Цифровизация в действии: как перевести поставщиков на ЭДО всего за три месяца. Опыт сети Аврора

Каждый день компании, от локальных магазинов до крупных сетей, обрабатывают сотни, а то и тысячи документов. Среднестатистический офисный работник ежегодно тратит около $80 компании на бумажную документацию.

Три месяца. Именно столько потребовалось сети мультимаркетов Аврора, чтобы перевести 99,8% поставщиков на электронный документооборот (ЭДО). В результате удалось сократить затраты, автоматизировать процессы и задать новый стандарт для работы с документами.

Почему ЭДО — это must have для современного бизнеса

Электронный документооборот – это совокупность процессов, охватывающих создание, обработку, редактирование, передачу, получение, подписание, хранение, использование и (при необходимости) уничтожение документов в электронном виде. Несколько минут – и ваш партнер уже получил документ, проверил его и подписал электронным ключом.

Практика внедрения ЭДО достаточно распространена в мире. Электронный документооборот обязателен для государственных закупок стран Европейского Союза: компании, не использующие его, просто не допускаются к тендерам. А в США все крупные корпорации обязаны представлять отчетность в электронном виде.

Наше государство активно олицетворяет курс на диджитализацию. Стоит отметить, что этот процесс начался не пять лет назад, как многие считают. Закон Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» действует с 2003 года, а вместе с Законом «Об электронных доверительных услугах» в 2017 году он служит основой цифровизации предприятий. Однако далеко не все бизнесы в Украине перешли на ЭДО.

Причина? Отсутствие понимания, как работает система, и страх изменять отлаженные годами процессы.

Но тенденция очевидна: ежегодно все большее число компаний осознают, что электронный документооборот — это не только экономия, но и ключ к конкурентоспособности. Согласно данным Министерства цифровой трансформации Украины, в 2023 году украинцы использовали электронную подпись и печать более 20 миллиардов раз, что почти вдвое больше по сравнению с 2022 годом.

Опыт Аврора во внедрении ЭДО

Как получилось реализовать проект в такие короткие сроки и почему электронный документооборот является лучшей бумажной альтернативой, рассказали в сети мультимаркетов Аврора.

Переход на электронный документооборот стал амбициозным и одновременно чрезвычайно результативным проектом для ритейлера. Его реализация, продолжавшаяся с марта по август 2024 года, позволила максимально эффективно оптимизировать работу с партнерами.

«У нас была цель — создать современную действенную систему обращения документации, которая бы помогла минимизировать затраты времени, обеспечить прозрачность бухгалтерских процессов и повысить качество сотрудничества с сотнями наших поставщиков», — комментирует Александр Кустреюк, руководитель программы проектов по диджитализации документооборота в сети Аврора.

Заботясь о гибкости процессов и комфорте партнеров, компания предоставила возможность своим поставщикам выбирать среди трех провайдеров ЭДО: Edin, Вовремя и Comarch. Партнеры могли остановиться на удобном для них сервисе и интегрировать с ним свои системы без необходимости изменять налаженные процессы.

В ходе реализации проекта перехода на ЭДО создали четкую инфраструктуру, которая позволила всем участникам эффективно перейти на новый формат сотрудничества.

Задачи и этапы реализации

Бизнес, переходящий на цифровые решения, автоматически получает конкурентное преимущество, привлекает больше партнеров и повышает свою репутацию на рынке.

Рассмотрим преимущества ЭДО с точки зрения бизнеса, сотрудничающего с десятками или даже сотнями поставщиков:

• быстрота обработки документов;
• минимизация человеческих ошибок, которые становятся причиной несоответствий в счетах или накладных;
• значительное сокращение прямых (на бумагу, печать, доставку документов) и косвенных затрат (хранение, архивирование и обработка документов);
• сохранение природных ресурсов;
• оптимизация погрузки на персонал.
• Задачи, которые ставила перед собой команда:
• Стандартизировать обмен информацией в соответствии с международными требованиями GS1, обеспечивающими точную идентификацию товаров и открытость коммуникаций.
• Сократить затраты времени сотрудников на обработку документов на 10%, устранение рутинных операций.
• Привлечь 75% поставщиков для работы с системой ЭДО, что обеспечило массовый переход на цифровые решения.

