Євген Кушнірчук, Вчасно.Каса: Економія на касовій інфраструктурі може сягати понад 60%

Керівник програмного сервісу для бізнесу “Вчасно.Каса” про покращення роботи системи касових розрахунків та можливості, які надає застосування програмних РРО.

Критерії вибору провайдера

– Як ритейлери обирають провайдера з впровадження ПРРО, на що звертають увагу?

– Для ритейлу дуже важливо, щоб каса працювала стабільно — від цього залежить і сервіс для покупців, і репутація всієї мережі. Тому до вибору ПРРО-провайдера підходять уважно. Зупиняються на варіантах, які узгоджуються із бізнес-процесами. Адже зазвичай у компанії вже є свої облікові системи, обладнання, ІТ-інфраструктура. Тож важливо, щоб нове рішення добре з усім цим працювало. На цьому етапі вибір часто звужується до одного, максимум — до двох провайдерів.

– Наскільки важливим є досвід і експертиза самого провайдера?

– Клієнти часто одразу питають, з ким ми вже працюємо. У ритейлі репутація має велике значення, і рішення часто приймають за рекомендаціями колег. Потім дивляться, як продукт інтегрується з їхніми системами і які вигоди дає. Якщо рішення не тільки виконує базові задачі, а й знижує навантаження на команду — це великий плюс. Тому ми проводимо онлайн-презентації. Деякі компанії роблять чек-лист із вимог і вибирають того, хто їх краще закриває.

– Ціна обраного рішення теж, напевно, важлива?

– Ціна, звісно, має значення, але вона не завжди вирішальна. Один наш клієнт дуже точно сказав: «Ми ж обираємо сервіс не на місяць, а надовго. Тому дивитися тільки на вартість, а не на надійність і функціонал — не найкраща ідея».

Результати впровадження ПРРО

– Що на практиці отримують ритейлери, вибираючи програмне рішення і «Вчасно.Каса» зокрема?

– Перший ефект, який зазвичай помічають ритейлери після переходу на програмний РРО — це реальна економія. Не треба купувати й обслуговувати класичні касові апарати, що особливо важливо для мереж із багатьма точками. За підрахунками деяких наших клієнтів, економія на касовій інфраструктурі може сягати понад 60%. Але справа не лише в грошах. Програмне рішення — це ще й гнучкість: електронні чеки, зручна інтеграція з обліковими системами, детальна аналітика, автоматичне закриття змін. А для онлайн-торгівлі — ще й чеки без участі оператора. Це зменшує вплив людського фактора, скорочує витрати на персонал і головне — допомагає уникати помилок і штрафів.

– Проте техніка має звичку ламатися, навіть віртуальні каси. Як вирішуються питання налаштування та ремонту ПРРО?

– В такому випадку сервісна підтримка — ще один важливий пункт. Ми даємо не просто технічне рішення, а й постійну експертну допомогу: консультуємо з податкових питань, стежимо за змінами в законодавстві, регулярно оновлюємо продукт і додаємо нові функції на запит бізнесу. А ще багато хто цінує, що підключити нову касу — це питання кількох хвилин. Це дозволяє бізнесу швидко масштабуватися і не гальмувати з рішеннями.

Етапи впровадження

– Що потрібно зробити, щоб підключити програмний РРО?

 – Спершу — інтеграція з вашими внутрішніми системами: обліковим ПЗ, CRM, обладнанням. Це головний етап, і його тривалість залежить від складності вашої інфраструктури та ресурсів ІТ-відділу. Ми не беремо додаткову плату за супровід на цьому етапі — вся документація та техпідтримка вже включені у вартість.

– Скільки часу займає весь процес?

– Після інтеграції запускається тестування: спочатку — на касі, яка не передає дані до податкової, потім — на реальних точках. Часто першим тестують інтернет-магазин. Це дозволяє переконатися, що все працює коректно. Спостереження зазвичай триває від тижня до місяця — залежно від внутрішніх процедур компанії.

– Як відбувається масштабування?

