Як стати вдвічі продуктивнішими в роботі з документами: досвід Рабен Україна

Рабен Україна працює з електронним документообігом з 2018 року. Відтоді час роботи з документами вдалося скоротити вдвічі. Як компанія впроваджувала цифрові сервіси Вчасно в логістиці.

Фінансовий директор Рабен Україна Віталій Коваленко розповів, чому в компанії вирішили впроваджувати електронний документообіг, чому вибрали саме сервіс Вчасно, та які вигоди та переваги компанії дало використання сервісу.

– Чому компанія вирішила цифровізувати процеси?

– Якщо з’являється новий інструмент для оптимізації процесів — потрібно його використовувати. Тестувати, використовувати і не відкладати на потім. Бо рано чи пізно зрозумієш, що відстаєш від конкурентів та ринку. Ми для себе це усвідомлювали, тим паче потрібно було щось робити із нашим об’ємом документів, — а їх тисячі. Враховуючи постійне зростання компанії, колись це будуть десятки тисяч. 

У Рабен Україна успішно перевели в електронний формат широкий спектр документів: рахунки, акти, видаткові накладні, договірна документація, специфікації — перелік невичерпний. 

– В чому плюси електронних документів?

– Ми помітили, що перехід на «Вчасно» має тільки позитивну динаміку. Швидкість підписання угод значно зросла завдяки спрощеному процесу узгодження та електронному підпису. 

Така ж ситуація зі швидкістю отримання оплати. В електронній формі оперативно надсилаємо та отримуємо рахунки, сприяючи прискоренню оплат. 

Зменшення використання паперу та відсутність втрачених документів — додаткові переваги для Рабен Україна. Внутрішнє погодження документів відбувається швидше, що покращує ефективність комунікації всередині компанії.

З вихідними документами все надзвичайно просто — рахунки і акти генеруються автоматично із системи без людського втручання. Залишається накласти електронний підпис і відправити клієнту. 

Із вхідними процес дещо складніший, але страшно уявити, що б було, якби вони були паперовими. Рахунок потрібно перевірити, отримати внутрішнє погодження (а інколи декількох співробітників), поставити на оплату. А якщо ці люди знаходяться в різних містах? 

Проте з переходом на електронний документообіг Вчасно значно скоротився час, який ми витрачаємо на роботу із цими задачами, — до 30-50%. Все завдяки таким факторам:

• прискорення узгодження;
• швидкий доступ до необхідної інформації ;
• відсутність рутини паперового документообігу.

Найскладніше було переконати контрагентів обмінюватися електронними документами. З різних причин: неповне розуміння законодавчої бази, небажання щось змінювати у поточному процесі, політика компанії. 

– Як реагують на впровадження цифрових сервісів партнери і співробітники?

– Ми поступово переводили на електронний документообіг одного контрагента за іншим, тому різких кардинальних змін компанія не відчула. 

Наші співробітники в цілому сприйняли зміни позитивно. І якщо зараз запропонувати повернутися на паперовий обіг замість Вчасно.ЕДО — нас не зрозуміють ані співробітники, ані партнери. Це як відмовитися від мобільного телефону і повернутися до стаціонарного.

– Які у вас ще плани у сфері цифровізації?

– У логістичній сфері, звичайно, хотілося б мати ще ТТН у електронному вигляді. Специфічний алгоритм перевезення збірних вантажів потребує багато тестування та стійкого впровадження на всіх етапах. В цей ланцюг задіяно багато сторін, а також необхідних документів. 

Тому наразі очікуємо на доопрацювання системи з боку держави та провайдерів електронних ТТН та проводимо необхідні тестування разом з Вчасно.ТТН. 

Електронний документообіг відіграв неабияку роль у швидкому відновленні наших операційних процесів під час пандемії та війни. Коли більшість співробітників Рабен Україна знаходилися поза офісом, ми все одно отримували документи від постачальників, ставили їхні рахунки на оплату, затримок не було. Так само відправляли рахунки на оплату клієнтам. Є ризики, якими сьогодні вкрай складно управляти, але мати ризик неплатоспроможності тільки тому, що твої клієнти не отримали рахунки на оплату — це несмішний жарт.