Олена Скляренко, Consulting for Retail: Наш продукт дозволить максимально ефективно використовувати кожну робочу годину працівників

Засновниця агенції svoe.agency та партнер C4R в розвитку продуктів Digital HR Олена Скляренко розповіла про систему гнучкого планування графіків роботи лінійних працівників, яка дозволяє мережевим ритейлерам ефективно використовувати наявні робочі години, розв’язувати проблему дефіциту фахівців та знизити рівень плинності персоналу.

Consulting for Retail – міжнародна компанія, що надає послуги з консалтингу та аудиту, а також з автоматизації процесів роздрібної та гуртової торгівлі, логістики та дистрибуції. Разом з Num8erz, Freshto входить в холдинг Atriny Group, який працює в більш ніж 10 країнах світу. Компанія працює на ринку з 2015 року і має у своєму портфоліо понад 240 успішно реалізованих проєктів у 7 країнах. Серед клієнтів такі відомі ритейлери, як Worten, Linella, АТБ, Аврора, Metro, Novus, Magnum Cash & Carry, ToiMart, Bravo та інші. Фахівці C4R – експерти в категорійному менеджменті, прогнозуванні, логістиці, впровадженні ERP-систем на підприємствах роздрібної торгівлі. 

В інтерв’ю RAU Олена Скляренко розповіла про новий продукт компанії, який забезпечить гнучкий підхід до використання робочих годин працівників з урахуванням потреби та прогнозного навантаження на різні торгові точки.

– Розкажіть про ваш новий продукт, який дозволяє ритейлерам запровадити гнучке планування графіків роботи (Work Force Management, WFM).

– WFM – це система прогнозування потреби в співробітниках та планування робочих змін лінійного персоналу, що дозволяє оптимально розпорядитися робочими годинами або бюджетом оплати праці, які має компанія. За потреби ця система дозволяє збільшити чи зменшити кількість працівників у конкретній торговій точці (чи у певному відділі магазину) у певний період часу. Наприклад, коли є пікове навантаження (чи навпаки мінімальне) на працівників. 

Наша система планування графіків роботи інтегрується з основними обліковими системами. Зокрема, вона може витягувати необхідну інформацію про співробітників з HR-системи та, навпаки, віддавати у цю систему дані про фактично відпрацьований час кожного працівника. Також наш продукт легко інтегрується з системами контролю робочого часу, який має клієнт, або ж може забезпечити контроль початку і кінця зміни працівників через термінальний доступ.

Однією з переваг нашої системи планування графіків роботи є наявність “банку змін” – це інструмент, який дозволяє працівникам обмінюватись змінами в онлайн-режимі. При чому цей процес відбувається контрольовано і фіксується програмою. Тож, працівник, враховуючи свою навантаженість, може брати додаткові зміни, які на користувацькій платформі позначені як вакантні, або ж за потреби, навпаки, віддати свою зміну комусь іншому. 

Усе це дозволяє оптимізувати використання робочого часу співробітників відповідно до потреб, заповненості штату та бюджету компанії. 

Приклад екрану системи гнучкого планування графіків роботи

– А що передувало ідеї створення цього продукту? 

– Однією з перших ідей, з якою ми починали працювати над цим продуктом, була синхронізація кривих надходжень від продажів та витрат на оплату праці. Це було ще у доковідний період, коли одним із фокусних завдань для HR було зниження витрат на персонал. Тоді ми працювали з аналогічним продуктом іноземного виробництва. 

Але сьогодні, за умов відчутної нестачі співробітників, основний фокус змістився на гнучке та ефективне використання робочого часу наявного персоналу мережі. Але деякі ритейлери досі планують робочі графіки лінійного персоналу за стандартними схемами 2х2 чи 3х3. Такий підхід не є гнучким і не враховує пікові та мінімальні навантаження на торгові точки у різні періоди.

До того ж зараз є ще й соціальна потреба у гнучкому керуванні своїм робочим часом: комусь необхідний гнучкий графік, аби встигати доглядати за дитиною, хтось не може дозволити собі 10 чи 12 годинну робочу зміну за станом здоров’я або з інших причин.

Зараз обмін змінами між лінійними працівниками зазвичай відбувається через Viber чи Telegram групи. Але такий спосіб складно контролювати, тому можуть виникати непорозуміння, пропущені зміни, порушення лімітів щодо кількості робочих годин співробітників.

