Економія на папері: що дає ритейлеру перехід на електронний документообіг

В ході RAU Workshop “Як ритейлерам бути ефективними в умовах економічної нестабільності” директор департаменту правового забезпечення та бухгалтерського обліку харківської мережі магазинів Рост Олег Чубаренко розповів, як за рахунок автоматизації документообігу ритейлеру вдалося знайти додаткові 3 млн грн в рік та підвищити лояльність клієнтів.

Асоціація ритейлерів України спільно з сервісом цифрових рішень для бізнесу Вчасно провела спеціалізовану офлайн-зустріч, в ході якої учасники поділилися досвідом автоматизації основних бізнес-задач та на конкретних цифрах і кейсах показали економічну вигоду від такої цифровізації рутинних процесів. Зокрема, директор департаменту правового забезпечення та бухгалтерського обліку мережі магазинів Рост Олег Чубаренко разом з керівницею відділу продажу “Вчасно.EDI” Аллою Литвинченко розповіли про основні етапи впровадження електронного документообороту та досягнуті результати. RAU пропонує ознайомитися з основними тезами цього виступу.

Стимули до переходу на електронний документообіг

Мережа супермаркетів Рост є одним із старожилів ринку продуктового рітейлу Харкова. Перший супермаркет був відкритий в далекому 2000 році й на тепер торгова мережа має 11 об’єктів у місті. Також два роки тому ритейлер запустив свій перший торговий об’єкт формату “магазин біля дому” під брендом Opti маркет, які працюють вже на 12 локаціях.

Стикнувшись під час повномасштабної війни з економічними проблемами на кшталт девальвації гривні, небажання логістичних компаній везти товари у прифронтову Харківську область, виїзд 40% персоналу за кордон у перші місяці війни, постійні нормативні зміни, тощо, ритейлер змушений був шукати нові рішення аби покращити свою ефективність. Наприклад, компанія почала возити товари власним транспортом. Проте цінних фахівців у різних підрозділах так і не вдалося повністю замінити – доводиться навчати нові кадри власними силами.

Проблем додали перебої з енергопостачанням. Всі 11 торговельних центрів Рост наразі обладнані одним, а подекуди – двома генераторами, кожен з яких коштує 4-8 млн грн, не рахуючи вартості обслуговування. Зросла і вартість самої електроенергії – на деяких об’єктах вона складає вже 3-5% від товарообігу. Державне регулювання теж вимагає швидкої реакції бізнесу. Наприклад, перепрограмування касових апаратів на можливість внесення номеру акцизної марки проданого товару. Інакше – штраф у розмірі 100% вартості, що на практиці коштувало ритйелерам від 10 000 грн до 20 млн грн. На щастя мережі Рост вдалося уникнути штрафів саме завдяки своєчасному переходу на EDI (електронний обмін даними) і ПРРО.

Етапи цифровізації

Девальвація національної валюти виливається в постійну переоцінку товарів. Категорійні менеджери отримують від постачальників нові прайси й потрібно швидко заново підписувати специфікації, що вимагає додаткового часу та витрат на поштові відправлення. Тому після аналізу всіх бізнес-процесів керівництво мережі вирішило почати з цифровізації роботи саме комерційного відділу. Бо врешті решт від його ефективності напряму залежить дохід компанії.

Порівнявши трьох гравців на цьому ринку – Comarch EDI, Edin та Вчасно – вирішили зупинити свій вибір на останньому. Спочатку в електронний вигляд було переведено ряд не юридично значимих паперів: замовлення, підтвердження замовлення та повідомлення про відвантаження товару.

Потім стали впроваджувати ПРРО та кваліфікований електронний підпис (КЕП) і останнім проєктом стала цифровізація кадрового документообігу, який буде готовий до запуску в масштабах мережі вже через місяць. Тут варто уточнити, що поки в кадровій сфері до електронного документообігу краще пристосовані стандартні документи й процедури як от: прийом на роботу, відпустка, звільнення та переведення. Натомість авансові звіти при відрядженні лишаються на папері, бо часто є лише оригінали паперових чеків тощо.

Автоматизація комерції

Коли говорять про EDI в ритейлі, перш за все мають на увазі електронний обмін структурованими документами між мережами та їх постачальниками. Автоматизація роботи комерційного відділу дозволяє виключити людський фактор, мінімізувати помилки та автоматично підписувати видаткові первинні документи. Таким чином це сприяє своєчасному поверненню коштів, бо не відбувається заміна видаткових накладних при виявленні невідповідностей під час прийомки товару.

