Як Microsoft 365 Copilot допомагає оптимізувати процеси в ритейлі

Згідно з дослідженнями Work Trend Index Special Report, які компанія Microsoft проводила наприкінці минулого року, 77% користувачів, які спробували у своїй роботі Microsoft 365 Copilot, зізнаються, що не готові більше працювати без нього.

Більшість опитаних вважає, що інструмент робить їх більш продуктивними й креативними та заощаджує час: 70% заявили про зростання продуктивності; 68% переконані, що з цим помічником результат їхньої роботи є якіснішим, а 29% швидше виконували цілу низку завдань (пошук, написання контенту, резюмування ділових зустрічей, переговорів).

Ритейл як одна з найбільш динамічних сфер бізнесу лідирує за кількістю рішень на базі штучного інтелекту, впроваджених задля отримання конкурентної переваги в індустрії. І Microsoft 365 Copilot є одним із них.

Чим є ця інновація: завдяки чому вона дає конкурентну перевагу та які сценарії її застосування в ритейлі.

Що таке Microsoft 365 Copilot та як він працює

Microsoft 365 Copilot — це інструмент, заснований на штучному інтелекті, що поєднує мовні моделі LLM і ChatGPT-4 з програмами Microsoft 365 і даними Microsoft Graph (календар, електронна пошта, чати, документи). Іншими словами, це АІ-асистент, який підвищує функціональність офісних сервісів Microsoft, спрощуючи виконання рутинних завдань для користувачів.

Відбувається це завдяки поєднанню генеративних можливостей АІ у продуктах Office та даних і аналітики Microsoft Graph. Copilot «бачить» всю інформацію компанії, яка знаходиться в хмарі Microsoft, і використовує її як контекст для створення потрібного контенту.

Інструмент адаптується до робочого середовища користувача, враховуючи його робочі дані та поточні дії на комп’ютері. При цьому забезпечується високий рівень конфіденційності та безпеки. Copilot не використовує дані співробітників для навчання, не передає їх третім особам та дотримується встановленої в компанії політики індивідуальних і групових дозволів відповідно до політик безпеки, які бізнес налаштував для Microsoft 365.

Для яких потреб ритейлу Microsoft 365 Copilot буде найбільш ефективним

Автоматизація рутинних завдань

Microsoft 365 Copilot докорінно змінює обробку даних, забезпечуючи автоматизацію аналізу, створення звітів і численних рутинних робочих процесів в таких програмах, як Excel, PowerPoint, Outlook, Teams.

• Обробка даних: він може автоматично аналізувати великі обсяги даних: неважливо, чи йдеться про продажі, чи запаси продукції або ж клієнтську базу. Copilot інтегрується з Microsoft Excel і допомагає у величезних масивах даних знаходити тренди та виявляти закономірності. Зокрема, він може в реальному часі робити зведення ключових показників, таких як зростання продажів чи рівень запасів, або ж сегментувати клієнтів за заданими параметрами.
  Також важливо: ритейлерам часто доводиться мати справу з даними, отриманими з різних джерел, таких як платформи eCommerce, POS-системи, CRM-інструменти. Copilot автоматизує процеси їх об’єднання та аналізу, значно зменшуючи час, який потрібно було б витратити на це вручну.
• Генерування звітів: завдяки Copilot співробітники не витрачатимуть години на ручне створення звітів – цей інструмент автоматично їх генеруватиме, використовуючи дані з різних офісних програм та структуруючи їх відповідно до заданих параметрів.
• Автоматизація робочих процесів, пов’язаних з даними та документами: Copilot може виконувати повторювані завдання, такі як заповнення таблиць за встановленою логікою, створення чернеток листів за шаблонами чи оновлення записів про запаси. Також він може структурувати документи, резюмувати їх, перевіряти на відповідність до прийнятих в компанії політик, додавати посилання на нормативні чи інші документи або ж перекладати їх потрібною мовою.

Покращення комунікації

За даними дослідження, проведеного компанією Microsoft навесні минулого року, тільки 43% часу, який офісні працівники проводять з використанням офісних програм, вони витрачають для творчих і креативних завдань, а 57% – на різного роду комунікації. Microsoft 365 Copilot переводить на новий рівень ефективності комунікації ритейлерів з клієнтами та всередині команди.

• Автоматизація електронного листування та нагадувань: Copilot може допомогти у «сортуванні» електронної пошти за заданими параметрами (як-от тема, відправник), резюмуванні змісту листів, написанні відповідей за шаблонами або ж «взяти на контроль» їх відправлення та відстежування.
• Внутрішня комунікація: Інструмент значно підвищує ефективність комунікації всередині команд, полегшуючи співпрацю та оптимізуючи обмін інформацією завдяки інтегруванню з Microsoft Teams i Outlook. За потреби він може автоматично узгоджувати завдання, робити протоколи нарад, резюмувати обговорення та планувати наступні заходи чи формувати завдання для команди на основі обговорення у Teams. Це суттєво підвищує ефективність роботи над спільними проєктами.