Проте найвагомішою причиною розвивати систему WFM є критична нестача лінійного персоналу, через яку у деяких мереж немає фізичної можливості відкрити магазини. Тож, найкраще, що ми можемо зараз зробити – це допомогти ритейлерам якомога ефективніше використовувати той персонал, який у нього наразі є. Завдяки нашому продукту мережі можуть переміщувати працівників між відділами чи торговими точками та планувати робочі зміни персоналу таким чином, щоб перекривати критичну потребу там, де вона є. 

– Ви зазначили, що раніше працювали з подібним іноземним продуктом. Як цей досвід допоміг вам під час розробки власного програмного комплексу? 

– Так, ми дійсно маємо досвід впровадження подібного програмного забезпечення і його, насправді, не так багато на ринку. 

Перевагами нашої розробки є легкість (невелика кількість параметрів, які встановлюються), інтуїтивна зрозумілість у використанні, а також її виправдана ціна. На відміну від інших продуктів, які є на міжнародному ринку, наша система потребує ліцензування лише на рівні керівників магазинів (чи відділів торгової точки) і є безкоштовною для користувачів платформи (тобто для працівників), тому вона має значно доступнішу ціну.

– Поясніть, будь ласка, детальніше, які саме ліцензії повинен придбати ритейлер, який хоче використовувати ваш продукт. 

– Зазвичай компанія, у якій працює 100 працівників, повинна купити 100 ліцензій для використання подібного програмного комплексу, оскільки доступ до нього матиме 100 користувачів.

У нас же ліцензування потрібно придбати виключно для керівників відділів та директорів магазинів, які будуть планувати робочі графіки та задавати параметри системі відповідно до потреб та стратегії мережі. Працівники як кінцеві користувачі будуть бачити лише портальну частину програми, свій розклад, а також матимуть змогу мінятися змінами з іншими співробітниками. Але для них не потрібно купувати ліцензію. Тому замість 100 ліцензій виходить всього шість-сім залежно від структури управління. Завдяки цьому вартість нашого продукту дуже гнучка.

– Як відбувається процес впровадження продукту? Скільки це займає часу та яких інвестицій потребує з боку ритейлера?

– Впровадження продукту має три складові, з яких формується фінальна вартість для конкретної компанії, це: вартість ліцензій програмного забезпечення, вартість інтеграційних робіт з програмними комплексами клієнта та вартість експертного консалтингу. 

Консалтинг необхідний, оскільки впровадження продукту зазвичай потребує певних корегувань та оновлень у бізнес-процесах клієнта. Сюди ж входить і реалізація пілотного проєкту на базі однієї чи кількох торгових точок. Пілотний проєкт дозволяє протестувати систему та покращити її налаштування до того, як імплементувати на всю мережу. 

Тож, вартість продукту розраховується індивідуально для кожного клієнта та залежить від обсягів та особливостей інтеграційних робіт, а також від об’єму консалтингової частини.

– Зараз багато компаній використовує аутсорсинговий персонал. Чи враховано це у вашій системі планування графіків роботи?

– Так, для цього в розкладі окремо додається рядок “Аутсорс”. Керівник в налаштуваннях параметрів може визначити, на яких змінах та у якій кількості буде залучений аутсорс персонал. Це дозволяє контролювати бюджет, який використовується для оплати послуг аутсорсингових компаній, а також мати під рукою дані щодо того, які магазини та в якій кількості використовували аутсорсинговий персонал. 

– Опишіть вигоду, яку в результаті отримає ритейлер від використання вашого продукту.

– По-перше, це підвищення рівня сервісу через забезпечення достатньої кількості співробітників на змінах для виконання всіх операційних завдань, роботи в торговому залі, обслуговування клієнтів. Показник якості сервісу можна покращити на 10-20% залежно від початкової ситуації. Наразі для більшості ритейлерів найактуальнішим є саме цей показник, який дозволяє розподілити наявний персонал таким чином, щоб усі ключові завдання та послуги у торговій точці було виконано.

По-друге, це оптимізація витрат на фонд оплати праці чи фонд робочих годин лінійного персоналу, де залежно від початкових налаштувань економія може становити від 5 до 10%.