Важливо ще раз зазначити необхідність поступової автоматизації бізнес-процесів. Зокрема, на першому етапі відпрацювали автоматичне відправлення замовлення постачальнику з облікової системи мережі, яке сформовано після аналізу продажів та залишків на складі. До того це робилося категорійним менеджером через exel-файл чи месенджери або торговим представником постачальника. Погодження необхідної поставки займало багато часу, який менеджери могли би використати на аналітику продажів. Тепер же валідація кількості та ціни товару проходить у фоновому режимі з «підсвічуванням» помилок.

Наступним кроком стала автоматизація оформлення видаткової накладної постачальником на підставі заявки мережі. Тут так само реалізовано автоматичне виявлення помилок, але вже з перевіркою основник ознак цього первинного бухгалтерського документу. Робота з видатковими, а не прихідними накладними – це ключова відмінність мережі Рост.

Практичні поради

На жаль, в ритейлі часто буває так, що про впровадження автоматизації знають лише керівництво та юристи, а звичайні категорійні менеджери продовжують працювати в обліковій системі і гадки не мають про сучасні нововведення по її інтеграції в електронний документообіг. Тому варто пам’ятати кілька важливих нюансів організації роботи по переходу на EDI. По-перше, якщо в компанії немає єдиного керівника впровадження такого проєкту, успіху не буде. Він має бути мотивованим та зацікавленим у кінцевому результаті, бо наполовину реалізувати автоматизацію не вийде – це будуть марно витрачені гроші. Інша річ, що можуть бути окремі етапи автоматизації – спочатку кадрові питання, потім ПРРО, електронна ТТН і т. д. Важливо також врахувати, що забюрократизовані процеси в компанії майже напевно доведеться змінювати, в тому числі переписуючи посадові інструкції.

По-друге, лише відповідальна за проєкт людина веде перемовини з провайдером, який надає послуги електронного документообороту (ЕДО). Звісно, задіяні в комунікації будуть і представники інших підрозділів компанії, але так би мовити «головою делегації» має бути один керівник. Це перевірено на власному досвіді мережі Рост. Так само важлива підтримка проєкту з боку IT-департаменту аби зробити свій вклад в проєкт автоматизації.

Робота з партнерами

Після технічної інтеграції ЕДО на підприємстві настає черга основного етапу – робота комерційного департаменту з постачальниками. Мережа має провести перемовини з постачальниками, потім –підписати відповідні угоди про обов’язкове використання сторонами ЕДО. Плюс розсилка повідомлень про перехід на електронний документообіг. В мережі Рост порахували, що вартість створення одного паперового документа виходить на рівні 45 грн (папір, витрати на амортизацію оргтехніки та інші складові). Це стало одним із стимулів для переходу на електронний документообіг, в тому числі для партнерів мережі магазинів, адже їм пропонувалося оплатити цю суму за кожен документ, який вони вимагали в паперовому вигляді. Звичайно, це спрацює не на всіх постачальників, але рухатися варто саме в цьому напрямку.

Досягнуті результати

Вже зараз можна констатувати, що впровадження EDI дозволило скоротити на 55% витрати на обробку документів та майже вполовину – кількість помилок при оформленні документації. Також на 35% скоротився час обробки замовлень що опосередковано вплинуло на зростання лояльності клієнтів (+20%).

Окремо варто відзначити економічний ефект від впровадження програмних касових апаратів (ПРРО). При наявності в мережі 462 касових апаратів лише на їх обслуговуванні вдалося зекономити близько 1,5 млн грн. Оскільки річна вартість ТО для «залізних» кас становить більше 2,1 млн грн при аналогічній статті витрат для ПРРО в розмірі 609 840 грн. Ще майже 1,5 млн грн вдалося зекономити на амортизації кас. В результаті загальна річна економія складає 2,9 млн грн.

При цьому переході на ПРРО майже нічого не вартував ритейлеру. Оскільки навіть принтери для друку чеків взяли зі старих касових апаратів Datecs fp-t88, які були до того встановлені в мережі. За перепрошивку кожної старої каси заплатили по 500 грн. До речі на їх закупку свого часу мережа витратила більше 11 млн грн (по 24 000 грн за штуку).

Плани на майбутнє

Перепади напруги через відключення енергопостачання в Харкові призвели до виходу з ладу серверного обладнання мережі. В результаті були втрачені не тільки великі кошти на його закупку, але й бази даних ритейлера. Тому в компанії переноситимуть всі юридично значимі дані (ЮЗД) до хмарного сховища. Також буде продовжено впровадження кадрового документообігу: переведення більшої кількості типів документів в електронний вигляд. Це зекономить достатньо великі кошти. Нарешті, тестування та впровадження електронних ТТН – це майбутнє, що дасть значний поштовх для розвитку.