Каса у смартфоні: як онлайн-рітейлери можуть обійтися без фізичного РРО та виконати нові вимоги закону

Програмно-технічний комплекс, що замінює звичайну касу, не вимагає додаткового обслуговування, автоматично фіскалізує онлайн-продажі та передає дані на сервери ДФС.

Цей матеріал доступний російською мовою

З 1 січня 2022 року Законом №1017-IX від 1.12.2020 суттєво розширюється коло підприємців, яким необхідно використовувати касовий апарат. Фактично працювати без каси зможуть лише ФОП першої групи та підприємці, які продають дистанційно послуги, а не товари. Враховуючи, що за роботу без РРО загрожують штрафи до 150% вартості товару, краще подбати про фіскалізацію своїх розрахунків вже зараз. Тим більше, що купувати та встановлювати звичайний касовий апарат уже не обов’язково. Технічний директор платіжної платформи FondyМаксим Козенко на прикладі онлайн-рішення компанії у вигляді програмного РРО в інтерв’ю для RAU розповів про те, як це працює і чим може бути корисно рітейлерам.

– Розкажіть про особливості пРРО від Fondy, що ви пропонуєте своїм клієнтам?

– Для початку я хотів би пояснити, як виникла потреба у появі онлайн-каси. Справа в тому, що податкова служба спочатку хотіла повної фіскалізації всіх розрахунків. Потім було знайдено компроміс у поетапному впровадженні касових апаратів для окремих груп підприємців та видів операцій. Через карантин повна фіскалізація продажу товарів була відкладена майже на два роки, але тепер з 1 січня майже всі рітейлери повинні видавати чеки (або паперові, або електронні). Для чого необхідно придбати касовий апарат.

Максим Козенко – СТО платіжної платформи Fondy

Для багатьох підприємців, особливо для представників онлайн-рітейлу, нововведення виглядає незручним, оскільки вони отримують оплату переважно за безготівковим розрахунком.

Втім, впровадження замість звичайного касового апарату пРРО цю незручність компенсує, і навіть дає перевагу у вигляді автоматизації передачі даних у ДФС.

Одне з головних завдань, яке стоїть перед підприємцями – знайти прийнятне технічне рішення, що дозволяє видавати чеки під час онлайн-оплати товару. Насамперед, це складності технічного характеру: як інтегрувати пРРО у процес продажу товарів через сайт чи, наприклад, соціальні мережі.

Є безкоштовне рішення від ДФС, яке передбачає ручний процес введення даних з кожної одиниці товару. Однак у разі великої кількості продажів та, відповідно, платежів, вводити дані вручну вже не вийде – потрібна автоматизація. Крім того, онлайн-рітейлери не завжди мають окрему посаду касира, який міг би цим займатися.

– Хто може скористатися вашим пРРО: малий бізнес, діючі інтернет-магазини, або звичайні торгові точки?

– Програмне хмарне рішення Fondy в першу чергу орієнтоване на приватних підприємців та юридичних осіб, що працюють онлайн. Сюди можна зарахувати всіх, починаючи з фрілансерів, закінчуючи інтернет-магазинами. Використовувати цей пРРО буде зручно всім, хто приймає платежі від фізичних осіб із банківських карток, гаманців Apple/Google Pay. Однією з важливих переваг даного сервісу можна назвати процес переходу на нього.

– Що потрібно зробити для підключення програмного РРО, скільки це коштує і скільки часу займає сама процедура?

– Щоб підключити та почати використовувати ПРРО Fondy потрібно пройти всього три кроки:

• Через електронний кабінет передати до ДФС інформацію про перехід на пРРО. Подати форму на реєстрацію ключів, а також торгової точки, каси, касира
• Отримати ЕЦП – електронний цифровий підпис. Згенерувати ключі та сертифікат для пРРО в одному з акредитованих центрів сертифікації (АЦСК)
• Зареєструватися в системі Fondy, отримати доступ до власного особистого кабінету, заповнити онлайн-форму про підключення пРРО та каса автоматично увімкнеться.

Для реєстрації треба перейти до розділу меню “Налаштування мерчанта” і вибрати пункт “Онлайн-каса”. Потім вибрати «Прикріпити файли ключа та сертифіката, отримані від ДПС», вказати дані програмного РРО. Почати приймати платежі через Fondy.

Весь процес підключення та переходу виконується онлайн. Кудись ходити та проводити час у чергах не потрібно.

– Чим ваш продукт відрізняється від аналогічних пропозицій, наприклад, деяких банківських сервісів? Які конкуренти (Вчасно каса, Веб чек, Checkbox, Е-ЧЕК, Poster та інші)?

– Наше рішення не є відокремленим як аналогічні продукти на ринку, а вбудоване в сам платіжний сервіс Fondy. Тому пРРО від Fondy можна використовувати абсолютно безкоштовно, але платежі мають проходити через наш сервіс. З одного боку, це обмеження, але з іншого – економія часу та грошей. Після необхідного налаштування відповідного «касового» модуля сервісу всі платежі будуть фіскалізуватися автоматично.

– Тобто при оплаті готівкою потрібно застосовувати якесь інше рішення?

– Загалом так, для прийому готівкових платежів офлайн знадобиться окреме «коробкове» рішення. Однак це не можна вважати обмеженням каналів продажів, тому що офлайн також можна використовувати оплату, наприклад, за QR-кодом. Ресторани вже давно так організували оплату чайових офіціантів та оплату столиків.

