Ключові тези RAU webinar «Як сервіси Дії спрощують бізнес-процеси рітейлу та економлять бюджети компаніям»

Про що говорили під час онлайн-зустрічі керівник команди впровадження електронних послуг Міністерства цифрової трансформації України Денис Іванов, менеджер проектів MOYO Наталія Дудка та керівниця відділу цифрового менеджменту аптечного холдингу АНЦ Катерина Кушнір, і до чого прийшли.

4 травня Асоціація рітейлерів України спільно з Міністерством цифрової трансформації України провела онлайн-зустріч «Як сервіси Дії спрощують бізнес-процеси рітейлу та економлять бюджети компаніям», під час якої експерти Мінцифри, MOYO та АНЦ поділилися досвідом використання Дії рітейлерами, а також представили покроковий гайд для потенційних партнерів. RAU підготувала відео-запис зустрічі, а також ключові тези з неї.

Цифрові інтеграції для рітейлу

Денис Іванов: У Дії вже понад 8000 компаній-партнерів. Ми реалізували три варіанти інтеграції з Дією – валідація, шерінг та Дія.Підпис. Валідація дозволяє перевіряти дійсність цифрового документу – достатньо зчитати сканером штрихкод/QR-код документа в Дії. Шеринг дозволяє отримувати електронні копії цифрових документів користувачів Дії, причому як офлайн, так і онлайн. Це безпечно, адже будь-які дані користувача Дії передаються лише в зашифрованому вигляду і можуть бути розшифровані (а отже, прочитані та оброблені) лише тим партнером, який їх запитав у користувачі. Крім того, такий зашифрований пакет з даних надсилається на сервер партнера лише після дозволу користувача, який він надає в Дії безпосередньо перед відправкою. Таких шерінгів успішно відбулося вже понад 12 млн.

Але найбільш революційна послуга Дія.Підпис – авторизація та підписання документів. Захищений електронний підпис у смартфоні активували вже 6,7 млн користувачів. Історія підписів зберігається в Дії і будь-який користувач може в будь-який момент перевірити, що, кому і коли він підписував або шерив через Дія.Підпис. Це краще, ніж ксерокопія документу, яка потім пішла гуляти по інстанціям і не зрозуміло, де потім спливе.

Інтеграцію з Дією полегшує такі процеси:

• перевірка віку для продажу алкоголю або тютюнових виробів
• повернення товару
• видача онлайн-замовлень за документом
• авторизація на онлайн-платформах для ідентифікації продавця або покупця
• надання знижок за документом (пенсійне, студентське)
• отримання копій документів для працевлаштування
• підписання працівниками необхідних заяв онлайн з Дія. Підписом

Серед рітейлерів послугою вже користуються Сільпо, Rozetka, MOYO, АНЦ, Алло, Київстар, Епіцентр, Цитрус та інші як великі, так середні й малі рітейл-бізнеси.

Один з ключових кейсів, з яких ми починали два роки тому, це спрощене повернення товару, коли користувач може завдяки документам і чеку на товар в два кліки поділитися цією інформацією і оформити повернення безпосередньо в магазині, де він придбав цей товар.

Автоматизація бізнес-процесів в MOYO

Наталія Дудка: Співпраця MOYO з сервісом Дія почалася у 2021 році. Ми інтегрували та активно використовуємо сервіс у трьох напрямках: автоматизація бізнес-процесів, позитивні зміни (стабільність та довіра) та оптимізація ресурсів і мінімізація помилок. 

Першим етапом впровадження сервісу була можливість автоматично заповнювати персональні дані через Дію для оформлення замовлення на сайті. Для цього клієнту достатньо відсканувати QR-код на сторінці сайту. Інформація про замовлення мігрує в облікову систему MOYO і компанія одразу має коректні дані, які не потребують додаткових уточнень. Це суттєво пришвидшує оформлення замовлення і мінімізує помилки.

Наступним етапом стало впровадження бізнес-процесу повернення товару клієнтом. Раніше покупцю потрібно було заповнювати друковану форму заяви на повернення, в яку він вручну вносив свої персональні дані, після чого наш співробітник мав всю цю інформацію перенести в облікову систему. Такий процес не був зручним, тому ми завдяки шерінгу Дії його спростили. Наразі оформлення повернення в нашій мережі працює наступним чином: коли покупець звертається в магазин для повернення товару, наш співробітник сканує штрихкод документу з Дії клієнта, а покупцю залишається лише підтвердити передачу даних.

Отримані метадані автоматично заповнюються у документ “Заява на повернення” товару, тож залишається тільки роздрукувати цей документ і отримати підпис від клієнта. Така оптимізація суттєво спрощую процес повернення товару, скорочується час повернення, мінімізуються помилки.

Наступним етапом впровадження було працевлаштування без необхідності збирати паперові документи і приїздити в офіс компанії, адже це можливо робити дистанційно. Працює це так: в разі успішного проходження співбесіди, співробітник відділу кадрів вводить в нашу облікову систему номер телефону кандидата і відправляє йому у Дію запит на отримання цифрових копій документів. Запит робиться на ID-карту, ІПН, закордонний паспорт і, якщо треба, картку внутрішньо переміщеної особи (ВПО) або ж свідоцтво про народження дитини.

Кандидату треба перейти за посиланням та підтвердили передачу даних. Копії цих документів мігрують до системи MOYO. В нашій обліковій системі автоматично створюється і заповнюється картка майбутнього співробітника згідно тих метаданих, які ми отримали. Це спростило роботу кадрового відділу, унеможливило виникнення помилок і викликає довіру та гарні відгуки зі сторони наших кандидатів. Вже 153 працівника пошерили таким чином свої документи для працевлаштування. 

Дія.Підпис та відпустка у аптечному холдингу АНЦ

Катерина Кушнір: Ще рік тому, якщо ми хотіли в АНЦ іти у відпустку, ми писали, друкували та ходили підписувати наші заяви. У жовтні 2022 року компанія запустила Дія.Підпис для підписання відпусток. Вже 2 листопада наша 73-річна працівниця аптеки з Одеси підписала свою відпустку через Дію. Наразі в АНЦ вже майже 2000 оформлених через Дію відпусток.

Цей процес займає всього дві хвилини – одна на оформлення заяви на відпустку (через web або корпоративний чат-бот у Viber) і одна – на підписання документу в Дії. Погодження відпустки відбувається без участі співробітника дистанційно.

За сім місяців від впровадження Дія.Підпису в нас було 4500 відпусток. З них 40% було підписано через Дію, інша половина – це наша зона зростання в цифровізації. Ми підрахували, що близько 468 людиногодин було збережено і не витрачено на папірці.