
Ролики тижня: Ukrnafta, Нова пошта, АЗК WOG, Епіцентр, Skvot


Керівник сервісу Вчасно.EDI Максим Коломієць розповів у своїй колонці про те, які переваги отримує бізнес з переходом на електронний документообіг
Сегмент рітейлу в Україні вже досить тривалий час має успішно налагоджений процес обміну інформацією між постачальником та торговою мережею. Проте деякі процеси все ще залишаються невідцифрованими – мережі магазинів обмінюються з постачальниками інформацією про поставку товарів в електронному вигляді та підписують друковані накладні. Це суттєво сповільнює процес постачання, адже паперові документи нерідко губляться, а на виправлення помилок та перепідписання витрачається велика кількість часу. Особливо в нових умовах сьогодення, коли логістика має ускладнення, затримки або ж повний блок процесів.
Ми провели дослідження в категорії е-commerce та виявили, що близько 40% постачальників обмінюються первинними документами в електронному вигляді, в той час як серед продуктових мереж цей показник тільки 15%. Відмова від паперового документообігу суттєво прискорює бізнес-процеси, а часу на обробку замовлення витрачається значно менше.
Взаємодія торгової мережі з постачальником передбачає щонайменше один-два документи – замовлення та підтвердження замовлення. У великих гравців ринку рітейлу, наприклад Rozetka.ua, в роботі тільки з одним постачальником їх може бути десять:
Якщо всі ці процеси здійснюються за допомогою пошти та телефону, то компанія витрачає багато часу на обробку кожного замовлення. І це позначається на оперативності взаємодії з кінцевим споживачем. Електронний сервіс дозволяє реагувати на запити миттєво, а також унеможливлює помилку введення даних. До головних переваг технології EDI, які суттєво прискорюють процес взаємодії з постачальниками, можна віднести:
Система EDI автоматично формує шаблони документів. Необхідно лише дозаповнити певні поля, наприклад номер товарно-транспортної накладної (ТТН) або номер авто. Постачальник отримує замовлення в систему, робить кілька простих кліків та відправляє свій товар.
Близько 20% дебіторської заборгованості виникає через помилки в документах і, як правило, їх виправлення займає від двох днів. Використання сервісу, в якому є технологія EDI та можливість працювати з юридичними документами, дозволяє мінімізувати ризики помилок у документах, а час на їхнє виправлення скорочується до двох хвилин.
У мирний час за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їхнього пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Під час війни — цей показник зростає в рази. Тисячі паперових архівів було знищено разом зі складськими та офісними приміщеннями, відновити їх — майже неможливо.
Захист документів та безпека даних клієнтів — є пріоритетним фокусом нашої команди. Важливо допомогти бізнесу безпечно обмінюватись документами та архівувати їх. Наприклад, «Вчасно» зберігає документи у найзахищеніших хмарних дата-центрах Amazon S3 за межами України.
Достатньо внести оновлений прайс, статус про наявність товару чи його ціну в систему і вся інформація автоматично стане доступною для мережі та відобразиться на сайті компанії. А сформувати звіт про залишки та продаж можна у зручному форматі для постачальників
Сьогодні поняття EDI набуло ширшого значення ніж у класичному трактуванні. Деякі провайдери дозволяють не тільки обмінюватись замовленнями як було раніше, а цілий комплекс рішень для бізнесу.
У постачальників з’явилась змога ініціювати зміну ціни поставки згідно з вимогами мережі та в результаті погодження підписати оновлену цінову специфікацію онлайн за декілька хвилин. Обмінюватись інформацією про постачання з підписанням прибуткової або видаткової накладної та коригувального акта за необхідності. Або ж можливість формувати та обмінюватись е-ТТН (електронна товарно-транспортна накладна) при доставці товару в мережу.
Обираючи провайдера EDI, враховуйте можливості екосистемного підходу. Обмінюватись замовленнями та керувати повернення, погоджувати документацію в одній системі — значно економить час та кошти компанії.
Читайте також –
Що чекає на український рітейл після війни: 10 технологічних трендів