У нас також є кейси модних бутіків, у яких окрім сайту існує шоу-рум, де прийом платежів організований або через інвойс (посилання на сторінку, де можна зробити оплату), який відправляється клієнту електронною поштою або в месенджері, або через QR-код . Зрозуміло, таке рішення може підійти не всім, тому рітейлеру необхідно врахувати специфіку свого бізнесу при виборі технічного рішення.

Насамперед наше рішення підійде інтернет-магазинам, що використовують CMS (Content Management System), наприклад, такі конструктори сайтів як WordPress, Wix, Tilda, 1C та інші.

– Чи потрібне якесь додаткове обладнання чи встановлення спеціального ПЗ? Чи є якісь особливі вимоги щодо пристроїв, що підключаються, які будуть використовуватися як пРРО (смартфон, ноутбук і т.п.), чи треба їх десь реєструвати?

– Це хмарний сервіс – тому не потрібно встановлювати спеціальне програмне забезпечення або програму. У ньому всі процеси формування чеків автоматизовані, тому не потрібен додатковий співробітник для роботи з онлайн-касою. Вся звітність формується у автоматичному режимі.

Плюс хороша інтегрованість – підтримуються більше 40 конструкторів сайтів, CMS і CRM. Тобто при підключенні фіскального модуля не знадобиться додаткове налаштування.

При використанні інших пРРО доведеться спочатку спланувати як онлайн-каса впишеться в існуючі системи складського обліку, бухгалтерії та власне сайту інтернет-магазину. Тобто для установки системи знадобиться додатковий технічний супровід.

– Чи можуть підприємці, які вже мають власну облікову систему, інтегрувати ваше рішення?

– Якщо рітейлер уже користується якоюсь системою прийому платежів, але без функції фіскалізації, достатньо підключитися до Fondy і пРРО працюватиме як її частина. Знадобиться лише підключення платіжного розширення (модуля) від Fondy до CMS сайту. Його інсталяція триває кілька хвилин. Якщо сайт не дозволяє підключити такий модуль, тоді є варіант інтеграції через API або інвойси, «платіжні кнопки» і т.д. Тобто, в мобільні платежі можна впровадити платежі Fondy, і тоді фіскалізація йде як бонус.

– Які переваги дає застосування пРРО, чи можливе дистанційне керування касами (якщо їх багато). Чи можливе управління даними про товари та ціни з одного центру?

– Крім перерахованих вище, треба відзначити функцію контролю. І тут також є економія. Якщо звичайні касові апарати треба було реєструвати у спеціальному реєстрі та додатково сертифікувати, то до програмних РРО таких вимог немає. Сама ідея впровадження пРРО – зробити фіскалізацію доступною для малого бізнесу, особливо у регіонах, де важко знайти постачальника рішення.

Тому сам пристрій реєструвати не треба (смартфон, планшет тощо). В особистому кабінеті у розділі активації фіскалізації можна вибирати через яку з наявних кас проходитимуть ті чи інші платежі. Так працюють майже всі послуги пРРО. До зони відповідальності Fondy входить фіскалізація всіх оформлених платежів, а бухгалтерія підприємства відповідає за те, щоб ці дані та дані бухобліку відповідали один одному. Оскільки це різні системи, то немає обмежень за видом використовуваних бухгалтерських програм. Так само як не обмежується кількість зареєстрованих кас.

Наприклад, якщо рітейлер має кілька сайтів, за кожним з них можна закріпити одну або більше кас. Так само може бути кілька типів кас для різних каналів отримання оплати. Для готівки – апаратне рішення, а для безготівкових платежів – пРРО модуль. Усі відомості можна перевіряти в особистому кабінеті на сайті Fondy.

Щодо управління номенклатурою та цінами товарів, то Fondy бере актуальну інформацію з облікових систем підприємства, але не управляє цими даними.

– Як клієнт може отримати свій чек (канали отримання та можливість роздруківки документа)? Як вирішується проблема із поверненням товару і, відповідно, поверненням грошей клієнту?

– Покупець отримує зручним для нього способом електронний чек (на e-mail або в месенджер). Це може бути або графічне зображення чека, або посилання на сайт ДФС, де є можливість перевірити цей чек і дізнатися, чи сплачені з покупки податки.

Що стосується повернення товару, то тут також стандартна процедура: інтернет-магазин ініціює повернення грошей у системі ДФС під кодом повернення товару і гроші приходять покупцеві.

– Наскільки система стійка до можливих форс-мажорів (відсутність зв’язку із сервером ДФС, електроживлення)?

– Якщо немає зв’язку з сервером ДФС або інші форс-мажорні обставини, то на цей випадок у податковій передбачено два режими роботи каси: онлайн та офлайн. Для офлайн-режиму можна заздалегідь отримати номери фіскальних чеків і видавати їх у міру потреби. Для онлайн-режиму можна вибити чек та максимум через 36 годин (які даються законом на відновлення зв’язку) цей чек буде зареєстровано. Очевидно, що Fondy користується лише онлайн режимом, що полегшує завдання: чек у будь-якому разі буде зареєстровано після усунення несправностей.

– Які ваші тарифи, за що потрібно платити клієнту і від чого залежить розмір тарифу?

– Користування пРРО абсолютно безкоштовно, клієнт сплачує комісію сервісу за кожен успішно проведений платіж у розмірі 2,5-2,7% від суми.

Читайте також –

Сервіс Fondy запустив оплату за допомогою QR-коду