Вміння рахувати гроші: як Нова пошта вдається заощаджувати до 30% на закупівлях

Адміністративний директор Нова пошта про те, як компанія проводить тендери, шукає постачальників та з ким укладає стратегічне партнерство.
Читати російською мовою 

Нова пошта – одна з найбільших логістичних компаній у країні. Мережа компанії налічує понад 8700 відділень по всій Україні та понад 6800 поштоматів. Про те, як влаштована робота з постачальниками, за що можна потрапити до чорного списку та як створювати тренди на ринку розповіла адміністративний директор Нова пошта Олена Горулько.

Чому Нова пошта використовує електронні тендери

Проводити електронні тендери ми розпочали близько трьох років тому не лише в рамках загальної диджиталізації компанії, але, в першу чергу, щоб показати, що у нас все чесно та прозоро.

Кожен грудень ми формуємо річний операційний бюджет наступного року. Обов’язково враховуємо у ньому стратегію розвитку компанії та ключові вектори. Наприклад, якщо ми розширюємо мережу відділень, то у нас з’являться нові статті витрат (більше кондиціонерів, шаф, сканерів тощо). Для відкриття нового відділення ми маємо обов’язковий перелік необхідного.

Як закуповують необхідні товари

Спочатку заявки від внутрішніх замовників потрапляють до управління планування, та був управління закупівель. Далі по ній створюється тендер на електронному майданчику. Ми працюємо з платформою Zakúpki.Prom, оскільки це найзручніший для нас інструмент. Плюс, так ми можемо залучати нових постачальників.

Нині ми плануємо реорганізацію. Для цього компанія виділить окрему команду, яка займатиметься виключно тендерами та аналізом ринку. Це допоможе зрозуміти, як формуються ціни і що на них впливає. За допомогою таких знань можна будувати стратегічне партнерство з постачальниками.

Найближчим часом ми також плануємо зробити абсолютно прозоре ціноутворення з виробниками картонних коробок. Це буде перший прецедент у нашій практиці.

Постачальники привозять нам товари до логістичних центрів, а потім доставляють по відділеннях. Також у нас є невеликий склад на випадок форс-мажорів. Там ми зберігаємо найнеобхідніші товари: коробки, стрейч-плівки, скотч на випадок перебоїв у поставках. Але це запас критичного випадку.

Чорні списки для несумлінних постачальників

Перед кожним тендером ми просимо контрольні зразки для тестування, які перевіряє наш спеціаліст з якості. Якщо все добре, ми пропускаємо компанію у тендер. Після перемоги одного з учасників ми залишаємо один контрольний зразок та періодично у рандомному порядку проводимо перевірки якості. Були випадки, коли партнери маніпулювали чи обманювали. Наприклад, нещодавно я дізналася про змову, що планується, між постачальниками. Сума контракту у цьому тендері була близько 10 млн. грн. Тому природно, компанія потрапила до чорного списку і більше не буде з нами працювати.

Для ключових партнерів – спеціальні умови

Є постачальники, із якими ми працюємо кілька років без тендеру. Наприклад, із компанією, яка постачає нам дизельне паливо, у нас стратегічне партнерство. Вирішальними факторами на користь такого партнерства стали ціна та кількість автозаправних станцій (важливо щоб вони були по всіх наших маршрутах). Але наявність стратегічного постачальника значить, що ми моніторимо ринок, не дивимося, що відбувається на біржі, як розвиваються інші АЗС. І поки що наш партнер надає нам найкращі умови — ми пролонгуємо договір. Загалом у нас трохи стратегічних постачальників десь до 20. Але це ті компанії, яким ми завжди готові піти назустріч, як і вони нам.

Економія та нові тренди на ринку

Буквально недавно у нас з’явилися BDF-контейнери (швидкісні контейнери, які встановлюються на шасі вантажних автомобілів). Спочатку ми поставили кілька штук, щоб перевірити їхню продуктивність і швидкість. Виявилося, що із таким контейнером завантаження триває буквально кілька хвилин. Поки що в Україні таку технологію застосовуємо лише ми, але конкуренти вже поглядають у цей бік. А ринок зреагував досить швидко, і такі контейнери вже почали виготовляти кілька заводів у Черкасах.

До цих контейнерів нам знадобилася спеціальна машина-тягач, яка відтягує завантажені контейнери та ставить вантажитися нові. Ми купили дві такі машини в б/у стані, але зрозуміли, що нам потрібні нові. З’їздили на завод у Німеччині, подивилися, як їх збирають, яка вартість, обслуговування. І ринок знову зреагував блискавично. До нас звернулися офіційні дилери, які поставили нам ці машини за ціною вживаного обладнання. Крім того, офіційні дилери дали нам гарантію на сервісне обслуговування. І в нас тут повністю відкрите ціноутворення.

Також зараз ми плануємо перевести адресне обслуговування на електротранспорт. Ми вже встигли протестувати нові електромобілі і найближчим часом їх купуватимемо.

У середньому нам вдається заощадити близько 15% від початкової ціни. Але іноді буває 30%. З останніх показових кейсів — закупівля комп’ютерної техніки. Раніше в техзавданні ми прописували бренди та моделі. Але знайшовся постачальник, який запропонував нам техніку з такими ж характеристиками, але інших брендів. Так ми заощадили близько 7 млн. грн.

Загалом ми завжди за відносини win-win з партнерами. І почати працювати з нами може будь-яка компанія-постачальник якщо відповідає необхідним вимогам. У нас великі тендери та обсяги поставок, ми лояльні щодо оплати та домовленостей. Тому завжди відкриті до співпраці та слідкуємо, щоб правила були однаковими для всіх.

Читайте також –

Нова пошта запускает собственную авиакомпанию