В ногу з часом: як АТБ впроваджує ініційовані державою електронні сервіси

Курс на цифровізацію держави, оголошений теперішнім керівництвом України, поступово втілюється в реальність. Черговий етап: законопроект №8287, яким запроваджується «е-акциз», і впровадження з 1 серпня електронних товарно-транспортних накладних. Як ці ініціативи реалізовані в АТБ – лідері українського продуктового рітейлу.

В важкі для країни часи продуктовий рітейл, попри всі складнощі, продовжує забезпечувати продовольчу безпеку держави, працюючи навіть у прифронтових населених пунктах і деокупованих територіях. Торговельні мережі надають роботу сотням тисяч українців, сплачують податки, самостійно імпортують продукти й відкривають нові магазини. При цьому роблять все це за власні кошти, не залучаючи додаткову допомогу від держави. В таких умовах критично важливо оптимізувати видатки, скоротити час і зекономити ресурси в бізнес-процесах. Рітейл вітає ініціативи держави по впровадженню електронного документообігу, в тому числі шляхом реалізації проектів «електронної акцизної марки» та «електронної товарно-транспортної накладної». Як ці напрямки допоможуть продуктовому рітейлу стати більш ефективним, RAU розповіли в найбільшій торговельній мережі України АТБ.

Останнім часом у законодавчому просторі стали з’являтися ініціативи не лише про те, як обмежити бізнес, які на нього накласти заборони чи правила, як регулювати його діяльність, а ініціативи, які дають надію на те, що держава стане у майбутньому для всього бізнесу та для економіки в цілому гарантом, спрямованим на забезпечення всіх необхідних умов для вільного, прозорого та ефективного ведення бізнесу. Така трансформація стане гарним майданчиком для економічного розвитку вітчизняного бізнесу та створення гарного інвестиційного клімату у країні.

Прикладом таких ініціатив є впровадження з 1 липня 2023 року Е-ТТН (електронних товарно-транспортних накладних) та ініціатива, яка поки що активно обговорюється, про впровадження електронної системи простежуванності акцизної марки по всьому ланцюжку руху підакцизних товарів (Е-Акциз).

Наразі йде обговорення законопроекту №8287 про «е-акциз» за участі бізнесу. Сподіваємось, що для налагодження системи та врахування позиції бізнесу, закон буде враховувати як інтереси легальних підприємців в частині функціоналу е-акциз, так і виконає найголовнішу задачу – зменшення на ринку частки нелегальної продукції підакцизних товарів.

У АТБ у загальному обсязі зовнішнього документообігу з контрагентами значну частку становлять документи щодо постачання товарів на магазини та розподільчі центри (РЦ). Це близько 300 000 документів у магазинах та близько 200 000 на РЦ на місяць. Кожен документ має пройти перевірку на коректність його заповнення, і якщо документ складено некоректно, тоді потрібно проконтролювати його виправлення та заміну.

Всі ці операції вимагають великих трудовитрат, і зі зростанням мережі, потрібно залучення дедалі більшої кількості працівників. Крім цього, потрібно також враховувати ймовірність помилок під час перевірки документів через людський фактор, втрату документів, витрати на зберігання величезного архіву паперових документів, трудовитрати на пошук потрібних документів в архіві.

Проста заміна навіть лише одного документу (ТТН) з паперового на електронний вигляд дозволить вирішити низку проблем, зазначених вище.

На початку 2022 року в АТБ розпочали пілотний проект з електронного документообігу із постачальниками, але з початком військових дій довелося його зупинити. Пілотний проект було відновлено у серпні 2022-го. Тепер ми бачимо задовільні результати, які дають можливість відмовитися від дублювання паперовими документами та підключати нових постачальників одразу до електронного документообігу. Завдяки законодавчої ініціативи із заміни паперової ТТН по всьому ланцюжку постачання на електрону ТТН, у компанії з’явилися реальні перспективи досягнення своїх цілей: 

• оптимізація трудовитрат та прискорення процесів за рахунок автоматизації перевірок документів, 
• економія величезної кількості місць для зберігання документів,
• швидкий та простий пошук потрібних документів, з можливістю їх друку,
• виключено ймовірність втрати документів,
• високий рівень безпеки та конфіденційності, 
• економія коштів на папері для друку документів.

Для постачальників також є очевидні вигоди від застосування електронного документообігу. Весь цикл обміну повідомленнями та документообіг від замовлення до приймання товару проходить в електронному вигляді. Це дозволяє прискорити процеси, вчасно дізнатися про помилки в документах та виправити їх, заощадити час та кошти на закупівлю паперу, друк, адміністрування та зберігання документів. 

Також в цілому позитивно бізнес сприймає ініціативу з введення електронної системи контролю за рухом акцизної марки для алкогольних товарів та тютюну. Це дозволить по-перше гарантувати якість продукції, бо підробити QR-код практично не можливо технічно. А головне – підробка не матиме жодного сенсу через прозорість і тотальний контроль за рухом підакцизних товарів від виробників до роздрібних мереж, який передбачає система.

Це дозволить суттєво зменшити долю тіньового ринку збуту та буде сприяти зростанню продажів у представників офіційного, чесного та прозорого бізнесу, який своєчасно сплачує податки, створюючи тим самим умови для стабілізації економіки країни. Також нанесення QR-коду на кожну одиницю підакцизної продукції дозволить вирішити питання із чисельними проблемами, пов’язаними із пошкодженням паперової акцизної марки, через що мережі вимушені повертати або списувати таку продукцію через неможливість зчитування коду пошкодженої марки на касах мережі.

А у випадку із тютюновими виробами повністю вирішить існуючу проблему необхідності перестікеровки штрих-коду кожної пачки власними силами магазинів у випадку зміни мінімальної роздрібної ціни (МРЦ) на цигарки та наявності залишків продукції зі старою МРЦ за тим же штрих-кодом. Не зважаючи на те, що законопроект з Е-акцизу несе багато вимог, виконання яких потребує залучення додаткових інвестицій, позитивним є приклад того, що цей законопроект відкрито обговорюється з бізнесом і по певних питаннях вносяться корективи. Так, є багато питань, по яким оптимального рішення ще не знайдено, але головне, на нашу думку, це те, що по суті створюється середовище, в якому шляхом відкритого діалогу під модерацією держави відбувається створення нових умов існування бізнесу, направлених на оздоровлення економічних процесів загалом.

Таким чином, хочемо зазначити, що роздрібні мережі підтримують ініціативи держави, спрямовані на створення єдиних, більш ефективних умов для забезпечення життєдіяльності підприємств. В тому числі – за рахунок інноваційних рішень, спрямованих на виключення або спрощення «ручних» процесів або їх автоматизацію одночасно для усіх учасників ланцюжку поставок. Це дозволяє отримати результат за рахунок одночасного впровадження таких рішень, так як б у разі впровадження лише одним або декількома учасниками ланцюжку не було б можливості отримати такий результат.