Економічний ефект автоматизації документообігу з системою SmartPoint DMS

Документообіг, охоплюючи практично всі бізнес-процеси сучасної компанії, є однією з найбільш перспективних зон росту бізнесу. А оптимізація процесів обробки документів завдяки  системі електронного документообігу (СЕД) забезпечує значне зростання основних показників ефективності (КРІ).

Згідно з дослідженнями Deloitte, автоматизація документообігу на 30-70% скорочує час виконання більшості бізнес-процесів.

Які КРІ підвищує автоматизація документообігу

Автоматизація створення, погодження, архівування та зберігання документів і організація ефективного процесу роботи з ними є невіддільною частиною оптимізації бізнес-процесів компанії.

Впровадження системи електронного документообігу безпосередньо впливає на критичні для бізнесу КРІ. Зокрема: 

1. Скорочення операційних витрат на друк, копіювання, закупівлю паперу, обслуговування оргтехніки та зберігання й пересилку документів. У дослідженні McKinsey & Company наведено кейси компаній, які завдяки переходу до «безпаперового офісу»  скоротили операційні витрати на 30-50%.
2. Прискорення бізнес-процесів завдяки зменшенню часу обробки документів. Передусім, це – скорочення часу, витраченого працівниками на пошук документів в архівах чи створення нових. А електронні підписи та автоматизація процесу погодження  усувають затримки, порівняно з «ручними» процесами. Згідно з дослідженнями McKinsey&Company, автоматизація  документообігу скорочує час обробки документів до 60%.
3. Покращення точності та якості документів. Мінімізація людського фактора в процесі електронного документообігу скорочує витрати на перезатвердження документів через необхідність виправляти помилки та на сплату штрафних санкцій через невідповідність документів вимогам регламентних актів.
4. Зростання продуктивності працівників завдяки автоматизації документообігу до 50%. Зменшення рутини дозволяє співробітникам зосередитися на стратегічних питаннях; підвищує рівень креативності та залученості в процеси, які визначають успіх бізнесу.
5. Прозорість: за даними досліджень Gartner, автоматизація документообігу, сприяючи формуванню централізованої системи даних та єдиних корпоративних стандартів ведення документів, спрощує аудит та контроль. 

Чому СЕД SmartPoint DMS є потужним інструментом для оптимізації процесів управління електронними документами 

Автоматизація документообігу – стратегічне рішення, яке виходить далеко за межі модернізації окремого процесу та може стати справжнім драйвером бізнесу за відносно незначних витрат.

Тому важливо правильно обрати систему автоматизації електронного документообігу та вендора, чия експертність забезпечить її оптимальне інтегрування в ІТ-екосистему компанії.

«Компанія SMART business постійно моніторить тренди та відстежує запити клієнтів, щоб тримати руку на пульсі актуальних потреб бізнесу. Маючи значний практичний досвід побудови бізнес-процесів у провідних компаніях з усього світу, ми впроваджуємо найкращі світові практики й технології у власні рішення задля їх неперервного розвитку та вдосконалення. 

У системі електронного документообігу SmartPoint DMS враховані всі найважливіші вимоги наших клієнтів: можливість масштабування; надійність збереження даних й інформаційна безпека; оптимальна вартість; наявність інструментів для маршрутизації і контролю виконання завдань. А впровадження технології АІ вивело рішення на новий рівень ефективності», – зазначає Product Owner/ Systems Architect, SMART business Володимир Москаленко.

Основні переваги СЕД SmartPoint DMS  

• Можливість масштабуватися. Широка функціональність дозволяє успішно керувати розгалуженими бізнес-процесами. Це актуально для компаній, які мають кілька юридичних осіб або філій з власними процесами погодження  документів. Наше рішення дозволяє налаштувати для кожного із цих підрозділів унікальні процеси погодження документів в межах єдиної системи. 
• Надійність збереження даних й інформаційна безпека. Хмарне рішення у реаліях сьогодення є безпечнішим за розміщення ПЗ на фізичних серверах. Завдяки сучасним технологіям захисту від Microsoft вдається мінімізувати ризики втрати або компрометації інформації. А розміщення даних у хмарі на ресурсах клієнта дозволяє самостійно налаштовувати політики безпеки, управляти доступом і процесами роботи з даними. Тоді як безпечний доступ до самої системи гарантується завдяки багатоетапній аутентифікації.
• Мінімізація витрат. Не потрібно інвестувати в придбання й обслуговування фізичного обладнання: сервери, інфраструктура для зберігання та обробки електронних документів. Достатньо оформити передплату та сплачувати лише за фактичне використання хмарних ресурсів.
• Інструменти для маршрутизації і контролю виконання завдань дозволяють просто налаштовувати процеси погодження електронних документів на основі параметрів, зазначених у картці документа. Система управління електронними документами самостійно обирає маршрут погодження, залежно від його атрибутів. Також у картці документа візуалізовано процес погодження і є можливість в режимі реального часу відстежувати, на якому з етапів він перебуває.
• Гнучка інтеграція в  ІТ-екосистему підприємства завдяки універсальному API. Автоматична передача даних до системи електронного документообігу усуває їх дублювання і продукування помилок. У коробковому варіанті рішення вже налаштована інтеграція з Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, чат-ботом Slack, Microsoft Dynamics 365 Finance. У нашому рішенні також реалізована інтеграція з провайдерами електронного документообігу для швидкого і зручного підписання документів і обміну ними онлайн. 
• Використання технологій на основі AI. Система, зберігаючи відсканований документ у форматі зображення або pdf, завдяки вбудованій  функції АІ, автоматично зчитує важливу інформацію (назву, дату, номер документа) і на її основі створює його картку. Це скорочує час реєстрації  документів та знижує ризик помилок.

Та це тільки основні переваги рішення. З повним переліком можна ознайомитися тут.

Як вдвічі скоротити операційні витрати на документообіг 

SmartPoint DMS – це готове рішення для управління документами та організації спільної роботи персоналу над ними. Його впровадження забезпечує гнучкість, адаптивність та підвищення загальної продуктивності завдяки ефективній організації процесу та покращенню контролю за опрацюванням документів.

Зокрема, СЕД SmartPoint DMS забезпечує бізнесу вдвічі швидший, порівняно з «ручним», процес погодження документів.  

А в цілому це – 64% економії часу під час обробки документів та зниження операційних витрат на 52%. 

Система електронного документообігу SmartPoint DMS дозволяє налаштувати різні типи погодження документів, зокрема, і дночасного там, де це необхідно. Також  немає обмежень щодо кількості користувачів, які можуть працювати в системі одночасно.

Компанія SMART business надає знижку 50% на впровадження системи SmartPoint DMS за умови передплати ліцензій на рік. Спеціальна пропозиція діє до 31 липня 2025 року. Замовляйте консультацію за цим посиланням, і ми проведемо демонстрацію у зручний для вас час.