Кейс мережі маразинів іграшок BeSmart.ua: як рітейлер автоматизував бізнес і збільшив прибутки

Директор з розвитку мережі BeSmart.ua Теодор Лещук про те, як компанія змінювала формат ведення обліку торгівлі та які бізнес-процеси це покращило.

Цей текст доступний також російською мовою

BeSmart.ua – мережа магазинів розвиваючих іграшок, в яку входить п’ять магазинів в різних областях України.  В колонці для RAU директор з розвитку мережі BeSmart Теодор Лещук розповів, які кроки зробила компанія в рамках автоматизації бізнесу та які результати це принесло.

У міру знайомства покупців з продукцією, росли об’єми продажів і сама компанія. Ми замислилися про зміну формату ведення обліку торгівлі та про комплексне рішення для усіх завдань. Дійшли висновку автоматизувати свій бізнес і для цього звернулися в компанію «ХВОЯ Інтегра», яка впродовж тривалого часу успішно займається комплексною автоматизацією підприємств, розробляє і впроваджує власні програмні продукти, забезпечує їх підтримку на всіх етапах експлуатації.

При виборі компанії було важливим, що компанія спеціалізується на впровадженні та адаптації типових програмних продуктів 1С під індивідуальні особливості клієнтів.

Фахівці компанії ознайомилися зі специфікою нашої діяльності, провели передпроектне обстеження і склали поетапний план робіт. Після проведення аналізу завдань вирішили організувати роботу за допомогою двох програм – «1С: Роздрібна торгівля для України» і «1С: Управління невеликою фірмою для України», між якими налаштували синхронізацію даних.

Оскільки «1С: Управління» призначене для ведення управлінського обліку на підприємствах, то її вибрали в якості основної конфігурації для отримання оперативної інформації про продажі, постійних клієнтів, залишки товарів, взаєморозрахунки з постачальниками, фінансової звітності. Торгівлю в магазинах організували в «1С: Роздрібна торгівля», оскільки це спеціалізована програма для обліку роздрібної торгівлі, в якій реалізований функціонал для призначення роздрібних цін і можливість управління знижками в автоматичному режимі або ручному.

В ході впровадження співробітниками компанії «ХВОЯ Інтегра» проводилися наступні роботи: установка ПЗ, навчання користувачів, здійснення первинних налаштувань в програмі та прав доступу користувачів, доопрацювання функціонала під специфіку нашої компанії, а також налаштування різних звітів для зручності використання.

Під нашу специфіку та побажання були допрацьовані наступні контури:

• Бонусна система лояльності в роздрібній торгівлі – пряма прив’язка бонусів до клієнтів; нарахування/списання й оплата бонусами за певними правилами (налаштування відсотків нарахувань залежно від діапазону накопичення, уточнення відсотків нарахувань за клієнтами/групами); аналіз руху та залишків бонусних балів за клієнтами і магазинами.
• Робоче місце «Управління знижками» для створення знижок різного типу (уточнення відсотків нарахування бонусів за групами номенклатури та клієнтами, уточнення відсотків акцій за групами номенклатури, за клієнтами і магазинами).
• Обмін з сайтом – вивантаження залишків, фото та різних акцій, завантаження замовлень клієнтів.
• Оптимізація роботи в РМК роздрібної торгівлі – виїмка з каси ККМ відразу в касу одним документом, з вказівкою статті РГК і коментаря; зміна механізму повернень товарів через документи «Прибуткова накладна» + касовий ордер/еквайрингова операція із забороною редагування певних реквізитів форми; введення кількості відвідувачів і подальший їх аналіз за допомогою звітності; швидкий пошук клієнта за номером телефону тощо.
• Обробка «Переоцінка собівартості залишків товарів» в УНФ.
• Новий партійний облік товарів згідно з побажаннями.

Тривалий час успішно працювали в двох базах, які обмінювалися даними, але з часом потреб у функціоналі стало більше. По програмним продуктам також вийшли різні оновлення релізів, в яких з’явилися нові можливості. Тому, разом з компанією «ХВОЯ Інтегра», прийшли до висновку, що можна вести повноцінний облік в одній програмі «BAS Малий бізнес». Вона дозволяє вести оперативний облік поточної діяльності (оптової та роздрібної торгівлі товарами і продукцією, надання послуг), здійснювати контроль залишків запасів, взаєморозрахунків з постачальниками/покупцями і працівниками, аналізувати результати роботи, планувати залишки товарів, використовувати багатофункціональну CRM – систему, бонусну систему та подарункові сертифікати, звітність, яка має більше можливостей, завантаження даних із зовнішніх файлів, платіжний календар.

Було проведено оновлення поточної облікової системи і плавний перехід співробітників в єдину базу. Також налаштували обмін з «1С: Бухгалтерія» і підключили «FREDO Звіт», чим значно полегшили роботу бухгалтерів компанії.

Результати проекту впровадження в компанії BeSmart:

• швидка взаємодія інтернет магазину і роздрібних магазинів за підготовкою і відправкою замовлень клієнтам;
• покращилися облік і продажі;
• весь облік ведеться в єдиній базі (роздрібна і оптова торгівля, інтернет-магазин);
• залишки на всіх складах актуальні з точністю до хвилини;
• можливість контролю і планування бюджету, і швидке отримання фінансового результату компанії;
• проста взаємодія управлінського і бухгалтерського обліку.

Читайте також

Сергій Гуляєв, Novus: Рітейл майбутнього – це роботизація і автоматизація процесів