Retail hacks by Arricano: Діджиталізація в юридичному департаменті – між новими KPIs і консервативними контраргументами «навіщо»

У своїй колонці для RAU Віталій Невінчаний, директор юридичного департаменту Arricano, ділиться досвідом впровадження інновацій в роботу свого підрозділу, розповідає про особливості цього процесу та певний спротив, який зустрічають будь-які новації.

Цей матеріал також доступний російською мовою

Зміни завжди викликають супротив, навіть у найбільш інноваційних та технологічних компаніях. «Щоб ти жив у часи змін» звучить швидше як погроза, ніж як побажання, а ще викликає різні дискусії про правомірність та доцільність нових трансформацій. Тобто зміни і сприймаються, і втілюються із перепонами. Особливо в консервативних сферах, таких як юриспруденція.

На посаді директора юридичного департаменту Arricano поставлені перед мною KPIs співпали із моїми особистими цілями підвищити ефективність бізнес-процесів та внутрішніх взаємозв’язків між департаментами, щоб на виході отримувати якісний документ – швидко, вчасно та всім зрозуміло. Водночас довелось протидіяти двом «навіщо» – навіщо щось змінювати і навіщо додаткове фінансування, тим більше під час пандемії, коли пріоритетами є кост-сейвінг. А в результаті інвестиції сприяли подальшій економії ресурсів, а команда пересвідчилась в ефективності даного проекту.

Мова йде про успішну колаборацію з українською ІТ-компанією Аксдрафт. Суть програми поясню на конкретному прикладі нижче.

Бриф, задвоєння процесів, трудомісткість та ризики помилок

Компанія Arricano, як орендодавець мережі ТРЦ у Києві та регіонах, відповідно, працює з сотнями партнерів-орендарів, тому має потребу в генеруванні величезної кількості однотипних документів, наприклад, договорів оренди.

Раніше департамент оренди, провівши переговори з потенційним орендарем та досягнувши згоди з основних комерційних умов (терміни, ставка, площа і т.д.), готував для юридичного департаменту бриф-завдання на створення проекту договору оренди (далі – «бриф»).

Надалі робота юриста на цьому етапі полягала фактично у механічній роботі – перенести дані з брифу у проект договору. Така робота хоча й не потребує великих інтелектуальних зусиль, проте є трудомісткою. Уявіть собі, скільки разів необхідно вставити найменування контрагента: титульний аркуш, преамбула, в реквізитах сторін в кінці договору, під кожним додатком, в посвідчувальному написі нотаріуса, акті приймання-передачі приміщення і т.д. Окрім трудомісткості, не варто забувати і про славнозвісний «людський фактор» – опрацьовуючи сотні договорів, не складно допустити опечатку, пропустити дрібні, однак важливі, деталі.

Що змінилося

На початку цього року ми імплементували нове програмне забезпечення, завдяки якому трудомісткість роботи юриста на цій ланці вдалося не просто скоротити, а звести до нуля. Менеджер із оренди, як і раніше, готує бриф, однак відтепер дані за допомогою програми автоматично підтягуються у відповідні, наперед визначені, місця у договорі. Наприклад, клікнувши на назву ТЦ, програма автоматично підтягне і впише всі дані, що стосуються орендодавця і торгового центру: від номерів земельних ділянок до реквізитів довіреності на підписантів. Те саме стосується і контрагентів – після введення коду ЄДРПОУ орендаря, програма перевіряє дані в державному реєстрі та автоматично підтягує з нього найменування, місцезнаходження, дані про підписанта у всі місця в договорі та додатках, де вони зустрічаються по тексту.

Таким чином, заповнивши бриф, менеджер з оренди отримує вичитаний та готовий до підписання проект договору з усіма додатками. Швидко, вчасно, без помилок. Чим не магія?

Перед ІТ запуском

Звісно, цьому передувала ґрунтовна робота з шаблоном договору оренди, а саме:

• аудит та оновлення договору з урахуванням найрелевантнішої судової практики, особистого та корпоративного досвіду департаментів оренди, фінансів, експлуатації, маркетингу;
• структурування договору на частини: «незмінну» (сам договір) та «перемінну» (окремий додаток із усіма важливими умовами);
• оптимізація (зменшення обсягу сторінок) договору за рахунок усунення дублювань, «мертвих пунктів», повторень норм закону та ін. В результаті – договір став легше сприйматися та зменшився майже вдвічі.

До речі, раніше термін «Договір оренди» зустрічався більше 200 разів. Забравши лише одне слово «оренди», не втрачаючи суті,  документ став не лише еко-френдлі, а й значно зекономив час на читання та перевірку  для обох сторін.

Пост-ефект

Наразі підготовка проекту договору оренди з усіма додатками займає в середньому 10 хвилин та не потребує залучення юриста. А це, в свою чергу, вивільнення ресурсу для заняття саме юриспруденцією, а не копіпейстом.

Продовжуємо працювати над наповненням програми якісними шаблонами інших документів для інших департаментів та процесів компанії. Діджиталізація бізнес процесів – це завжди непростий проєкт, та вкрай необхідна інновація, яка підвищує ефективність компанії,  вивільнює корпоративний інтелект для нових цілей та змін.

Автор: Віталій Невінчаний, директор юридичного департаменту Arricano

Читайте також –

Retail hacks by Arricano: чому театрали, гіди, блогери та скетчери відвідують ТРК Проспект