Умение считать деньги: как Нова пошта удается экономить до 30% на закупках

Административный директор Нова пошта о том, как компания проводит тендеры, ищет поставщиков и с кем заключает стратегическое партнерство.
Читати українською мовою 

Нова пошта — одна из крупнейших логистических компаний в стране. Сеть компании насчитывает более 8700 отделений по всей Украине и более 6800 почтоматов. О том, как устроена работа с поставщиками, за что можно попасть в черный список и как создавать тренды на рынке рассказала административный директор Нова пошта Елена Горулько. 

Почему Нова пошта использует электронные тендеры

Проводить электронные тендеры мы начали около трех лет назад не только в рамках общей диджитализация компании, но, в первую очередь, чтобы показать, что у нас все честно и прозрачно.

Каждый декабрь мы формируем годовой операционный бюджет на следующий год. Обязательно учитываем в нем стратегию развития компании и ключевые векторы. Например, если мы расширяем сеть отделений, значит у нас появятся новые статьи затрат (больше кондиционеров, шкафов, сканеров и т.д.). Для открытия нового отделения у нас есть обязательный перечень необходимого.

Как закупают необходимые товары

Сначала заявки от внутренних заказчиков попадают в управление планирования, а затем в управление закупок. Дальше по ней создается тендер на электронной площадке. Мы работаем с платформой Zakupki.Prom, поскольку это самый удобный для нас инструмент. Плюс так мы можем привлекать новых поставщиков.

Сейчас мы планируем реорганизацию. Для этого компания выделит отдельную команду, которая будет заниматься исключительно тендерами и анализом рынка. Это поможет понять как формируются цены и что на них влияет. С помощью таких знаний можно строить стратегическое партнерство с компаниями-поставщиками.

В ближайшем будущем мы также планируем сделать абсолютно прозрачное ценообразование с производителями картонных коробок. Это будет первый прецедент в нашей практике.

Поставщики привозят нам товары в логистические центры, а потом доставляют по отделениям. Также у нас есть небольшой склад на случай форс-мажоров. Там мы храним самые необходимые товары: коробки, стрейч-пленки, скотч на случай перебоев в поставках. Но это запас на критический случай.

Черные списки для недобросовестных поставщиков

Перед каждым тендером мы запрашиваем контрольные образцы для тестирования, которые проверяет наш специалист по качеству. Если все хорошо, мы допускаем компанию в тендер. После победы одного из участников мы оставляем один контрольный образец и периодически в рандомном порядке проводим проверки качества. Были случаи, когда партнеры манипулировали или обманывали. Наприммер, недавно я узнала о планирующемся сговоре между поставщиками. Сумма контракта в этом тендере была около 10 млн грн. Поэтому естественно, компания попала в черный список и больше не будет с нами работать.

Для ключевых партнеров — специальные условия

Есть поставщики, с которыми мы работаем несколько лет без тендера. Например, с компанией, которая поставляет нам дизельное топливо, у нас стратегическое партнерство. Решающими факторами в пользу такого партнерства стали цена и количество автозаправочных станций (важно, чтобы они были по всем нашим маршрутам). Но наличие стратегического поставщика не означает, что мы не мониторим рынок, не смотрим, что происходит на бирже, как развиваются другие АЗС. И пока наш партнер предоставляет нам лучшие условия — мы пролонгируем договор.

Вообще у нас немного стратегических поставщиков — где-то до 20. Но это те компании, которым мы всегда готовы пойти навстречу, как и они нам.

Экономия и новые тренды на рынке

Буквально недавно у нас появились BDF-контейнеры (быстросменные контейнеры, которые устанавливаются на шасси грузовых автомобилей). Но сначала поставили несколько штук, чтобы проверить их продуктивность и скорость. Оказалось, что с таким контейнером загрузка длится буквально несколько минут. Пока в Украине такую технологию применяем только мы, но конкуренты уже поглядывают в эту сторону. А рынок среагировал достаточно быстро, и такие контейнеры уже начали делать несколько заводов в Черкассах.

К этим контейнерам нам понадобилась специальная машина-тягач, которая оттягивает груженые контейнеры и ставит грузиться новые. Мы купили две такие машины в б/у состоянии, но поняли, что нам нужны новые. Съездили на завод в Германии, посмотрели, как их собирают, какая стоимость, обслуживание. И рынок опять среагировал молниеносно. К нам обратились официальные дилеры, которые поставили нам эти машины по цене б/у оборудования. Кроме того, официальные диллеры дали нам гарантию на заводское сервисное обслуживание. И у нас здесь полностью открытое ценообразование.

Также сейчас мы планируем перевести адресное обслуживание на электротранспорт. Мы уже успели протестировать новые электоавтомобили и будем в ближайшее время их закупать.

В среднем нам удается сэкономить около 15% от первоначальной цены. Но иногда бывает и 30%. Из последних показательных кейсов  — закупка компьютерной техники. Раньше в техзадании мы прописывали бренды и модели. Но нашелся поставщик, который предложил нам технику с такими же характеристиками, но других брендов. Так мы сэкономили порядка 7 млн грн.

В целом, мы всегда за отношения win-win с партнерами. И начать работать с нами может любая компания-поставщик, если соответствует необходимым требованиям. У нас большие тендеры и объемы поставок, мы лояльны в плане оплаты и договоренностей. Поэтому всегда открыты к сотрудничеству и следим, чтобы правила были одинаковыми для всех.

Читайте также — 

Нова пошта запускает собственную авиакомпанию