Як побудувати довготривалі відносини з постачальниками: кейс мережі Аврора

Мережа мультимаракетів Аврора активно працює з українськими постачальниками, допомагаючи локальним виробникам знайти своє місце на полицях магазинів. Сьогодні майже 50% асортименту товарів мережі — це продукція вітчизняного виробництва.

Про важливість відкритого діалогу з партнерами та використання інноваційних підходів для забезпечення ефективної комунікації розповів Максим Безрук, заступник комерційного директора з роботи з ключовими партнерами Аврора.

Партнерські відносини з постачальниками

В асортименті Аврора представлені товари, що мають походження з понад 25 країн, але основна стратегія компанії спрямована на підтримку українських продуктів та збільшення їхньої частки на полицях магазинів в Україні та Румунії.

Зараз ритейлер співпрацює з понад 600 українськими виробниками, а близько 50% товарів у магазинах мережі Аврора — це продукція українського виробництва. За кількістю постачальників лідирують: Київська (27%), Полтавська (15%), Дніпропетровська (18%) та Харківська області (13%). Водночас компанія активно розвиває співпрацю з виробниками західної частини країни, що відкриває нові можливості для місцевих виробників.

“Для компанії важливим аспектом є побудова надійних і прозорих партнерських відносин. Адже велика кількість партнерів і контрактів — це величезний ризик можливих втрат, тому кожен процес потрібно постійно вдосконалювати. Які показники покращують нашу роботу? Основне — це рівень задоволеності нашого покупця”, — каже Максим Безрук.

Відкритість до діалогу і регулярні зустрічі з партнерами допомагають створити комфортну атмосферу для довгострокового співробітництва, що підтверджується високим рівнем лояльності партнерів (NPS > 96%).

Спрощена система подачі пропозицій

Постачальники можуть подати заявку на співпрацю через сайт. Подавши заявку на співпрацю, потенційний партнер отримує фідбек протягом 24 годин. Максимум через 120 годин по пропозиції надійде розгорнута відповідь щодо подальших дій та співпраці.

“Зараз у нас є надмета, щоб від подачі пропозиції потенційними партнерами, товар з’являвся на полицях через 14 днів. Звісно, це амбітна мета, але компанія активно працює над удосконаленням цього процесу”, — зазначає Максим Безрук.

Закупівельні рішення в мережі приймаються на основі важливих для компанії критеріїв, серед яких: якість товарів та конкурентна перевага комерційної пропозиції, бездоганна ділова репутація потенційних партнерів та досвід співпраці, наявність власних виробничих потужностей, оперативність постачання, орієнтованість на клієнта та використання інноваційних технологій.

Також Аврора зробила крок уперед у спрощенні процесу подачі комерційних пропозицій. Раніше зустрічалися ситуації, коли пропозиції подавались у вигляді великих Excel-файлів, що налічували сотні рядків інформації. Це ускладнювало процес оцінки та часто призводило до того, що важливі продукти не отримували належної уваги через недостатньо чітке подання.

З метою уникнення таких ситуацій, компанія розробила відеогайд, який детально пояснює, як правильно подавати комерційну пропозицію, аби зацікавити нею.

Відкритість до діалогу: “здибанка” для постачальників

Раніше в мережі використовувались такі засоби комунікації, як електронна пошта, телефон, месенджери та стратегічні офлайн-зустрічі, що відбувались раз на рік.

“Це був стандартний підхід, який досі використовують деякі компанії. Як правило, на таких зустрічах спершу обговорюються досягнення, а потім відводиться приблизно 15 хвилин для стратегічного планування майбутньої співпраці. Проте цього часу часто недостатньо, і результатом є те, що навіть власник бізнесу не завжди має чітке уявлення про кількість магазинів свого партнера”, — зазначають у Аврора.

Проте для успішного бізнесу важливими є не лише якісні продукти, але й відкритість до діалогу з партнерами. У Аврора ці відносини з постачальниками побудовані на принципах прозорості та довіри.

Компанія впровадила низку інструментів для ефективної співпраці. Всі постачальники переведені на електронний документообіг, що значно спрощує процеси замовлення, відвантаження та підтвердження замовлень. Також створена онлайн-платформа для партнерів, де вони мають доступ до важливої інформації: звітів, маркетингових матеріалів та оновлень. Це все полегшує комунікацію і робить взаємодію ефективнішою.

Кожен постачальник через онлайн-кабінет може відслідковувати свої продажі в реальному часі — за вчорашній день, місяць чи будь-який інший період.

“Ми постійно його удосконалюємо, зважаючи на відгуки та запити партнерів”, — коментує Максим Безрук.

Також Аврора організовує щоквартальні зустрічі ”Здибанки” з постачальниками, що проходять у форматі Zoom-конференцій. Це дозволяє не лише поділитися досягненнями, але й обговорити плани на майбутнє. Під час таких зустрічей обговорюються такі важливі питання, як виконання плану, відкриття нових магазинів, досягнення цілей і майбутні інновації.

На “Здибанках” у форматі відкритого мікрофону партнери можуть задавати будь-які питання. Після кожної такої зустрічі проводиться опитування, щоб отримати зворотний зв’язок і переконатися, що всі питання партнерів були вирішені.

“Згодом, після проведення численних відкритих зустрічей, кількість запитань збільшується, оскільки партнери починають довіряти нам і розуміють, що навіть незручні запитання є абсолютно прийнятними”, — підсумовує Максим Безрук.

У комунікації з партнерами команда Аврора наголошує, що якщо щось не вийшло, то це не проблема, а досвід, на основі якого будується подальша стратегія.

Ключовим елементом в комунікації компанії є постійний зворотний зв’язок. Більше того, вона сприймає будь-які скарги не як негатив, а як можливість для вдосконалення процесів. Компанія має внутрішній девіз: «Люди ні в чому не винні, уся справа в недосконалому процесі», що відображає бажання виявляти та виправляти проблемні ситуації.

Завдяки таким підходам Аврора створює середовище для ефективної взаємодії, де кожен партнер має можливість вільно висловлювати свої думки та отримувати відповіді на важливі питання.