 — Тут усе індивідуально. Хтось одразу переходить на ПРРО у всій мережі, хтось робить це поступово — у міру виведення з експлуатації класичних кас. Є й компанії, які спочатку залишають РРО як резерв. Але все частіше бачимо, як бізнес повністю переходить на ПРРО ще до завершення строку служби старих кас — коли переконується, що нове рішення працює стабільно.

– На якому етапі потрібно витратити найбільше коштів?

– Головна стаття витрат — це час і сили ІТ-команди на етапі інтеграції. Але ця інвестиція швидко окупається завдяки подальшій економії. Є й альтернатива — емулятор, який не потребує багато часу і зусиль. Ще можуть знадобитися принтери для чеків, але вони коштують у 4–5 разів дешевше за звичайний касовий апарат.

– Зараз в ритейлі дуже цінується здатність компанії адаптуватися до нових обставин ведення бізнесу. Чи враховуєте ви рецензії користувачів та взагалі наскільки гнучкою є ваша система до індивідуальних вимог ритейлерів?

– Так, зворотний зв’язок від клієнтів — це двигун нашого розвитку. Більшість функцій “Вчасно.Каса” з’явилися саме завдяки реальним потребам бізнесу. Ми працюємо з мережами, вивчаємо процеси, чуємо побажання — і часто це стає корисним для всіх клієнтів. Наприклад, підтримка кешбеку, видача готівки на касі та перекази через термінал — все це ми швидко додали у базовий функціонал. Ми слідкуємо, щоб система була гнучкою. Аби вона адаптувалася і до законів, і до потреб клієнтів. Для нас важливо не просто дати продукт, а створити інструмент, що росте разом із бізнесом.

– Чи можна протестувати ваш продукт перед покупкою?

– Звісно! Ми розуміємо, що вибір касового рішення — серйозне питання для бізнесу. Тому даємо можливість повноцінно протестувати “Вчасно.Каса”. На тестовій касі можна перевірити все: як формуються чеки, інтеграцію з обліковою системою, логіку процесів і зручність інтерфейсу. Ця каса не передає дані до податкової, тож можна налаштовувати й пробувати без ризику. Тестування безкоштовне і без обмежень за часом — щоб клієнт міг упевнитися, що все працює як треба.

– Чи часто клієнти відмовляються після тестування?

 – Насправді, майже не пригадую таких випадків. Зазвичай, ті, хто доходять до тестування, впевнені у виборі. Якщо виникають якісь технічні чи організаційні питання — ми швидко їх вирішуємо і підганяємо систему під потреби клієнта. Один із наших найбільших клієнтів навіть казав після тривалого тесту: «У вас взагалі бувають якісь збої?»

– Чи забезпечуєте ви навчання персоналу ритейлера та подальший супровід з вашими програмними касами?

– Так, ми підтримуємо клієнтів на всіх етапах — і під час впровадження, і після запуску. Проводимо онбординг для всіх учасників. Бухгалтерам показуємо, як реєструвати каси в ДПС, керувати ними в особистому кабінеті, формувати звіти й контролювати фіскалізацію. ІТ-фахівцям розповідаємо про налаштування, заміну сертифікатів, моніторинг стабільності і підключення нових точок. Касирів зазвичай окремо не навчаємо — вони працюють у звичній POS-системі, просто фіскалізація тепер через програмний РРО в хмарі чи на комп’ютері. Для персоналу перехід не має бути стресом, і в основному так і є — усе просто й безболісно.

Нові можливості «Вчасно.Каса»

– Які нові «фішки» впровадили останнім часом?

– Оновлення у “Вчасно.Каса” відбуваються постійно, бо більшість ідей народжуються з реальних запитів клієнтів. Наприклад, тепер ФОП можуть стежити за пороговими лімітами у своєму кабінеті. При чому враховуємо не тільки дані з ПРРО, а й надходження на рахунки — щоб показувати точнішу картину. Ще ми інтегрували сервіс “Вчасно.Звіт”, аби звітувати і сплачувати податки було простіше.

