остання миля (доставка до кінцевого споживача). Також мають розробити спеціальні форми еТТН для молока, нафтопродуктів, хліба, деревини, спирту та алкоголю.

– Які вже є готові рішення від провайдерів для роботи з електронними ТТН та наскільки вони сумісні між собою?

– Перелік приєднаних до проєкту провайдерів можна знайти на офіційному сайті за посиланням. Готові рішення вже є у “Вчасно” та ще декількох компаній (EDIN, Document.Online, Signy, ПТАХ).

Як показала наша тестова взаємодія з провайдером EDIN через функціонал інтероперабельності, все успішно працює. Тобто учасники, які користуються послугами різних провайдерів ЕДО, можуть без проблем обмінюватись еТТН. Очікуємо також на тести з іншими провайдерами.

Схема роботи

–  Як зараз виглядає схема створення і використання е-ТТН?

– Для прикладу краще розглянути найпростіший позитивний сценарій — перевезення з використанням еТТН, яке не потребує додаткових актів (до еТТН передбачено дев’ять коригуючих актів для різних кейсів — від зміни маршруту до зміни вантажоодержувача). Процес наступний.

Спочатку вантажовідправник створює еТТН, використовуючи технічне рішення якогось із провайдерів ЕДО. Це можна зробити або безпосередньо в обліковій системі компанії, якщо налаштувати інтеграцію, або на веб-ресурсі самого провайдера.

Далі провайдер реєструє цю еТТН в центральній базі даних. Якщо накладна пройшла валідацію та успішно зареєстрована, далі документ отримають на підпис інші учасники.

Як тільки уповноважена особа вантажовідправника наклала свій електронний підпис, доступ до еТТН з’явиться у перевізника, замовника та експедитора. При цьому наступний обовʼязковий підпис очікується саме від водія перевізника, в той час як підписи від замовника та експедитора опційні. Водій підписує еТТН в момент завантаження, чим засвідчує, що тепер він несе відповідальність за вантаж. У водіїв є можливість підписувати як посадовими КЕПами (Кваліфікований електронний підпис), так і електронними ключами фізособи.

Підпис водія далі відкриває доступ до еТТН отримувачу вантажу. Після доставки товару водій опційно може поставити свій другий підпис, засвідчивши факт розвантаження і передачі товару вантажоодержувачу. А от вантажоодержувач має обов’язково «розписатися», про прийняття вантажу і тоді еТТН закінчує свій життєвий цикл.

Нюанси використання

– Чи зможе клієнт переходити від одного до іншого провайдера та які можуть виникнути при цьому складнощі (в тому числі з перепідготовкою відповідного персоналу)?

– При переході між провайдерами найбільше складнощів може виникнути з повторним налаштуванням інтеграції, якщо бізнес працює через свою облікову систему. Потреби з перепідготовкою персоналу не повинно виникнути, бо в будь-якому випадку базовий функціонал у всіх провайдерів однаковий. Єдине, потрібно буде звикнути до нового інтерфейсу тим, хто працює з веб-ресурсу провайдера. Процеси також у всіх практично однакові, бо їх регламентує сама система еТТН. Можуть бути складнощі з міграцією даних, бо саме на стороні провайдерів зберігається оригінал документу (в ЦБД зберігаються лише мета-дані документу), відповідно еТТН, які раніше зберігалися в одного провайдера, потрібно буде перенести до іншого.

– Як взагалі компанія, зокрема ритейлер, може долучитися до проєкту? Які вимоги до існуючого в компанії технічного чи програмного або навіть організаційного забезпечення?

– Будь-яка компанія, яка хоче долучитися до проєкту, може звернутись до одного з провайдерів зі списку та розпочати тестування. Зазвичай починають з опису та аудиту поточних бізнес-процесів компанії, щоб можна було порівняти з бізнес-процесами, закладеними в системі еТТН. Не завжди процеси лягають ідеально, є кейси, коли потрібно щось підлаштовувати, змінювати. Наступний етап у впровадженні — забезпечення всіх матеріально-відповідальних осіб ключами КЕП. Водії — це окрема категорія учасників, яку ще й потрібно навчити цим користуватись і окрім ключів також забезпечити смартфонами, адже підписувати еТТН водії мають з мобільного. Якщо компанія хоче працювати виключно зі своєї облікової системи, то на інтеграцію потрібно буде виділити ресурс технічної команди.

– Чи потрібно зараз мати паперові дублікати допоки всі не перейдуть на еТТН?

– Так, станом на зараз при наявності електронного оригіналу документу з собою потрібно везти один паперовий примірник для перевірки інспекторами ДСБТ (Укртрансбезпека). Але очікуємо, що скоро цього уже не потрібно буде робити, коли інспектори пройдуть навчання по користуванню системою і буде прийнятий нормативно-правовий акт, який це регламентуватиме.

Можливі ризики

– Які є ризики впровадження еТТН або типових помилок у роботі з еТТН, виходячи із даного експерименту?

– Помилки в більшості випадків виникають через неповне розуміння бізнес-процесів, тому важко виділити типові. Вони бувають абсолютно різні. Наприклад, досить багато помилок виникає в роботі з коригуючими актами. В більшості випадків допрацювань потребує бізнес-логіка, яка не покриває усіх можливих кейсів. Також варто розуміти, що у кожного сегменту бізнесу своя специфіка роботи з еТТН, яку потрібно враховувати та намагатись уніфікувати зі всім іншим.

– У сучасних реаліях українці мають проблеми зі зв’язком та електроенергією. Чи можлива та як саме робота з еТТН в офлайн-режимі?

– Офлайн-режим — це якраз один зі складних кейсів, який планують вирішити за період дії постанови. Попередньо робочою групою деяких провайдерів уже напрацьовувалось можливе рішення, далі його потрібно пропрацювати на рівні технічної реалізації в системі.

– Чого слід очікувати бізнесу та провайдерам в найближчому майбутньому від подальшого розвитку та впровадження еТТН?

– За наступні два роки варто очікувати інтеграцію системи еТТН з іншими державними інформаційними ресурсами, та тестування їхньої електронної інформаційної взаємодії. Мова йде про систему зважування в русі (WIM), єдиний реєстр товарно-транспортних накладних на переміщення алкогольних напоїв, єдину державну систему електронного обліку деревини, інформаційні системи Укртрансбезпеки та іншими. Також планується розробка спецформ еТТН на перевезення молочної сировини, хліба та хлібобулочних виробів, деревини, етилового спирту та алкогольних напоїв, об’єктів санітарних заходів та інше.