Костянтин Юрченко, Вчасно: Як відкрити офлайн-магазин онлайн – інструменти та практика

Майбутнє вже настало. Чому простіше та економніше для компаній опановувати онлайн-інструменти, як-то: впровадження еТТН, програмних РРО, електродних підписів, віддалений найм і оформлення співробітників тощо.

Костянтин Юрченко, комерційний директор цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно», на RAU Summit 2023 розповів, чим електронний документообіг краще за паперовий і як це стосується клієнтського досвіду.

Реалії останніх чотирьох років, коли була епідемія коронавірусу та йде велика війна в Україні, показали, що робота онлайн – це реальність. І наразі є дійсно багато речей, які можна робити віддалено, але є і ті, які потребують покращення.

І як показує практика, якщо в компанії паперовий документообіг чи електронний, але дуже погано налагоджений, то половина проектів запускаються набагато пізніше. Більш того, компанія перевитрачає гроші на логістику, друкування, погодження тощо. А основне – дають гірший досвід своєму клієнту, який своєю чергою піде до того, хто дасть йому найкращі послуги.

Про Е-контракт

Е-контракт – важливий крок, що дозволяє провести цифрову трансформацію бізнесу зсередини. І його можна зробити за годину та повністю віддалено.

Після закінчення військового стану через шість місяців е-ТТН повинна стати обов’язковою для всіх компаній. І якщо маленький бізнес це може зробити за 2-3 дні, то великому дуже важливо вже почати над цим працювати. Наразі дійсно багато компаній це тестують.  

До того ж паперові ТТН і видаткові накладні йдуть в головний офіс, де можуть втратитися. А досвід «Вчасно» – 14 днів від переговорів до поставки товару на полиці.

Про оформлення співробітників онлайн

Вже можна провести співбесіду онлайн, то як оформити людину віддалено? Наразі за допомогою Дія.Підпису та електронного документообігу ви можете оформити людину за годину і вона вже буде працювати. Після вже додати всі кадрові та внутрішні документи, які співробітник підпише електронним підписом. Також це дає можливість заповнювати кадрові документи, як-то відпустка.

Про продажі – порівняння залізної каси та програмної 

Знайшли товар, оформили співробітників, а як продавати.

Є два варіанти. Перший – ставити звичайні залізні каси:

• Мінімальна ціна на них від 13 000 грн.
• Термін 6 років.
• Потребують додаткове обслуговування.

Другий варіант – програмні РРО. Програмна каса – це:

• Від 160 грн на місяць.
• Всі налаштування відбуваються віддалено без додаткових витрат. Якщо виникають якісь проблеми – знову таки їх можна вирішити віддалено, звернувшись на тех.підтримку свого партнера.

Щоб підписувалися контракти та видавались електронні чеки, вам потрібен електронний підпис. Він дозволяє підписання юридичних документів онлайн, введення електронного кадрового документообігу, електронні чеки для програмних РРО та впровадження е-ТТН. Раніше, щоб отримати компанії електронний цифровий підпис, треба було роздрукувати пакет документів, відправити співробітника в офіс, чекати, щоб отримати його, а потім записати на флешку, контролю за якою немає. Тобто, флешка може загубитися і як її потім заблокувати чи як взагалі контролювати?

Наразі є хмарні ключі, які працюють з мобільних телефонів та додатку і є адміністративні інструменти, які дозволяють його контролювати – блокувати, видавати новий тощо.

А кілька місяців тому «Вчасно» зробили революцію в цьому сегменті – повністю законно змінили регламент отримання ключів. Їх можна отримати повністю онлайн за допомогою Дія. Підпису.

Виникає цілком закономірне питання, нащо переходити на електронний документообіг? По-перше, це зручно, а по-друге, мінімальна економія на кожну людину – 2575 грн.