Цифровізація документообігу як невіддільна складова успішного масштабування компаній

Впровадження потужних рішень на базі нових технологій підсилює сучасний бізнес і допомагає йому ефективніше справлятись з викликами, складність яких постійно зростає в процесі масштабування компаній. Фахівці компанії SMART business розповідають про інноваційне рішення, що дозволить оптимізувати документообіг як невіддільну ланку важливих бізнес-процесів, автоматизація котрої суттєво розширює спектр можливостей для реалізації ключових цілей компанії та примноження прибутків. 

Одним з яскравих прикладів успішної оптимізації документообігу являється досвід холдингу FUJIFILM, що спеціалізується на фотообладнанні. Компанія почала перехід у цифрове автоматизоване середовище, коли паперової документації стало занадто багато, а на підписання договорів з постачальниками і партнерами витрачалась купа часу. До того ж паперовий документообіг не дозволяв детально відстежувати етапи узгоджень, а постійне сканування паперових оригіналів теж потребувало додаткових ресурсів. Сюди ж додалась проблема архівування, оскільки все зберігалось на фізичних носіях, що зумовлювало додаткові витрати. Тому впровадження електронного документообігу і цифрових підписів стало дієвим кроком для комплексного вирішення проблем, котрих з’являлось дедалі більше у часи стрімкого росту компанії.

Наступний кейс, пов’язаний з автоматизацією документообігу, стосується одного з ключових клієнтів SMART business, який впровадив дієве рішення SmartPoint DMS на базі Microsoft Power Platform та SharePoint Online. Наш клієнт, на відміну від компанії FUJIFILM, давно відійшов від паперової документації, але, не маючи спеціалізованої системи для оптимізації процесів документообігу, зіштовхнувся з рядом труднощів. Основні з них були пов’язані з узгодженнями документів через електронну пошту: важке відстеження версійності роботи з документами, значний відсоток помилок через людський фактор, недостатня захищеність інформації. Впровадження рішення дозволило автоматизувати операційні процеси документообігу, створити безпечне середовище для роботи з документами та значно пришвидшити їх погодження.  

Чому перехід на електронний документообіг – важливий крок для бізнесу

Погодження та підписання договорів, робота з вхідною та вихідною документацією, тендерами, з заявками для відряджень – все це ‘базовими важливими процесами будь-якої компанії. Від того, наскільки добре вони налагоджені, залежить ефективність та успішність бізнесу. Тому ритейлери з різних галузей все частіше загострюють свою увагу на оптимізації системи застарілих ланцюгів свого документообігу, адже багато хто і досі ще не наважився перейти з паперового ведення справ на електронне. Причин для такої інтенсивної міграції з фізичного середовища в цифрове досить багато, і ось найпоширеніші з них:  

• Повільність – на обіг паперової документації витрачається набагато більше часу, ніж на роботу з електронними документами, що суттєво впливає на те, в якому темпі рухається ваша компанія, а це важливо, бо в умовах конкурентного середовища час – це гроші; 
• Людський фактор – якою б налагодженою не була система паперового документообігу, вона не містить дієвих інструментів, що передбачали б і запобігали помилкам через людський фактор, а помилки в діловій документації часто несуть за собою затримки, збої в роботі nf репутаційні ризики;
• Незручне зберігання і пошук – погодьтесь, що відшукати давній документ серед чисельних папок і полиць з купою паперів не надто легка задача, чого не скажеш про електронні бази даних, де простіше систематизувати, знаходити і зберігати величезні об’єми документів;
• Ненадійність – паперовим документам властиво псуватись з часом, вони не застраховані від впливу зовнішніх чинників і явищ, а ще менш захищені від витоку інформації через легку фізичну доступність до них;
• Додаткові витрати – окрім вартості документа, який може коштувати компанії, з урахуванням витрат на папір, пересилку і суміжну канцелярію, від 1 до 5 доларів, сюди варто включити вартість часу, витраченого не на ключові задачі, а на чисельні перепогодження та зайву біганину, чого можна позбутись завдяки електронній системі документообігу, що візьме ці процеси на себе.