– Чи плануєте згодом виходити зі своїм продуктом на міжнародний ринок?

– Так, ми вже ведемо перемовини з потенційними клієнтами у двох країнах, які зацікавлені у нашій розробці. 

Подібні продукти на міжнародному ринку є, але вони значно дорожчі. Проте якщо врахувати той факт, що найближчим часом наша система буде доповнена модулями task management та гейміфікованого управління винагородами працівників, то такого комплексного продукту за демократичну ціну зараз на європейському ринку просто не існує.

– Розкажіть, будь ласка, детальніше про модулі, які ви плануєте реалізувати найближчим часом.

– Найближчим часом ми плануємо додати до нашого продукту модуль task management. Це дасть можливість керівникам торгових точок прямо в системі створювати додаткові завдання протягом дня і бачити, хто їх підхопив та виконав. Запит на таку функцію ми отримуємо від багатьох клієнтів. Це дозволить покращити сервіс та оперативно виконувати різні завдання, які виникають під час роботи магазину, або які надходять від центрального офісу. 

Модуль гейміфікованого управління винагородами дозволить працівникам отримувати бали за певну кількість (чи певні види) виконаних завдань, які можна буде обмінювати на матеріальні цінності чи додаткові премії. Елементи гри забезпечуватимуть додаткову зацікавленість та мотивацію з боку співробітників, але водночас роботодавець таким чином зможе підвищити рівень залученості персоналу та якість їх роботи. В цьому модулі буде враховуватись пунктуальність працівника, кількість відпрацьованих змін, кількість виконаних додаткових завдань тощо. Цей інструмент також дозволить зменшити плинність, оскільки працівник, який мотивований отримати додаткову премію чи іншу цінну винагороду, менше схильний звільнятися з роботи. Відповідно, компанія зменшить витрати на розв’язання цієї проблеми.

– На якому етапі знаходиться розробка проєкту? Хто є вашими першими потенційними клієнтами?

– У нас вже повністю готовий модуль планування графіків роботи, наразі ми завершуємо внутрішнє тестування цього модулю і починаємо пілотну експлуатацію в одній із найбільших українських мереж. Також ми ведемо перемовини з декількома відомими українськими та закордонними мережами.

До кінця цього року ми плануємо доповнити систему модулями контролю робочого часу та task management. А наступного року буде реалізований модуль гейміфікованого управління винагородами. 

Загалом ми вже готові до перемовин з компаніями, які хочуть спробувати наш продукт.

– Чи є критерії, яким повинні відповідати мережі, щоб скористатися цим продуктом? 

– Наразі ми сформували гнучку систему ціноутворення, яка дійсно дає можливість любій компанії почати використовувати наш продукт практично зі старту і масштабуватись разом з ростом бізнесу. Відчути бізнес-ефект можна буде вже в мережах, де працює від 100 співробітників. І чим більше мережа, тим більший ефект можна побачити. Крім того, додаткова ефективність досягатиметься внаслідок можливості контрольовано переміщувати персонал між торговими точками, щоб мати оптимальну заповненість штату там, де це необхідно.

– Які фактори будуть визначати розвиток ринку праці в Україні найближчим часом?

– Ні для кого не секрет, що ми маємо дуже складну ситуацію: у нас є фізична нестача персоналу через міграцію населення за кордон та в межах самої України. На жаль, дефіцит працівників буде лише посилюватись. 

Думаю, що наступного року ситуація буде навіть складнішою, ніж зараз. Тому ми маємо оптимально використовувати той ресурс, який маємо та працювати над залученістю працівників.

– Які ваші рекомендації ритейлерам щодо оптимізації роботи з персоналом?

– Єдиний і найефективніший інструмент для усіх компаній без виключення – це гнучкість. Мережі більше не можуть працювати за старими стандартними графіками роботи з 10-годинними змінами. Потрібно створювати такі умови праці, які дозволять залучити більш широку аудиторію потенційних співробітників і надати їм можливості працювати стільки, скільки вони можуть собі дозволити – з мінімальними обмеженнями. Таку гнучкість дуже непросто адмініструвати, і тут в пригоді стане WFM.

Нові підходи та інструменти, які дозволяють гнучко планувати та економити робочий час, це першочергові рішення, на які варто звернути увагу ритейлерам.