Для середнього та великого бізнесу зробили круту адміністративну панель Device Manager — вона допомагає зручно керувати багатьма касами, навіть коли немає інтернету. Програма працює локально і тримає зв’язок із кожною касою. Цю ідею запропонували наші клієнти, і ми її реалізували.

Також ми дозволяємо кастомізувати електронні чеки — додавати посилання на сайт, фірмові кольори, логотип, інформацію про акції чи форму зворотного зв’язку. Це дає можливість краще спілкуватися з покупцями.

– Як вплинули на ринок нові вимоги до оформлення касових чеків, які почали діяти з 1 березня 2025 року?

-Ці зміни суттєво прискорили перехід бізнесу на ПРРО. Раніше багато компаній робили це поступово або відкладали. Але після 1 березня багатьом довелося діяти швидко. У нас були клієнти, які планували переходити роками, а через нові вимоги до фіскального чека за один день повністю перейшли з класичних кас на програмні. Причина проста — сервісні центри РРО не встигали швидко адаптувати обладнання, а оновити сотні кас одночасно складно. У ПРРО це робиться швидше і централізовано.

Після 1 березня ми побачили значне зростання підключень програмних кас. Це підтвердило, що ПРРО — гнучкий і адаптивний інструмент для сучасного бізнесу.

– Зараз дуже популярна ідея використання ШІ в ритейлі. Що ви можете запропонувати своїм клієнтам?

– Ми не відстаємо від трендів і запустили AI-асистента “Вчасно.Каса” — його звати ЧеКі. Він вже зараз може відповідати на багато запитань про продукт, хоча ще вчиться. У майбутньому він стане повноцінним помічником для користувачів. Крім того, ми активно працюємо над новими інтеграціями з обліковими системами, tap-to-phone рішеннями та сервісами інтернет-еквайрингу.

– Розкажіть детальніше про систему централізованого керування касами. Що вона дає та кому варто її встановлювати?

– Більшість наших клієнтів — звичайні магазини та мережі. Для них важлива стабільність роботи кас і незалежність від інтернету. Тому багато хто обирає Device Manager. Він зберігає потрібну кількість кас, підключається до грошових скриньок, терміналів, принтерів і має 5000 резервних фіскальних номерів на випадок відсутності зв’язку з податковою. Завдяки цьому клієнти мають дуже стабільну роботу.

Коли кас багато — десятки чи сотні — виникає питання, як їх обслуговувати. Наприклад, щорічна заміна електронних ключів вручну — це довго, бо треба підключатися до кожної каси. Тому ми зробили централізовану панель керування, де можна бачити всі Device Manager, дивитись інформацію по кожній касі, швидко викликати підтримку (відразу видно, яка каса потребує допомоги) і дистанційно створювати чи видаляти каси.

Так клієнт отримує зручний контроль над усіма касами в одному місці, навіть якщо їх дуже багато. Це не окремі локальні застосунки — усе керується централізовано і прозоро. Цей унікальний інструмент клієнти дуже цінують за зручність і надійність.

– Оскільки ритейлери зацікавлені в якості інтеграції електронної каси та забезпеченні стабільності її роботи що, можливо, ви плануєте покращити?

– Стабільність і надійність — це основні вимоги роздрібного бізнесу. Найкраще про це скажуть наші клієнти — великі торговельні мережі, які щодня працюють із тисячами чеків. Це Comfy, Сім23, Rozetka, Watsons, Наш Край, а також такі аптечні мережі, як Аптека Доброго Дня, Медсервіс, Аптека DS. Їхня довіра — найкращий показник якості та стабільності нашого сервісу. Ми отримуємо багато фідбеку і бачимо, що каси працюють надійно навіть у пікові моменти.

Але ми не зупиняємось. Наша мета — мінімізувати всі ризики збоїв, навіть ті, що не залежать від нас, наприклад, через нестабільний інтернет чи сторонні системи. Також ми активно розширюємо інтеграції — з платформами доставки, інтернет- і торговельним еквайрингом, щоб зробити роботу клієнтів простішою.