Як побудувати ефективний документообіг в електронному середовищі без зупинки поточних процесів

Іноді компанії самотужки намагаються розробити власне рішення, але через складність реалізації процес може затягнутись. До того ж необхідність розширення команди спеціалістів у сфері розробки й аналітики потребує значних небажаних витрат коштів та часу. Ефективніше за все реалізовувати свої побажання та ідеї на базі вже готових інструментів, розроблених провідними експертами у цій сфері. В Україні команда SMART business володіє величезною експертизою у сфері впровадження рішень для автоматизації різних бізнес-процесів компаній. 

Одним з таких рішень, розроблених для оптимізації документообігу, є SmartPoint DMS. Особливість цього комплексного інструменту  полягає у наявності системних модулів, які можна використовувати в залежності від ваших потреб, з вузькою орієнтацією на договори, різного роду документацію, роботу з тендерами і кадровими заявками. Для початку ви можете обрати лише окремі модулі, а інші додавати з часом, коли при масштабуванні компанії виникнуть нові задачі. Система підтримує підписання документів шляхом використання КЕП та взаємодіє з безпечною платформою Вчасно, що пришвидшує отримання важливих затверджень і обробку запитів на цілих 35%.  

Принцип конструктора, що реалізований у SmartPoint DMS, дозволяє налаштувати індивідуальні бізнес-процеси без навичок і знань програмування, надаючи зрозумілі інструменти для створення ефективного ланцюга документообігу, де кожен учасник відповідає за свою частину процесу. Такий підхід робить процес прозорішим і підвищує ефективність роботи з документами, а завдяки централізованому сховищу, ви швидко зможете віднайти те, що потрібно, внести корективи або в два натискання делегувати їх іншим учасникам. 

Варто зазначити, що багато хто вагається перейти на електронний документообіг, вважаючи паперові носії надійнішими, але це далеко не так. SmartPoint DMS розроблено на базі платформ Microsoft 365 та Microsoft Azure. Як відомо, Microsoft приділяє велику увагу політиці безпеки при зберіганні та передачі даних, а налаштування ролей користувачів під час роботи з документами убезпечує інформацію від потрапляння в неправильні руки. 

А головне вам не потрібно хвилюватись про те, що на період розгортання рішення SmartPoint DMS ваші поточні процеси сповільняться. Команда SMART business забезпечить швидке і ефективне впровадження рішення завдяки продуманому уніфікованому підходу та без зупинки діючих процесів.

Які переваги автоматизації документообігу нерозривно пов’язані з цільовою стратегією компанії

Цифровізація допомагає не просто адаптуватись до вимог ринку, а ефективно трансформувати спосіб ведення бізнесу, задаючи темп в конкурентному середовищі. Тобто мова йде про зміну підходу до керування важливими процесами, котрі мають враховувати нові фактори: глобалізація ринку, гібридний режим роботи спеціалістів, які працюють з різних місць і країн, нестабільність прогнозів попиту на фоні світових подій – все це потребує використання інноваційних рішень.

Важливо розуміти, що недостатньо просто перенести документообіг в електронний формат, важливо ще й налаштувати його під ключові задачі компанії, де документація – це водночас і інструмент і показник ефективності результатів. Автоматизована система електронного документообігу допомагає підтримувати швидкий темп узгоджень, робить схему руху документів прозорою і зрозумілою для всіх учасників, а ще зменшує кількість ітерацій, завдяки можливості одночасного опрацювання документа різними фахівцями. Результати досліджень AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung) – групи з економічного адміністрування, що займається актуальними питаннями ефективного управління компаніями, показали, що автоматизована система управління документообігом дозволяє заощадити 80% часу у порівнянні з ручним адмініструванням паперової документації.  Крім того, автоматизація економить близько 40% витрат, пов’язаних з веденням документів, і зменшує ймовірність помилок на цілих 30%. 

Враховуючи всі вищеперераховані плюси та можливості, впровадження рішення SmartPoint DMS може стати важливим стратегічним кроком для вашого бізнесу, що оптимізує ключові процеси компанії та надасть суттєві конкурентні переваги.