Максим Коломієць, Вчасно.EDI: Навіщо рітейлу відмовлятись від паперових документів

Керівник сервісу Вчасно.EDI Максим Коломієць розповів у своїй колонці про те, які переваги отримує бізнес з переходом на електронний документообіг

Сегмент рітейлу в Україні вже досить тривалий час має успішно налагоджений процес обміну інформацією між постачальником та торговою мережею. Проте деякі процеси все ще залишаються невідцифрованими – мережі магазинів обмінюються з постачальниками інформацією про поставку товарів в електронному вигляді та підписують друковані накладні. Це суттєво сповільнює процес постачання, адже паперові документи нерідко губляться, а на виправлення помилок та перепідписання витрачається велика кількість часу. Особливо в нових умовах сьогодення, коли логістика має ускладнення, затримки або ж повний блок процесів.

Ми провели дослідження в категорії е-commerce та виявили, що близько 40% постачальників обмінюються первинними документами в електронному вигляді, в той час як серед продуктових мереж цей показник тільки 15%. Відмова від паперового документообігу суттєво прискорює бізнес-процеси, а часу на обробку замовлення витрачається значно менше.

Взаємодія торгової мережі з постачальником передбачає щонайменше один-два документи – замовлення та підтвердження замовлення. У великих гравців ринку рітейлу, наприклад Rozetka.ua, в роботі тільки з одним постачальником їх може бути десять:

• прайс,
• формування замовлення,
• підтвердження,
• повідомлення про відвантаження,
• видаткова накладна,
• повідомлення про прийняття товару,
• замовлення на повернення та його підтвердження,
• підписана кваліфікованим електронним підписом (КЕП) накладна на повернення та акт звірки взаєморозрахунків.

Якщо всі ці процеси здійснюються за допомогою пошти та телефону, то компанія  витрачає багато часу на обробку кожного замовлення. І це позначається на оперативності взаємодії з кінцевим споживачем. Електронний сервіс дозволяє реагувати на запити миттєво, а також унеможливлює помилку введення даних. До головних переваг технології EDI, які суттєво прискорюють процес взаємодії з постачальниками, можна віднести:

• Автоматизацію процесів

Система EDI автоматично формує шаблони документів. Необхідно лише дозаповнити певні поля, наприклад номер товарно-транспортної накладної (ТТН) або номер авто. Постачальник отримує замовлення в систему, робить кілька простих кліків та відправляє свій товар.

Близько 20% дебіторської заборгованості виникає через помилки в документах і, як правило, їх виправлення займає від двох днів. Використання сервісу, в якому є технологія EDI та можливість працювати з юридичними документами, дозволяє мінімізувати ризики помилок у документах, а час на їхнє виправлення скорочується до двох хвилин.

• Захищеність документації

У мирний час за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їхнього пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Під час війни — цей показник зростає в рази. Тисячі паперових архівів було знищено разом зі складськими та офісними приміщеннями, відновити їх — майже неможливо.

Захист документів та безпека даних клієнтів — є пріоритетним фокусом нашої команди. Важливо допомогти бізнесу безпечно обмінюватись документами та архівувати їх. Наприклад, «Вчасно» зберігає документи у найзахищеніших хмарних дата-центрах Amazon S3 за межами України.

• Управління товарами в режимі онлайн

Достатньо внести оновлений прайс, статус про наявність товару чи його ціну в систему і вся інформація автоматично стане доступною для мережі та відобразиться на сайті компанії. А сформувати звіт про залишки та продаж можна у зручному форматі для постачальників

• Розширені можливості для бізнес-процесів

Сьогодні поняття EDI набуло ширшого значення ніж у класичному трактуванні. Деякі провайдери дозволяють не тільки обмінюватись замовленнями як було раніше, а цілий комплекс рішень для бізнесу.

У постачальників з’явилась змога ініціювати зміну ціни поставки згідно з вимогами мережі та в результаті погодження підписати оновлену цінову специфікацію онлайн за декілька хвилин. Обмінюватись інформацією про постачання з підписанням прибуткової або видаткової накладної та коригувального акта за необхідності. Або ж можливість формувати та обмінюватись е-ТТН (електронна товарно-транспортна накладна) при доставці товару в мережу.

Обираючи провайдера EDI, враховуйте можливості екосистемного підходу. Обмінюватись замовленнями та керувати повернення, погоджувати документацію в одній системі — значно економить час та кошти компанії.

Читайте також –

Що чекає на український рітейл після війни: 10 технологічних трендів