Що таке електронний документообіг для HR-керівника

HR-відділ – це один із найбільш інформаційно навантажених відділів у компанії. Оформлення працевлаштування, ведення кадрових документів, контроль відпусток та лікарняних, організація навчання співробітників – це лише частина процесів, що потребують консолідації даних з інших підрозділів.

Вочевидь, що чим швидше ці дані надходять, тим ефективніша робота HR-фахівців, і тим простіше розпочати масштабування бізнесу. Але як бути із паперовою документацією? Адже якщо в компанії зберігається повністю або частково паперовий документообіг, оптимальної швидкості регулярних операцій навряд чи вдасться досягти, тим більше у випадках, коли відбувається розширення штату.

Чому паперовий документообіг є проблемою для сучасного бізнесу

Просто уявіть собі ситуацію: ваш співробітник приносить заяву на відпустку до HR-відділу, але потрібного фахівця немає на місці. Документ залишається на столі до тих пір, поки відповідальний HR-фахівець не повернеться, і йому або їй доведеться вручну вводити дані в систему. А що, якщо частина співробітників працює віддалено? Як тоді обійтися без принаймні дублювання звичайної документації у цифровому форматі? І ось тут стає зрозумілим, що узгодження навіть, здавалося б, найпростішої заявки може затягнутися на декілька днів. 

На практиці ситуація виявляється навіть більш глобальною, ніж здається на перший погляд, тож варто виділити типові проблеми, з якими стикаються компанії, що й досі підтримують паперову документацію: 

• Ризик дублювання записів;
• Низька швидкість реалізації процесів, що потребують супроводження документацією;
• Високі ризики помилок, пов’язаних з ручним введенням даних;
• Вірогідність адміністративних штрафів та судових розглядів зі звільненими співробітниками з причини втрати критично важливої ​​інформації;
• Необхідність хоча б частково оцифровувати деякі документи для дистанційної комунікації та звітності з віддаленими співробітниками, податковою тощо;
• Регулярні витрати, необхідні для друку та логістики документів.

Враховуючи всі ці аспекти, в сучасних реаліях компанії все активніше переходять на програмне забезпечення для електронного документообігу – цифрових систем з централізованими сховищами даних, шаблонами документів, що налаштовуються, інтеграцією з електронною поштою, чат-ботами та іншим корисним функціоналом, що забезпечує автоматизацію повсякденних завдань HR-фахівців.

Варто зазначити, що перехід на автоматизовану систему документообігу – це не просто рішучий крок у бік зручності, а must-have сучасних HR-відділів, що підтверджується статистикою Deloitte, яка зазначає, що близько 75% компаній вже активно використовують рішення автоматизації у своїх HR-відділах. Таким чином, чим швидше компанія впровадить такі технології, тим менше проблем вона зазнає під час зростання і масштабування, і тим меншими будуть ризики, що стосуються людського фактора та кадрових процесів, на який він впливає.

Яке програмне забезпечення варте уваги українського бізнесу

В процесі пошуку ПЗ для автоматизації HR-процесів можуть виникнути стандартні проблеми, такі як:

• Відсутність функціоналу, якого потребує конкретний бізнес;
• Недостатній рівень кастомізації;
• Висока вартість ліцензії;
• Складний користувацький інтерфейс;
• Відсутність прив’язки до трудового законодавства України;
• Обмежені можливості масштабування.

Водночас саме українські компанії з 2022 року стикаються з ще однією складністю: заради відмови від російського софту їх вибір серед готових систем електронного документообігу став вкрай обмеженим. І справді, більшість популярних систем HR-автоматизації не підтримують українську мову, а використання російськомовного програмного забезпечення навіть для внутрішніх завдань може викликати цілком справедливе обурення співробітників та органів контролю.

