Экономический эффект автоматизации документооборота с системой SmartPoint DMS

Документооборот, включая практически все бизнес-процессы современной компании, является одной из наиболее перспективных зон роста бизнеса. А оптимизация процессов обработки документов благодаря системе электронного документооборота (СЭД) обеспечивает значительный рост основных показателей эффективности (КРИ).

Согласно исследованиям Deloitte, автоматизация документооборота на 30-70% сокращает время выполнения большинства бизнес-процессов.

Какие КРИ повышает автоматизация документооборота

Автоматизация создания, согласования, архивирования и хранения документов и организация эффективного процесса работы с ними являются частью оптимизации бизнес-процессов компании.

Внедрение системы электронного документооборота оказывает непосредственное влияние на критические для бизнеса КРИ. В частности:

1. Сокращение операционных расходов на печать, копирование, закупку бумаги, обслуживание оргтехники и хранение и пересылку документов. В исследовании McKinsey & Company приведены кейсы компаний, которые благодаря переходу в «безбумажный офис» сократили операционные расходы на 30-50%.
2. Ускорение бизнес-процессов за счет уменьшения времени обработки документов. Прежде всего, это сокращение времени, затраченного работниками на поиск документов в архивах или создание новых. А электронные подписи и автоматизация процесса согласования устраняют задержки по сравнению с «ручными» процессами. Согласно исследованиям McKinsey&Company, автоматизация документооборота сокращает время обработки документов до 60%.
3. Улучшение точности и качества документов. Минимизация человеческого фактора в процессе электронного документооборота сокращает затраты на переутверждение документов из-за необходимости исправлять ошибки и уплаты штрафных санкций из-за несоответствия документов требованиям регламентных актов.
4. Рост производительности работников благодаря автоматизации документооборота до 50%. Уменьшение рутины позволяет сотрудникам сосредоточиться на стратегических вопросах; повышает уровень креативности и вовлеченности в процессы, определяющие успех бизнеса.
5. Прозрачность: По данным исследований Gartner, автоматизация документооборота, способствуя формированию централизованной системы данных и единых корпоративных стандартов ведения документов, упрощает аудит и контроль.

Почему СЭД SmartPoint DMS является мощным инструментом для оптимизации процессов управления электронными документами

Автоматизация документооборота – стратегическое решение, которое выходит за рамки модернизации отдельного процесса и может стать настоящим драйвером бизнеса при относительно незначительных затратах.

Поэтому важно правильно выбрать систему автоматизации электронного документооборота и вендора, чья экспертность обеспечит ее оптимальную интеграцию в ИТ-экосистему компании.

Компания SMART business постоянно мониторит тренды и отслеживает запросы клиентов, чтобы держать руку на пульсе актуальных потребностей бизнеса. Имея значительный практический опыт построения бизнес-процессов в ведущих компаниях по всему миру, мы внедряем лучшие мировые практики и технологии в собственные решения для их непрерывного развития и совершенствования.

В системе электронного документооборота SmartPoint DMS учтены все важные требования наших клиентов: возможность масштабирования; надежность хранения данных и информационная безопасность; оптимальная стоимость; наличие инструментов для маршрутизации и контроля выполнения задач. А внедрение технологии АИ вывело решение на новый уровень эффективности», – отмечает Product Owner/Systems Architect, SMART business Владимир Москаленко.

Основные преимущества СЭД SmartPoint DMS

• Возможность масштабироваться. Широкая функциональность позволяет успешно управлять разветвленными бизнес-процессами. Это актуально для компаний, имеющих несколько юридических лиц или филиалов с собственными процессами согласования документов. Наше решение позволяет настроить для каждого из этих подразделений уникальные процессы согласования документов в рамках единой системы.
• Надежность хранения данных и информационная безопасность. Облачное решение в сегодняшних реалиях безопаснее размещения ПО на физических серверах. Благодаря современным технологиям защиты от Microsoft удается свести к минимуму риски потери или компрометации информации. Размещение данных в облаке на ресурсах клиента позволяет самостоятельно настраивать политики безопасности, управлять доступом и процессами работы с данными. В то время как безопасный доступ к самой системе гарантируется благодаря многоэтапной аутентификации.
• Минимизация издержек. Не нужно инвестировать в приобретение и обслуживание физического оборудования: серверы, инфраструктура хранения и обработки электронных документов. Достаточно оформить подписку и оплачивать только фактическое использование облачных ресурсов.
• Инструменты для маршрутизации и контроля выполнения задач позволяют просто настраивать процессы согласования электронных документов на основе параметров, указанных в карточке документа. Система управления электронными документами самостоятельно выбирает маршрут согласования в зависимости от его атрибутов. Также в карточке документа визуализирован процесс согласования и есть возможность в режиме реального времени отслеживать, на каком этапе он находится.
• Гибкая интеграция в ИТ-экосистему предприятия благодаря универсальному API. Автоматическая передача данных в систему электронного документооборота устраняет их дублирование и продуцирование ошибок. В коробочном варианте решения уже настроена интеграция с Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, чат-ботом Slack, Microsoft Dynamics 365 Finance. В нашем решении также реализована интеграция с провайдерами электронного документооборота для быстрого и удобного подписания документов и обмена ими онлайн.
• Использование технологий на основе AI. Система, сохраняя отсканированный документ в формате изображения или pdf, благодаря встроенной функции АИ автоматически считывает важную информацию (название, дату, номер документа) и на ее основе создает его карточку. Это сокращает время регистрации документов и снижает риск ошибок.

Но это только основные преимущества решения. С полным списком можно ознакомиться здесь.

Как вдвое сократить операционные расходы на документооборот

SmartPoint DMS – это готовое решение для управления документами и организации совместной работы над ними. Его внедрение обеспечивает гибкость, адаптивность и повышение общей производительности благодаря эффективной организации процесса и улучшению контроля над проработкой документов.

В частности, СЭД SmartPoint DMS обеспечивает бизнесу вдвое более быстрый, по сравнению с «ручным» процесс согласования документов.

А в целом это – 64% экономии времени при обработке документов и снижении операционных расходов на 52%.

Система электронного документооборота SmartPoint DMS позволяет настроить различные типы согласования документов, в частности, и одновременно там, где это необходимо. Также нет ограничений по количеству пользователей, которые могут работать в системе одновременно.

Компания SMART business предоставляет скидку 50% на внедрение системы SmartPoint DMS при условии подписки на лицензии в год. Специальное предложение действует по 31 июля 2025 года. Заказывайте консультацию по этой ссылке, и мы проведем демонстрацию в удобное для вас время.