Кейс МХП: пакет документів може бути повністю сформований для відправки за 16 хвилин

Бізнес-партнерка з юридичних питань CBD та ритейлу МХП про те, як юридичні рішення можуть підвищити ефективність бізнесу.

В ході RAU Expo 2024 в своїй презентації на тему “Сучасні диджитальні юридичні рішення для ритейлу” бізнес-партнерка з юридичних питань CBD та ритейлу МХП Дар’я Дашенкова розповіла про розвиток партнерів, та які інновації варто впроваджувати. А також про те, як оптимізувати час на відкриття локацій завдяки юридичним технологічним рішенням. RAU пропонує ознайомитися з основними тезами.

Нестандартна роль

Існує думка, що юристи можуть лише займатися в компанії суто правовими питаннями, тому їх робота не впливає прямо на показники PNL (від англ. Profit and Loss). Насправді ж різні функції бізнесу можуть надавати різне бачення процесів, підкреслювати сильні сторони та зони розвитку. Жодна функція бізнесу не може бути ефективною, якщо вона ізольована. Що необхідно, аби юристи були про активними та створювали ціннісні рішення для компанії.

Наприклад, юристи мають надавати не загальні прості консультації чи шаблонні відповіді, визначаючи, що можна, а що не можна робити. Фахівці з права повинні добре розуміти бізнес-процеси в компанії, щоб формувати ключові рішення для конкретного бізнесу. Скажімо, аби написати інструкцію з проведення інвентаризації, потрібно хоч раз побачити як вона насправді проходить. Так само неможливо написати посадову інструкцію для продавця в Döner Mаркет, не вивчивши його роботу та обмеження, з якими він стикається. Тому важливо аби пропозиції від різних функціональних підрозділів компанії могли створювати комплексне рішення та додану цінність для споживача.

Покращувати ринок

Запроваджуючи нові рішення, в МХП намагаються розвивати ринок в цілому та своїх партнерів зокрема. Застосування інноваційних технологічних рішень стало must have для оптимізації щоденних процесів, особливо в умовах постійного форс-мажору, коли краще мати електронний архів документів, який не злетить у повітря та буде доступним з будь-якої точки світу. Хоча перед впровадженням новітніх рішень обов’язково треба провести дослідження їх легальності використання. Чи врегульовано це питання на законодавчому рівні чи як це можна врегулювати, тим самим допомагаючи й розвитку державних інституцій. Так само результати творчості ШІ не гарантують достовірності чи унікальності – тож потребують валідації фаховими спеціалістами.

Цифровий куточок споживача

Першим таким проєктом в МХП став цифровий куточок споживача. В багатьох невеликих точках партнерів юристам часто задавали питання: який штраф передбачено за відсутність куточка споживача, який просто фізично ніде розмістити на обмеженій площі торгового закладу. В результаті з’явився цифровий аналог, який дозволяє і місце зекономити і права споживачів не порушувати.

Всю необхідну інформацію можна отримати відсканувавши QR-код на стіні. Ба більше, він не обмежений фізичним простором і тому цифровий варіант дозволяє розмістити не лише обов’язкові документи а й додаткову корисну інформацію. Наприклад меню, чи правила поведінки відвідувачів або інформацію про продукт та тих, хто його вам пропонує. Це створює відкритість до споживача: надання повної інформації про дотримання всіх вимог – в одному місці.

Цифровий варіант надає додаткові можливості швидкого оновлення і доповнення документів у найкоротші строки. В тому числі під час перевірки торгової точки. В результаті візити контролюючих органів проходять «без стресу» для торгової команди. Нарешті такий куточок споживача може бути оформлений в дизайні закладу. 

Про стосунки з держорганами

Як показало опитування, проведене компанією через півроку після запровадження новації, 75% керівників закладів зазначили суттєве полегшення спілкування з перевіряючими. Бо тепер стали непотрібними фрази «я не уповноважений відповідати», «дочекайтеся керівника/юриста» тощо. Достатньо вказати, що вся необхідна інформація знаходиться «отам».

Важливо відмітити, що перейти за посиланням можна тільки перебуваючи на конкретній локації, тому провести комплексну перевірку одразу всіх закладів таким чином не вийде. Контролерам потрібно відвідувати кожен окремо.

Кожен ритейлер теж може зробити цифровий куточок споживача. Законодавчо фізична форма куточка споживача не врегульована, лише прямо визначені головні вимоги до нього:

• видне та доступне місце розміщення;
• містить необхідну, доступну, достовірну та своєчасну інформацію.

Цікаво, що вже через кілька місяців після впровадження новації на сайті Мінекономіки з’явився проєкт постанови КМУ «Про затвердження правил торговельного обслуговування», якими прямо передбачено «розміщення на будь-якому доступному місці QR-коду із зазначеною інформацією». У разі розміщення QR-коду, суб’єкт господарювання зобов’язаний на вимогу споживача надати для ознайомлення таку інформацію у паперовій формі.

Автоматизація відкриття торгової точки

Ще одна новація – розробка автоматизованого оформлення повного пакету документів на відкриття чи закриття торговельної точки. Як відомо, швидкість запуску має значення, особливо під час активної експансії мережі. Спочатку були розроблені шаблони всіх необхідних договорів. Наступним кроком стали шаблони заяви на отримання ліцензії на роздрібну торгівлю алкогольними напоями/тютюновими виробами, заяви на реєстрацію потужностей операторів ринку тощо. В результаті правильно оформити заявку може звичайний менеджер по відкриттю, без допомоги юриста чи бухгалтера.

Для цього створили бази даних всіх держорганів, відповідальних за реєстрацію та видачу дозволів та «підтягнули» в поля для заповнення тільки ті підрозділи, що відповідають за певний документ. Тобто вірогідність помилки при заповненні звели майже до нуля. Також весь пакет документів можна оформити єдиною анкетою (заповнивши відповіді на короткі питання) разом із описом вкладення, поштовими конвертами тощо.

Аналогічним чином було автоматизовано пакет документів по договорам матеріальної відповідальності з певними категоріями працівників торгової точки, інші кадрові документи, договори з партнерами тощо. Все це разом не тільки пришвидшує роботу, а й робить її більш простою та зручною. Завдяки шаблонізації та інтеграції в шаблони бази даних територіальних органів пакет документів може бути повністю сформований для відправки за 16 хвилин (не юристом). Фахівець зробить це ще швидше.

Нові можливості старих процесів

Тому потрібно розвивати інноваційне мислення і шукати нестандартні рішення. Це дозволить створювати продукти і послуги з доданою цінністю. Наприклад, за відповідним запитом до Мінюсту в МХП отримали дозвіл на електронне спілкування по запитам різноманітних державних органів. Було отримано перелік офіційних адрес електронної пошти і все паперове листування переведено в електронний формат. Це зайвий раз доводить, що поліпшити можна будь-який процес. За рахунок позбавлення юристів необхідності виконувати рутинні операції по заповненню договорів ми надали їм можливість винаходити нові креативні рішення.