Але не все втрачено – одним із рішень, які здатні потрапити точно в ціль, уникаючи всіх вищезазначених проблем, є LitDoc.HR – кастомізований продукт від українського розробника LITIKO, що здатен адаптуватися відповідно до індивідуальних регламентів компанії й може бути швидко інтегрованим в поточні HR-процеси компанії.

Ключовий функціонал ПЗ для електронного документообігу LitDoc.HR

ПЗ для HR-автоматизації від LITIKO – це комплексне рішення від української компанії для створення, узгодження та зберігання кадрових документів. Розглянемо окремі функції, якими наділений цей продукт.

Кадровий документообіг

Кадровий документообіг здатен суттєво оптимізувати роботу HR-відділу, оскільки спрощує управління всіма документами, що стосуються співробітників: від найму до звільнення. Ось які можливості включені до цього рішення:

• Централізоване сховище кадрових документів про прийом, переведення чи звільнення працівників з можливістю розмежування прав доступу для різних типів користувачів; 
• Функціонал, що охоплює весь процес взаємодії з персоналом (зокрема – безліч шаблонів для швидкого створення заяв, наказів та їх підпису);
• Можливості масштабування разом із компанією, що використовує це рішення.

В результаті впровадження такого рішення, HR-працівники отримують зручні в роботі інструменти ведення кадрової документації, що знижують ризик помилок, пов’язаних із ручним введенням даних.

Автоматизація кадрових процесів

Автоматизація кадрових процесів в LitDoc.HR втілена наступними можливостями:

• Прийом на роботу зі створенням та автоматичним заповненням відповідної документації за один клік (трудових договорів, наказів про прийом співробітників, заяв про приєднання до електронної взаємодії та згод на обробку персональних даних);
• Переведення і звільнення співробітників із залученням всіх зацікавлених підрозділів;
• Швидке ознайомлення співробітників з наказами по особовій справі в онлайн-форматі;
• Генерація кадрових заяв на базі кастомізованих шаблонів;
• Подання, погодження, підписання заяв та наказів про відпустки з автоматичним урахуванням святкових днів, індивідуальних вимог компанії, рівня завантаженості підрозділу та чинного законодавства.

Варто зазначити, що дане рішення може бути додатково адаптоване під потреби конкретної організації, щоб її HR-фахівці мали змогу якнайбільше зосередитися на стратегічних завданнях, замість того, щоб витрачати свій робочий час на виконання рутинних адміністративних дій.

Планування відпусток

Планування відпусток працівників – це зручне рішення для подання та погодження заяви про відпустку, створення із шаблону наказу про відпустку та його погодження. Зокрема, з його допомогою, HR-фахівці зможуть:

• Використовувати готові шаблони для заяв та наказів про відпустки;
• Прозорий процес погодження та підписання заяви та наказу;
• Подальше зберігання в електронному архіві.

Таким чином, з цим інструментом, HR-відділ зможе зменшити час на рутинні завдання та в подальшому скоротити витрати на папір, друк. відправку документів.

Додаткові переваги діджиталізації документообігу в HR-підрозділі

Крім вищезазначених можливостей, цифровий документообіг, впроваджений у HR-підрозділах, забезпечує:

• Зниження витрат на ведення та зберігання паперового документообігу або повне їх виключення;
• Підвищення безпеки за рахунок надійного захисту від втрати даних та несанкціонованого доступу;
• Відповідність вимогам трудового законодавства України;
• Адаптованість для компаній, частина співробітників яких працюють віддалено.

Висновок

В наші часи автоматизація HR-документообігу є важливим аспектом точності та високої продуктивності процесів, що відбуваються в HR-підрозділах. Таким чином, після її впровадження, компанії отримують міцний фундамент для подальшого масштабування свого штату працівників. Щодо LitDoc.HR, цей інструмент дозволяє компаніям не лише оптимізувати кадрові процеси та підвищити загальну ефективність роботи HR-відділу, але й зменшити адміністративні витрати. А отже, якщо все це є пріоритетною ціллю, варто протестувати LitDoc.HR вже сьогодні.