Фора перевела в електронний формат понад 100 000 документів за рік: як це працює

Фора перевела в електронний формат понад 100 000 документів за рік: як це працює

29.04.2024 08:58
  1765
Іван Зайцев

Компанія Фора перевела в електронний документообіг майже 100 000 документів за останній рік. Про те, як оцифрувати бізнес-процеси, видати співробітникам електронні ключі та легко проходити перевірки розповідає головна бухгалтерка мережі Юлія Танцура.

Коридори були завалені мішками з документам. До впровадження електронного документообігу альтернатив не було, тому ми роками працювали з паперами від партнерів, а гігантські стоси документів були всюди в офісі. Паперові архіви й досі наводять жах на співробітників. Через велику географію покриття, наявність магазинів у райцентрах, селах, логістика документів – це великий виклик.

Кожні три місяці, коли ми вивозили документи в архів, наші коридори були завалені мішками. Тож з 2019 року ми наважились на впровадження ЕДО. Спершу з електронними документами працювало лише два департаменти: адміністративний та маркетинговий. А коли почалася пандемія, то працювати у «Вчасно» погодилися всі. Нам пощастило, що ми вже були готові до віддаленої роботи, мали цей досвід і налаштовані архіви. Тоді поставили за мету перевести 75% документів за рік в електронний формат, результат – 72%. І цей високий показник нас задовольнив.

Спершу був невеликий спротив щодо відмови від паперів. Деякі співробітники та партнери сприйняли нововведення без особливого ентузіазму. Але вагомими аргументами спочатку стала пандемія COVID-19, а пізніше – повномасштабне вторгнення. Якщо партнери вмотивовані швидше отримати гроші чи послуги, то електронний документообіг – ефективний інструмент, який цьому сприяє. Тому бажання – це головне в процесі переконання як співробітників, так і партнерів.

З початком повномасштабного вторгнення, відчутно зростала кількість договорів і контрактів, які ми підписували в електронному виді. Саме це дозволило працювати з партнерами, які перебували в різних локаціях. Зараз у папері залишилися лише документи з тими контрагентами, яким все ще складно впровадити ЕДО – комунальні підприємства та ЖЕКи. Багато наших магазинів знаходяться в невеликих містечках та селах, де постачальники комунальних послуг для магазинів майже не працюють в ЕДО.

Які вигоди ми отримали

Проходити перевірки стало простіше. Ми велика компанія, тож зобов’язані щороку проходити аудит. У нас постійно запитують документи на перевірку, і тепер для їх пошуку нам не треба їздити в архів. Для податкової ми надаємо документи в електронному виді, що набагато швидше та простіше, ніж збирати все в папері.

Швидкість. Як правило, підписання договору затримує початок партнерства. І якщо візування та підписання паперового договору займає тиждень, то в електронному форматі це можна зробити за день.

Збереження інформації. Ми усвідомлюємо, що в умовах війни, систематичних атак і обстрілів, папір – ненадійне джерело зберігання документів. 

Мінімізація помилок. У договорах помилка в цифрах та формулюваннях може дорого обходитися бізнесу. В електронному ж виді такі помилки робляться рідше, оскільки людський фактор зводиться до мінімуму, є автовиправлення та можливість внести правки та оперативно перезавантажити документ.

Ми плануємо автоматизовувати процеси у Фора й надалі. Як от видавати співробітникам електронні ключі. Зараз у нас понад 1500 активних КЕПів (кваліфікованих електронних підписів). До кінця 2024 року буде понад 2000. Електронний ключ мають усі працівники, які підписують первинні документи.Наразі в електронний формат переведена більшість касових документів, а далі плануємо запроваджувати електронні накладні та ТТН.

Ми вже перевели в ЕДО 73% документів і продовжуємо рухатися в цьому напрямку.  Цифровізація штовхає бізнес вперед, дозволяє працювати ефективніше та заробляти більше.


До останніх новин До популярних новин Підтримати редакцію

Раз на тиждень

ми будемо відправляти Вам 

найцікавіші новини тижня


Поділіться цією новиною в соціальних мережах


Читайте також

Усі новини ринку