Процесс перехода на ЭДО предусматривал четыре этапа:

• Общение с партнерами. Поставщиков привлекали через удобные каналы связи (e-mail, telegram, телефон) и предоставляли четкие инструкции, чтобы помочь более быстрой адаптации.
• Подготовка технической базы. Создали инфраструктуру, соответствующую стандартам GS1 и интегрированную с провайдерами ЭДО.
• Провели обучение, которое помогло сотрудникам освоить ЭДО и эффективно использовать его в повседневной работе.
• Тестирование и внедрение. На этапе тестирования система работала в настоящих критериях.

Что получилось и какие результаты

Раньше работа с документами была длительной и кропотливой. Для обработки одного обращения требовалось вручную выгрузить документ в Excel, найти e-mail поставщика, сформировать письмо. Далее ждать обратное письмо с уточнениями на электронную почту. Потом еще согласовать условия и вручную внести его в систему. И в завершение создать приход в GMS, занимавший почти 20 минут.

Сейчас обработка документов производится без лишних операций и с минимальным вмешательством специалистов:

• Заказ создается в системе автоматически.
• Статус документа меняется для отправки за 10 секунд.
• Данные интегрируются в учетную систему, где входные характеристики контролируются по умолчанию.

“Вместо 30 минут по одному заказу теперь нужно всего несколько секунд. Это возможность создать процессы, функционирующие без бумаги и Excel, с минимальным вмешательством людей и максимально точной информацией на каждом этапе в рамках единой цепи поставок или возврата товаров», — рассказывает Максим Безрук, заместитель коммерческого директора по работе с ключевыми партнерами сети Аврора.

Благодаря внедрению ЭДО в работе с поставщиками сети удалось:

• Сэкономить до 1-1,5 часов в сутки для коммерческого департамента за счет упрощенной процедуры формирования документов и обработки обратной связи от партнеров.
• Исключить потребность в использовании Excel для заказов и накладных – все интегрировано в единую систему.
• Внедрить правила округления цен в ставке НДС 20% (все вычисления делятся на 6), которые уменьшили количество корректировок и разногласий.
• Создать прозрачную среду для работы с данными, чтобы быстро и без лишних усилий получать нужную информацию.

В общей сложности сегодня 99,6% поставщиков сети уже подключены к ЭДО.

Кроме этого, в сети перешли на использование сервиса в срок для подписания договоров, дополнительных соглашений, счетов, актов выполненных работ, что значительно упростило сотрудникам работу и позволяет оперативно в электронном виде прорабатывать документы от всех контрагентов. Также, по данным от партнеров-провайдеров, Аврора получает от поставщиков уже почти 100% обратных документов, что доказывает желание бизнеса упрощать документооборот и переходить на ЭДО.

Уроки для бизнеса

Электронный документооборот имеет множество козырей, которые могут помочь бизнесу быть еще более эффективным и прогрессивным. Внедрение электронного документооборота в Аврора доказало, что даже масштабный проект можно реализовать в короткие сроки. За три месяца около 100% партнеров компании перешли на новый формат работы. Это не только сделало финансовые процессы более прозрачными, но и позволило Аврора сэкономить время и ресурсы, соответственно повысив общую эффективность.

В сети ценят партнеров и фокусируются на современных технологиях, а не устаревших методах.

“Мы верим, что партнеры поддержат наши стремления, предыдущий этап был без сомнения рекордным в истории внедрений, ни одна сеть за столь короткий срок не реализовывала подобные проекты и не привлекала такое количество партнеров. Все последующие этапы также будут иметь высокие показатели, ведь мы много времени уделили общению, поиску зон роста и обсуждения решения сложностей при взаимодействии”, — говорят в компании.

Следующим этапом команда Аврора видит реализацию обмена первичными бухгалтерскими документами с использованием КЭП (квалифицированная электронная подпись). Это позволит сети и ее партнерам окончательно отказаться от обмена шаблонными файлами excel через электронную почту, перевести от 80% бумажных документов в процессе поставки и возврата товара (ибо именно в этих процессах и есть наибольшее количество сложностей), а также иметь оригиналы документов в режиме online.Больше никаких корректировок, недель ожиданий и нервов сотрудников – этот шаг позволит выйти на более высокий уровень коммуникации.

Опыт ритейлера демонстрирует важные уроки для бизнеса: не бойтесь перемен – результаты достойны усилий. А переход на ЭДО – это шаг, который делает компанию более гибкой, быстрой и эффективной.

Работать с партнерами, упростив им рутинные задачи, обеспечивая поддержку и коммуникацию — это ценности.