Електронні закупівлі: практичні кейси – як заощадити на проведенні тендерів

07.12.2018 08:00

790

rau

Наталя Ковальова, керівник проекту комерційних торгів майданчика Zakupki.Prom.ua, розповідає про практичні кейси рітейлерів, яким вдалося заощадити мільйони гривень завдяки системі електронних торгів.

Все більше українських рітейлерів автоматизують бізнес-процеси, щоб скоротити витрати, більше часу приділяти стратегічним завданням і бути конкурентними на ринку. CRM/ERP-системи, дата-центри, електронний документообіг – ці сервіси вже стали цифровим must have для багатьох компаній. Реформувалася й сфера закупівель, в якій все активніше використовується такий інструмент як електронні тендери.

Потрібно віддати належне роздрібним мережам, для частини з них закупівлі за допомогою тендера не стали чимось новим. Тендери для рітейлерів вже довгий час процедура звична, а для деяких – обов’язкова.

Ключова відмінність електронної системи закупівель – вона мінімізує витрати з боку закупника. Йому більше не потрібно самому шукати постачальників. Також з’являється можливість спростити ряд операційних процесів.

Підвищення конкуренції

Отримати кращу пропозицію на ринку можливо тільки якщо закупівля буде цікава учасникам. Тобто основна рекомендація для замовників – вибирати для тендеру популярні категорії товарів або послуг, в яких працює багато постачальників і виробників. Серед таких: пакувальні матеріали, торговельне обладнання та ремонтні роботи, рекламна або брендована продукція, спецодяг для працівників, організація заходів. У вищевказаних категоріях середня конкуренція в електронних торгах становить 10-15 учасників.

Вдалий кейс: тендер на закупівлю швабр, який проводила мережа магазинів парфумерії та косметики Watsons Україна. У ньому брало участь 12 постачальників, завдяки чому первісна ціна впала більш ніж в 4 рази.

Економія

Для популярних категорій в середньому економія становить до 15% від початкової ціни, а в деяких – і до 30%. Але багато що залежить від обсягу закупівлі. Тому чим вона буде більше, тим вигідніше для компанії. Проте, навіть на невеликій закупівлі товару з популярної категорії можна істотно заощадити.

Вдалий кейс: закупівля світлодіодного екрана від мережі магазинів техніки та електроніки Алло. Найвища цінова пропозиція становила понад 233 000 грн ($8300), в результаті переможцем став учасник з вартістю 186 600 грн ($6500). Це дозволило ритейлеру заощадити понад 44 000 грн ($1600).

Автоматизація процесів

Страшний сон будь-якого фахівця із закупівель – незапланований тендер на закупівлю якогось нового товару, коли потрібно витратити не один день на дзвінки та й запрошення постачальників. Система спрощує цей процес.

Вдалий кейс: тендер компанії Brocard Ukraine на виготовлення L-образних підставок формату А5. Бюджет закупівлі становив 87 000 грн, свої пропозиції подали 22 учасники. Переможець запропонував виготовити необхідний товар за 28 600 грн, в результаті економія склала 58 300 грн.

Якість товарів

Особливо це важливо при роботі із новим постачальником, або коли вартість – не головний показник релевантності товару або послуги. Убезпечити себе компанія може за допомогою проведення двоетапного тендеру. Завдяки цьому в замовника буде право на етапі прекваліфікації запросити тестові зразки у учасників, а потім вже проводити ціновий тендер.

Вдалий кейс: закупівля світшотів компанією Intertop Ukraine. Рітейлеру необхідні були корпоративні світшоти певної якості, тому він запросив тестові зразки. У результаті мережа отримала товар відповідної якості за хорошою ціною, заощадивши при цьому більш 687 000 грн.

Моніторинг цін на ринку

Для замовників, які не готові або не хочуть проводити повноцінний тендер, є можливість використовувати опцію – запит цінових пропозицій (request for proposal – RFP – ред.). Це дозволяє провести моніторинг цін без зобов’язання вибору переможця. Такий інструмент зручний при роботі з постійними постачальниками. Якщо моніторинг показує, що пропозиція конкурентів більш вигідна, то це може стати приводом для діалогу та перегляду умов співпраці або ж проведення повноцінного тендеру.

Вдалий кейс: мережа Сільпо використовувала запит цінових пропозицій, щоб провести моніторинг цін на стартерні батареї. Рітейлер зміг проаналізувати ситуацію на ринку й отримав цінові пропозиції від 8 постачальників.

Замість висновку

Діджіталізація операційних процесів з кожним днем стає все більш вагомою конкурентною перевагою, що дозволяє зберегти позицію на ринку. Скоро жоден з бізнесів не зможе обійтися без цифрових інструментів і сервісів. Різниця лише в тому, що ринок віддає перевагу тим, хто задає тренди. Інший варіант – намагатися за ними встигнути, коли інакше «залишатися на плаву» вже неможливо. Але в такому випадку доведеться хіба що наздоганяти лідера.