Оптимізація маркетингових кампаній

Microsoft 365 Copilot пропонує інноваційні рішення для оптимізації маркетингових кампаній. Зокрема, йдеться про:

• Аналіз ринку в розрізі ринкових тенденцій, поведінки конкурентів та споживачів. Так, аналізуючи великі масиви даних із зовнішніх джерел, таких як аналітичні звіти, соцмережі, новинні портали, Copilot підсумовує зміни на ринку та в поведінці конкурентів задля адаптації маркетингових активностей під змінні ринкові умови.
  Також він може автоматично аналізувати попит на товари та послуги, використовуючи історичні дані продажів, різноманітні прогнози та зовнішні фактори, як-от сезонність чи макроекономічні зміни, задля прогнозу запитів ринку в означеній перспективі та адаптації під них стратегій просування.
• Персоналізація: інструмент допомагає створювати персоналізовані пропозиції для клієнтів на основі аналізу їхніх попередніх покупок та інтересів.

Сценарії використання Microsoft 365 Copilot у ритейлі

Microsoft 365 Copilot має окремі бібліотеки сценаріїв для маркетологів, відділів продажів і фінансів та HR-фахівців. Зокрема, для маркетингу це:

• аналіз ринку: інструмент допомагає збирати та аналізувати великі обсяги даних про ринок, конкурентів та споживачів;
• автоматизація створення контенту: використовуючи зібрані дані, Copilot може автоматично генерувати звіти або презентації у PowerPoint;
• персоналізація маркетингових кампаній: Copilot в Excel може практично в режимі реального часу аналізувати великі масиви даних про клієнтів, сегментувати їх та створювати пропозиції, що відповідають потребам конкретних сегментів.

Не пропустіть можливість дізнатись, які можливості відкриває Microsoft 365 Copilot для маркетингу. Реєструйтесь на безкоштовний вебінар «Мистецтво делегування: як підвищити продуктивність відділу маркетингу з Copilot Microsoft 365».

Для відділу продажів:

• автоматичне формування рекомендацій щодо стратегій продажів на основі аналізу даних про клієнтів та продажі;
• генерування пропозицій: Copilot у Word може швидко створювати комерційні пропозиції та шаблони електронних листів для клієнтів;
• прогнозування продажів: використовуючи дані з минулих періодів, інструмент може будувати прогнози щодо майбутніх продажів і таким чином допомагати адаптувати наявні стратегії під зміни на ринку.

Сервісне обслуговування:

• допомога у вдосконаленні продуктів та сервісу: на основі аналізу масиву даних щодо звернень клієнтів до сервісної служби та їхніх відгуків інструмент може виявляти основні проблеми та пропонувати шляхи їх розв’язання. Це допомагає глибше розуміти покупців та вдосконалювати продукти і сервіс;
• автоматичні чат-боти: інструмент може використовуватися для автоматизації відповідей на запити клієнтів. На його основі можуть бути створені інтелектуальні чат-боти, які обробляють запити в режимі реального часу 24/7.

У фінансовому відділі він – незамінний помічник фінансових аналітиків. Використовується для:

• аналізу витрат та автоматизації фінзвітів: на основі аналізу фінансових потоків допомагає відстежувати витрати та прибутки і знаходити шляхи оптимізації бізнес-процесів. Також допомагає автоматично формувати фінансові звіти та прогнози.

HR-фахівцям Microsoft 365 Copilot допомагає управляти завантаженістю співробітників та  автоматизувати процеси, пов’язані з набором персоналу, онбордингом, перепрофілюванням та стимулюванням професійного зростання команди.

• Рекрутинг та онбординг: інструмент буде корисним на всіх етапах – від автоматизації опису вакансії чи порівняння CV до створення листа-запрошення кандидатам, які пройшли відбір, підготовки плану їх адаптації та підбору наставника;
• Навчання та розвиток: Copilot може рекомендувати персоналізовані навчальні матеріали та курси для підвищення кваліфікації співробітників на основі їхніх поточних навичок та прогнозу потреб бізнесу, а також відстежувати їхній прогрес та автоматично формувати подальші рекомендації. Це дозволяє ритейлерам швидко адаптувати персонал до нових технологій та змін у бізнес-процесах. Як приклад – залучення до процесу навчання своїх співробітників компанією McDonald’s China. З цією метою вони навіть створили Humburger University, де основний тьютор для студентів – АІ.
• Планування робочого часу: аналізуючи дані про завантаженість персоналу, Copilot допомагає складати графіки роботи таким чином, щоб забезпечити рівномірне навантаження на працівників.

Дізнайтеся більше як на практиці інноваційні технології можуть змінити ваші HR-процеси та підвищити ефективність роботи, безкоштовно отримавши запис вебінару «‎AI в HR: практичний досвід з Copilot для Microsoft 365».

Таким чином, використання Microsoft 365 Copilot передбачає цілу низку переваг для ритейлу, забезпечуючи оптимізацію ключових бізнес-процесів. Зокрема, допомагає суттєво підвищити продуктивність, економити час на виконанні рутинних завдань, пов’язаних з обробкою даних чи формуванням звітності, покращити внутрішні та зовнішні комунікації, а також отримати цінну аналітику для прийняття управлінських рішень. Це інструмент, який сприяє ефективній роботі як окремих співробітників, так і бізнесу в цілому.

Щоб отримати більше інформації про те, як Microsoft 365 Copilot покращує ефективність роботи у ритейлі, залишайте запит, і фахівці SMART business поділяться усіма деталями!